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詠う鯨 - Whale that sings -
差し込み印刷時のトラブル(郵便番号)
2009-03-24 / PC
「EXCELの住所録データを使ってWORDに差し込み印刷をしようとしたが,郵便番号にハイフン(-)が入らない。どうしたら解決できるか?」
と言う相談を受けた。
(EXCEL,WORDともバージョンは2003)
宛先名と住所をまず入力し,「郵便番号変換」ウィザードを使う。
(郵便番号変換ウィザードは,アドオンとして予め組み込んでおく必要がある。
アドオンのダウンロードはMicrosoftのページから)
一気に郵便番号を生成した。このデータを使って宛名ラベルを作成する。
郵便番号にはハイフンが入っている。
WORDの「差し込み印刷」の「ラベル作成」を使い,ラベルに差し込みフィールドを設定する。
データを差し込むと,郵便番号の上3桁と下4桁の間に「-」(ハイフン)が入らない。
EXCELのデータを見てみると,データにはハイフンが入っていない。
表示形式が『[<=999]000;000-0000』と設定されているので,ハイフン入りで表示されている。
○解決方法
例のように10個くらいのデータなら,郵便番号部を文字列にして1つ1つハイフンを入れるのが手っ取り早い。
が,数十,数百それ以上になると,ものすごく手間がかかる。
そこで,TEXT関数を使ってハイフン入りの郵便番号を生成する。
1列追加し,『=TEXT(C2,"000-0000")』(C2はTEXT変換するセル)を入力。
この関数を対象セルにコピー。
追加した列の見出しを「郵便番号2」としたので,WORDの差し込みフィールドを変更する。
「すべてのラベルの更新」を忘れずにスイッチ。
「ラベルのプレビューの表示」を改めてクリック。
と言うわけで解決。
・・・これは以前から使っていた方法の応用だったのだが,もう少しラクな方法があったことが判明
と言う相談を受けた。
(EXCEL,WORDともバージョンは2003)
宛先名と住所をまず入力し,「郵便番号変換」ウィザードを使う。
(郵便番号変換ウィザードは,アドオンとして予め組み込んでおく必要がある。
アドオンのダウンロードはMicrosoftのページから)
一気に郵便番号を生成した。このデータを使って宛名ラベルを作成する。
郵便番号にはハイフンが入っている。
WORDの「差し込み印刷」の「ラベル作成」を使い,ラベルに差し込みフィールドを設定する。
データを差し込むと,郵便番号の上3桁と下4桁の間に「-」(ハイフン)が入らない。
EXCELのデータを見てみると,データにはハイフンが入っていない。
表示形式が『[<=999]000;000-0000』と設定されているので,ハイフン入りで表示されている。
○解決方法
例のように10個くらいのデータなら,郵便番号部を文字列にして1つ1つハイフンを入れるのが手っ取り早い。
が,数十,数百それ以上になると,ものすごく手間がかかる。
そこで,TEXT関数を使ってハイフン入りの郵便番号を生成する。
1列追加し,『=TEXT(C2,"000-0000")』(C2はTEXT変換するセル)を入力。
この関数を対象セルにコピー。
追加した列の見出しを「郵便番号2」としたので,WORDの差し込みフィールドを変更する。
「すべてのラベルの更新」を忘れずにスイッチ。
「ラベルのプレビューの表示」を改めてクリック。
と言うわけで解決。
・・・これは以前から使っていた方法の応用だったのだが,もう少しラクな方法があったことが判明
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