議事録と言えば、通常、会議や打ち合わせの内容、経過、結論をまとめ、それを会議参加者や会議不参加者等に伝えるための文書のこと、かと思います。
議事録を担当して思ったことがあります。
まず、「こうあるべき」という理想的な議事録のスタイルは、あると思います。
要点として、
・会議の目的を明確にする。
・要点が整理されている。
・なにが、いつ、どこ、だれ、どのように、などが明記されている。
・画像などテキスト以外のデータで情報を補う。
などが、挙げられるでしょうか。
今回、４時間に及ぶ会合の議事録作成にあたり、改めて「この作成された議事録を誰が読むことになるのか」ということに焦点を当てました。
読者が社内の人の場合と、数社の方々が必要とする場合では、配慮するポイントが異なります。
また、回数を重ねた会議の場合、様々な点で最新の表現方法と共通認識の確認が必要になります。
は～～
大きな注意を受けないような報告書ができあがるでしょうか。
がんばります。
