【Ｈ１９年度定期総会】
先週末、あけぼのＡ丁目Ｈ１９年度の定期総会を開催し、１年間の自治会活動を無事終了いたしました。昨年の３月、妖怪おばばに無理やり押し付けられて以来１年間、ぼくが遂行してきた書記役としてのお勤めの、最後の日だったわけですっ。
前回リポートした、役員改選の会合以降ぼくは、この定期総会のための資料づくりにいそしんでいました。といってもそう十分な時間をとれるわけではないので、時間を何とか捻出してですが。
①２０近い班の班長から集めた、異動連絡表を今までの変更とつけ合わせ、会員名簿を修正する
②名簿修正とともに地図も修正する
③新班長と新役員の一覧表をつくり、地図上の班長や役員の表記も新しいものにする
④経理役員のメモをもとに、Ｈ１９年度の決算報告とＨ２０年度の予算案を作成する
⑤Ｈ１９年度のファイルをホルダー構成とともに整理し、新しい書記に引継ぎやすいようにする
といったところが主な内容です。資料を作成し終えたところで、総会資料を印刷しなければなりません。自治会の資料印刷用の設備は会館にある「リソグラフ」で、ソート（帳合）機能のあるコピー機ではないのです。従って、２０ページに及ぶ総会資料を予備を含め、３００近く作成するためには例年、帳合と点検とホチキス作業を、総会の前の週末に班長と役員に集まってもらい、大勢で行っていました。
今年も同様の段取りを組んでいましたので、資料の作成は急ぐ必要がありました。①から③までは役員改選時に情報を集めてしまっていましたので、後は自分の時間を捻出するだけで、いとも簡単に終えました。やきもきしたのは④です。これは経理役員のメモと、監査役の監査を終えなければどうにも進められません。会長がそれを察して何度も催促してくれ、ようやく帳合作業をする前週土曜にメモを受け取りました。
決算と予算以外のページの総会資料については、事前に会長、副会長、経理役員に配布して、校正してもらっていました。だから後は決算と予算のページを作成し、翌日日曜に会館のリソグラフで印刷をすませました。両面印刷で紙を減らす工夫をしましたが、それでも２０ページ近く×３００部近く÷２で＝３０００枚近い印刷です。会館でリソグラフを見つめつつ相当な時間を要してしまいました。
翌週の帳合作業は、会長、副会長、書記役のぼくと早めに集まり、作業の段取りと、チェック、ホチキスの役割分担も決めてしまいました。おかげで順調に作業は進んで、班長の皆さんへ翌週の定期総会用の委任状をしっかり集めてもらう周知もでき、プリントアウトしていたイベント時の写真も回覧や配布することができました。
いよいよ定期総会当日。ここで重要なことは２つです。１つ目は総会での議決成立の条件となる、出席人数＋委任状＝会員数の２／３以上か、確認すること。２つ目は例年恒例となっている、Ｈ１９年度の役員がＨ２０年度のおおまかな活動案と予算案を作成し、総会の承認を得てＨ２０年度役員に引き次ぐことです。
定期総会当日も、４役と総会議事を進行してもらう新会長で早めに集まり、段取りを打ち合わせしました。おかげで１つ目については、出席のための会館での受付と人数確認、委任状枚数確認がスムーズにできました。総会開始時刻５分過ぎには、出席者人数と委任状枚数の集計が終わり、２／３をはるかに超えて総会の議決が可能なことを報告できた次第です。
議事進行に関しては、例年引き継がれている進行のシナリオファイルがあり、新会長が議長となってシナリオどおり淡々と進んでいきました。質問があったのは１つ。新経理役員より、会員の途中入会と途中退会の場合の会費の徴収と返却の考え方について。これには、旧経理役員が月割で徴収、返却すると説明して了解を得ました。
意見があったのは２つ。１つは、繰越金が毎年５０万円近いのは多すぎるので、会員への還元を考えられないのか？というもの。もう１つは、５００円／月＝６０００円／年の会費は高すぎるので、見直した方がいいのでは？というもの。
予算案作成者である我々旧役員から、１については推移を見ると、例年２万円ぐういずつ減少傾向にあり、何かあった場合心配だからこれでいいのではと説明。来賓出席していた上位組織の区会長からも、区としてもお祭りの山車の格納倉庫など構築の構想もあり、特別支出のお願いをする可能性もありえるとの補足説明をしました。
