080425 メール配信システム・・・ 再構築そして新しい運用を考える・・

メール配信システム・・・・
本日総会で特別会計の捻出をお認め戴きます・・・メール配信システムソフト構築代
総会で承認されれば・・片岡小ＰＴＡオリジナルのメール配信システムが始まります。

元々は、役員さん連絡用として使っていたソフトがありました。ある意味試行運用的に・・
高崎市でメール配信を始めるということに伴いこのシステムは一時休止予定でした。
その学校単位の新しいシステムで各種連絡業務や緊急時の配信も行えばいいのかな・・
そういう思いもあって・・・2年間活用してきたシステムにお別れ？の予定でした。

・・・・が
ここに来て・・・強盗事件が昨日に続き2件・・・
ちょっとした連絡事項・・・共通項目を複数の方へ（10数名）・・・伝達事項が多くなると
電話では・・・相手の都合もあり・・・以外と苦戦・・・
お手紙（児童経由の場合）は、伝えたい相手にダイレクトではないので時間差が・・

役員さんの数が・・・54名・・・企画運営委員会は保護者だけでも・・・67名・・・
久しぶりに紙資料に一人ひとりお名前を書いてポスティング・・・結構時間も・・・

現状、メール対応が60数名・・・・9割以上・・・
他に地区役員さんは、100％登録可能・・・
昨今の安全パトロールや早帰りのご案内・・等々・・・

今・・・今が大切・・・
6月のシステム導入も・・・そこがスタート・・・
事件や連絡事項は、まさにまったなし・・・
過日のナミエの事件の際に大量メールの引っかからないように小分けしてメール配信
エクセルの名簿を利用しながら・・・・思ったよりも手間取って・・・
早い児童は家についてしまったくらいの時間でした・・・（全ての配信が終わったのが）

うーん・・・これでは本末転倒・・・・

急遽・・・ソフト開発者と・・・打ち合わせ・・・超特急で片岡小ＰＴＡ版を再構築

グループ分けも詳細に出来る形での製作・・・・決め細かい配信も可能・・・
会議体毎のグループ分けも行い各種会議のご案内もデータベースでより簡易的に・・・
（ただし、あくまでも補助システムなので・・携帯の無い方は紙ベースで数名対応あり）
将来的には、クラス単位での補助連絡網的な活用が出来るようにグループ分けも・・・
ここ2年間の人たちへも改めてPTA役員OG・OBとしての関わりが持てる形も・・・

枠とすると・・・PTAのTの方の連絡網的な配信に対応するスペースも設けました。
管理者の件も含めてより効果的な運用の出来るものを目指して・・・
何より・・・情報をいち早く正確に流すシステムを考える・・・

役員さんは、連絡用としての活用（委員会や専門部単位でも・・学年だけの役員でも）
OG・OBの皆さんへは、PTAサポーター的な関わりを持てるような仕組みを目指して・・
アドレス取得に関しては、役員の登録していただいた皆さんにはご理解を戴いています。

もちろん、情報管理に関しては2重のセキリュティも・・・・
最後の調整は・・・このシステムが完成後（登録後）・・・NTTとの調整が・・
大量メール配信になるので（現状でもドコモは特に規制に掛かってしまう）
登録をすればその規制対象にならないという話です・・・
（この件は、規制解除後・・詳しく皆様へ報告できればと思います・・・）

ただし・・・利便性の追求だけでは大切な何かを忘れてしまう事もあると思います。
このシステムは、活動を支える一つのツールとして・・・便利な機能として・・・
このシステムの再構築がスタートであり・・運営や運用がPTA活動の一助に・・・
そして・・・
何より地域のネットワークが強固に・・・連絡体制も有事の際の対応の部分も・・・

色々な声を取り入れながら・・・・
システムとすると今日の承認を持って改めて動き出せればと思います・・・
そことの関わりは、役員としての関わりと自然発生的な広がり双方の関わりから・・

基本は・・・人と人・・・会話と対話・・・
それを情報という部分の後方支援の補助を・・・このシステムが応援できればいいのかな
まずは改めての試行運用に・・・・
柔軟な対応と迅速なネットワークの構築と運用・・・課題は多いと思いますが・・
今・・・
今なんですよね・・・
また、皆さんのご意見やお知恵もよろしくお願いします。
使用状態や運用についての後日談は随時ここでまた・・・・