高価なMSオフィスの最新版が必要か？

MS　Office最新版が無くても一応文書は読める　

　結論から言えば殆ど不必要です。つまり、最新版は要らなくて、2007以降の古いバージョンがあれば、よほど特殊なレイアウトや装飾を施した複雑な文書以外は読み書きが出来ます。また、たとえ無くても文書のやり取りは可能です。先方様がMSオフィスを持っていなくても、MS互換ソフトで文書を作成してPDFファイルに出力して、それを送付すればいいのではないかと思います。PDFファイルならば、レイアウトがずれることが殆ど無いので、安心して文書を先方様に見てもらえます。

会社の内部文書のやり取りもMS Officeは必要でない

　会社の内部文書の場合、日常的に社員が各部署で企画書や定型文書の修正・加筆をするので、当然ソフトの互換性は必要です。しかしながら、これがMS製品でなくてはならない理由は特に無いでしょう。会社内での事務処理については、そんなに複雑なレイアウトの凝った文書は殆ど無いので、例えばLIBLE　OfficeのようなMS互換のFREEソフトに統一しておけば、問題なく読み書きできて経費節減にもなるので、一挙両得で経済的です。

PDFファイルにエクスポート

　実際、PDFファイル形式で小学校の学習プリントを大阪府教育センターがネット上で配布しています。下記URLです。

https://www.pref.osaka.lg.jp/shochugakko/shidou/workbookshougakkouko.html

これならば、各家庭や各学校でネット配信された問題集をどのPCでもスマホ・タブレットでも自由に読む事が可能であり、プリントアウトすれば立派な問題集が出来上がります。

広報誌のゲラ刷りは互換ソフトを活用

　自分は、地域の社会福祉協議会の広報担当で、定期的に広報誌を住民に配布していますが、FREEのReal Officeを使ってゲラ刷りして校正しています。これは、ワープロ、表計算、プレゼンテーション、図形描画、数式、データベースの6つのofficeソフトが統合されたもので、本格的なものです。

下記は、このソフトで出力したPDFファイルのイメージです。これを印刷屋に送付して専用のDTPソフトで再編集してもらって、大量印刷して住民に配布しています。広報誌の原稿は、7段組、12文字×44行で大まかな下書き程度のレイアウトがわかればいいので、このようなFREEソフトでも充分活用できます。細かい字詰め行詰めの調整までは出来ませんが、これで充分です。

高価なMSオフィスが必要か？

 高価でペイ出来ない

　これは、結論から言って、不要です。理由は、自分の置かれている立場・・・地域ボランティア組織の一員としての立場では高価過ぎるからです。団体・組織としても個人としても、MS製品では事務用パソコンを購入する時の経費が1台当たり数万円上乗せされますので、かなりの負担です。これが充分ペイできるならいいのですが、現実はとても出来ません。なので、例えば、キングソフトのような互換品を購入するのが妥当じゃないかと思います。

　これに対して、例えば互換ソフトの場合は、非常に安価でMS版の約1/6の価格でありながら、同等の機能が使えます。自分の経験では、完全互換に近い文書レイアウトが取れています。

　

無料の互換Offceでも十分活用できる

　自分は地域社会福祉委員会の広報部担当をしていますが、広報誌は全てFREEのReal　Officeで作って、これをPDFファイルに出力して、プリントアウトして、広報部会で校正をしてから印刷屋にPDFファイルの原稿を送っています。昨年度は、コロナ禍でネット上で校正のやり取りを行うことになりましたが、部員はMSofficeは使わなくて、専らGメールやyahooメールに入力して校正作業を行う事になりました。したがって、高価なMSオフィスを購入してまで、ボランティア活動をする必要は無いです。

経費節減は事務用ソフトだけでなくインク代も徹底して・・・

　また、ほかの経費にしても、インク代が高くかかります。編集会議の原稿を部員数だけ印刷するだけでも、高価な純正インクは買えませんから、詰め替え格安インクを1.5倍に水で薄めて使っています。印刷用紙は、一度印刷した裏紙を使っています。このように、徹底して経費節減に取り組んでいます。そうでないと、毎月毎月自腹で5000円～1万円使ってボランティア活動は、とても出来ません。