２羽のオオバンでした。
職場での会議の多さに驚くことが度々あった。勤務時間に占める会議時間の統計を取ってみればよく分かる。会議の必要性はあっても、いつも緊急を要するわけではない。定例会議も同じ事の繰り返しとなり、次第に熱が冷める。パソコンでのやりとりは簡単に出来るようになっているため、メンバー全員を集めて開催しなければならないことは殆ど無いと思う。出来るだけ業務に影響しない範囲で行うことが望ましい。
会議を行う場合には、事前に資料等を準備しなければならず、参加者が多いと資料の数も膨大になる。全員に果たしてどれだけ必要な資料かといえば、数人でよい場合もあり、原則会議メンバーに総て配布することは止めた方がよい。情報の伝達は、必要な人に適切な時期に、必要とする内容を知らせばよいのであって、必要ない人に与える必要はない。
そうであってもメンバーには同じ資料を与えることが平等などと考え、また貰わない人が不満を持つようであれば、会議資料の使用目的が明確でないからである。必要ない資料は無駄であり、ノイズとなって、会議の意義を低下させる。
情報提供の原則は、必要な内容を的確に必要な人に伝えることで、ノイズを与えず、モレ（不足がないように）をなくすことである。このことを選択的情報提供というが、度重なるノイズは（不要な情報を与えること）、会議自体のメンバー構成や取り扱う会議内容に問題ありとしなければならない。資料の分量にも配慮が必要で、何でも良いというものではない。特に、外部へ流出してはまずいと思われるものは、会議の場限りにし、会議後に回収するなどの措置が必要な場合もあり得る。回収が続くと信頼関係に亀裂が入る場合もあるので、再三に及ぶことは避けた方がよい。
会議で必ず行わなければならないことは、議事録の作成である。いい放しでは、会議の意味がない。日時、場所、テーマ、参加者を記載し、結論が出るかでないかは拘る必要はないが、どのような経過を辿り、どのようになったかだけは記録しておきたい。会議後に書記が纏め、パソコン等でメンバー全員へ配布しておく。議事録は一定の場所にファイルとして残しておく。
会議で議決を取る場合もあるが、殆どは報告会議が主であり、情報の共有化を目的としている。議決を取る場合には、関係部署にも影響するため、安易な議決は返って業務遂行にブレーキとなり、慎重に取り扱うべきものと考える。ディベートといって、論争を行うときは、白熱しすぎる事はよくない。常に冷静さと適切な発言が求められる。