今年の春一番のコチドリです、目のリングがよいですね！
連続印刷が可能な複写機の登場で、事務能率も格段と上がったが、現在のように、印刷紙やトナー類が大量に売れるとは複写機メーカーも想像していなかったであろう。一方では、高額の複写機機リース料や、複写物の増大化をもたらし、その管理、新たな問題として苦慮されている企業も多い。印刷物の洪水である。会議資料の多さもさることながら、不要な印刷物は選別し、破棄する新たな仕事が増えた。企業や官公庁では資料の保存年限が定まっていて、定期的にシュレッダー等で処分している。
複写機導入による事務効率化が新たな業務を産み、枯渇資源である製紙材料であるチップは海外からの輸入に頼ることで、森林を破壊し、環境保護の観点とは逆行する道を進んでいる。如何に印刷物や複写物を少なくするかは費用の点からも、代替できる方策の模索が続いている。縮小化は基を絶つしかないが、パソコンの利用によるドキュメントのファイル化で、ある程度は紙の消費量を減少させることが可能である。電子ファイル化すると、情報の多方面への拡散や重要情報の流出を容易にするため、管理の徹底が必要となる。
何度も申し上げているが、不要な資料は、総ての職員に配布する必要はない。会議等でも必要とする人にのみ与えればよいのであって、必要ない人までも渡せば、ゴミを増やす結果となる。よくあることで、自分の席に資料がないと不満をいう者がでる。そう考えるのではなく、必要な人に的確な情報を提供すればよいのであって、議題の設定や会議メンバーの選定が間違っている場合が多い。選択的情報提供といっているが、喩えとして、腹を空かせた者に食料を与えることはよいが、満腹の者に食料を与えても意味がないのと同じである。
さて、資料作成に触れるが、印刷した物はクリップで留めるか、ステープラで綴じる。横書きが多い資料は左上又は左端中央を止める。縦書き書類は右側上部又は右側中央部を留める。パンチで穴を開ける場合も同様である。横長に印刷された図表も同様である。
配付資料の確認、門外不出文書の取り扱い等の閲覧制限、重要ファイルの持ち出し等文書の取り扱いには十分気を付ける必要がある。複写の便利さは、言わずもがなであるが、人事情報や取引情報などミスプリントによる暴露の問題や、複写機への原紙の置き忘れ、公私混同による利用等常に原因を作らないように注意が必要である。