また、２については、班員懇親会用に１０００円ほど還元しているとか、区に毎年上納して安全パトロールとかに役立ててもらっている旨を案内し、その後他の会員からの意見を募りました。他の会員からは、３００円／月程度の自治体もあり、高い印象もあるといった同調意見も出ました。
一方で、昨今泥棒等の被害あって、もっと安全活動に力を入れるとか経費面は多いということはないといった意見も有。また、自治会活動としては、自治会所有車を持って公用に使えるぐらい、もっと活動を活発にし、予算も増やしてもいいとかいう意見もでました。
全体としては会費を下げる必要はないというムードになったところで、議長が予算案に対する賛同の拍手を求めたところ、拍手多数で案どおり議決された次第。案作成の旧役員はまぁ、ホッとしたわけですが、しかしこれについは、一考を要すかも知れないなぁと、ぼくは感じたところです。
翌年度の活動案や予算案を、例年旧役員が作るわけですけれど、旧役員はこれでお役御免なので、知恵をひねって新しい活動や、不要な活動を精査していく動機が無くなってしまっているわけですから。だからもしかしたら、活動案、予算案については新役員に考えてもらい、資料作成した方がより改善につながるのではと…。
とにもかくにも総会を無事終え、その後引き続き会館で、ぼくは用意していたＨ１９年度の資料バインダーと、ＣＤＲ－Ｗに焼き付けたファイルコピーを新書記役員に渡し、説明しながら引継ぎをいたしました。旧役員は、上位組織の区の総会への出席の義務もなく、ぼくはこの日で２年前に始まった班長としてのお勤め、その後の書記役としてのお勤めを経、２年間にわたる自治会活動の役員の仕事を無事終えたのです！
従ってこの「片田舎町内会リポート」も、３１回目の今回をもって最終となります。とーっても長かった役員期間ではありますが、面白がってやってみると、結構楽しいこともあり、皆様の今後のために役立つリポートも少しはできたのではないでしょうか！？ 会長や副会長とは親密になってゴルフに行ったり、大変なことばかりではありませんでした。
当日夜は会長が、もらった会長手当てでご馳走してくれるというのに便乗して近所のファミレスで、お役目終了の安心感もあってか、しこたま飲んでしまいましたっ。今後は、夏祭りの焼きそばには、客として乱入したいと思っています。
先週末、あけぼのＡ丁目Ｈ１９年度の定期総会を開催し、１年間の自治会活動を無事終了いたしました。昨年の３月、妖怪おばばに無理やり押し付けられて以来１年間、ぼくが遂行してきた書記役としてのお勤めの、最後の日だったわけですっ。
前回リポートした、役員改選の会合以降ぼくは、この定期総会のための資料づくりにいそしんでいました。といってもそう十分な時間をとれるわけではないので、時間を何とか捻出してですが。
①２０近い班の班長から集めた、異動連絡表を今までの変更とつけ合わせ、会員名簿を修正する
②名簿修正とともに地図も修正する
③新班長と新役員の一覧表をつくり、地図上の班長や役員の表記も新しいものにする
④経理役員のメモをもとに、Ｈ１９年度の決算報告とＨ２０年度の予算案を作成する
⑤Ｈ１９年度のファイルをホルダー構成とともに整理し、新しい書記に引継ぎやすいようにする
といったところが主な内容です。資料を作成し終えたところで、総会資料を印刷しなければなりません。自治会の資料印刷用の設備は会館にある「リソグラフ」で、ソート（帳合）機能のあるコピー機ではないのです。従って、２０ページに及ぶ総会資料を予備を含め、３００近く作成するためには例年、帳合と点検とホチキス作業を、総会の前の週末に班長と役員に集まってもらい、大勢で行っていました。
今年も同様の段取りを組んでいましたので、資料の作成は急ぐ必要がありました。①から③までは役員改選時に情報を集めてしまっていましたので、後は自分の時間を捻出するだけで、いとも簡単に終えました。やきもきしたのは④です。これは経理役員のメモと、監査役の監査を終えなければどうにも進められません。会長がそれを察して何度も催促してくれ、ようやく帳合作業をする前週土曜にメモを受け取りました。
決算と予算以外のページの総会資料については、事前に会長、副会長、経理役員に配布して、校正してもらっていました。だから後は決算と予算のページを作成し、翌日日曜に会館のリソグラフで印刷をすませました。両面印刷で紙を減らす工夫をしましたが、それでも２０ページ近く×３００部近く÷２で＝３０００枚近い印刷です。会館でリソグラフを見つめつつ相当な時間を要してしまいました。
翌週の帳合作業は、会長、副会長、書記役のぼくと早めに集まり、作業の段取りと、チェック、ホチキスの役割分担も決めてしまいました。おかげで順調に作業は進んで、班長の皆さんへ翌週の定期総会用の委任状をしっかり集めてもらう周知もでき、プリントアウトしていたイベント時の写真も回覧や配布することができました。
いよいよ定期総会当日。ここで重要なことは２つです。１つ目は総会での議決成立の条件となる、出席人数＋委任状＝会員数の２／３以上か、確認すること。２つ目は例年恒例となっている、Ｈ１９年度の役員がＨ２０年度のおおまかな活動案と予算案を作成し、総会の承認を得てＨ２０年度役員に引き次ぐことです。
定期総会当日も、４役と総会議事を進行してもらう新会長で早めに集まり、段取りを打ち合わせしました。おかげで１つ目については、出席のための会館での受付と人数確認、委任状枚数確認がスムーズにできました。総会開始時刻５分過ぎには、出席者人数と委任状枚数の集計が終わり、２／３をはるかに超えて総会の議決が可能なことを報告できた次第です。
議事進行に関しては、例年引き継がれている進行のシナリオファイルがあり、新会長が議長となってシナリオどおり淡々と進んでいきました。質問があったのは１つ。新経理役員より、会員の途中入会と途中退会の場合の会費の徴収と返却の考え方について。これには、旧経理役員が月割で徴収、返却すると説明して了解を得ました。
意見があったのは２つ。１つは、繰越金が毎年５０万円近いのは多すぎるので、会員への還元を考えられないのか？というもの。もう１つは、５００円／月＝６０００円／年の会費は高すぎるので、見直した方がいいのでは？というもの。
予算案作成者である我々旧役員から、１については推移を見ると、例年２万円ぐういずつ減少傾向にあり、何かあった場合心配だからこれでいいのではと説明。来賓出席していた上位組織の区会長からも、区としてもお祭りの山車の格納倉庫など構築の構想もあり、特別支出のお願いをする可能性もありえるとの補足説明をしました。
また、２については、班員懇親会用に１０００円ほど還元しているとか、区に毎年上納して安全パトロールとかに役立ててもらっている旨を案内し、その後他の会員からの意見を募りました。他の会員からは、３００円／月程度の自治体もあり、高い印象もあるといった同調意見も出ました。
一方で、昨今泥棒等の被害あって、もっと安全活動に力を入れるとか経費面は多いということはないといった意見も有。また、自治会活動としては、自治会所有車を持って公用に使えるぐらい、もっと活動を活発にし、予算も増やしてもいいとかいう意見もでました。
全体としては会費を下げる必要はないというムードになったところで、議長が予算案に対する賛同の拍手を求めたところ、拍手多数で案どおり議決された次第。案作成の旧役員はまぁ、ホッとしたわけですが、しかしこれについは、一考を要すかも知れないなぁと、ぼくは感じたところです。
翌年度の活動案や予算案を、例年旧役員が作るわけですけれど、旧役員はこれでお役御免なので、知恵をひねって新しい活動や、不要な活動を精査していく動機が無くなってしまっているわけですから。だからもしかしたら、活動案、予算案については新役員に考えてもらい、資料作成した方がより改善につながるのではと…。
とにもかくにも総会を無事終え、その後引き続き会館で、ぼくは用意していたＨ１９年度の資料バインダーと、ＣＤＲ－Ｗに焼き付けたファイルコピーを新書記役員に渡し、説明しながら引継ぎをいたしました。旧役員は、上位組織の区の総会への出席の義務もなく、ぼくはこの日で２年前に始まった班長としてのお勤め、その後の書記役としてのお勤めを経、２年間にわたる自治会活動の役員の仕事を無事終えたのです！
従ってこの「片田舎町内会リポート」も、３１回目の今回をもって最終となります。とーっても長かった役員期間ではありますが、面白がってやってみると、結構楽しいこともあり、皆様の今後のために役立つリポートも少しはできたのではないでしょうか！？ 会長や副会長とは親密になってゴルフに行ったり、大変なことばかりではありませんでした。
当日夜は会長が、もらった会長手当てでご馳走してくれるというのに便乗して近所のファミレスで、お役目終了の安心感もあってか、しこたま飲んでしまいましたっ。今後は、夏祭りの焼きそばには、客として乱入したいと思っています。
