ツバメも枯れ草の大きさにこだわりがあるようです。
通常仕事の発生は文書でのやりとりで始まる。文書の発信と受信である。受発信それぞれに受信簿と発信簿があり、受信の場合には、受信と同時に親展以外は開封され、受信日時、文書番号、発信者、内容が受信簿に記載される。親展であっても役職名で届いた文書は開封される。役職と個人名が書かれていれば、開封されることはない。同様に発信については、封筒に入れ、宛先を書くまでは該当部局の発信担当者が行う。公的な文書で有れば、原議書（起案書）の決裁が総て終わると、発信日と発信番号が付けられる。発信簿には発信番号、発信日、担当部署、宛先が書かれる。
文書の構成は、鏡（かがみ）と呼ばれる、第１ページには、発番、日時、宛先、件名、発信者が書かれる。発信時には発信簿の宛先欄と発信文書の上部に契印を押す。原議書に書かれた宛先でも良い。契印は発送が確実に行われたことを示す印で割り印である。所属長名や代表者名で送る文書には角印があり、組織代表者等印の使用簿がある。それに記載して使用する。代表者氏名の最後の文字の半分に印影がかかるように捺印するのが正式である。最近は同じ組織内で有れば捺印を省略する場合もある。受信した文書及び発送が済んだ文書は原議書綴りに綴じておく。証拠書類であるからその管理は徹底して行う。
起案文書は業務担当者が作り、原則起案者が持ち回りをして、決裁を受ける。案件によっては上司が作成する場合も稀にある。職位が下位の者が起案文書に手を入れることはないが、情報の共有としての閲覧になる。起案文書の目的は、組織の情報共有化ばかりではなく、対外的に発信するため、組織の長の名前で発出され、内容的にも様々な立場での考え方を集約するもので、上司は上司の立場で考察する。朱を入れられて文面が真っ赤になることもある。作業がボトムアップであっても組織全体の意志が含まれていると考えた方がよい。
受発信文書の種類は様々あるが、緊急を要する物もあるので、何時までも机においておく事は良くない。直ぐに閲覧して回覧すべきであろう。極秘の文書は特に取り扱いに神経を注ぎたい。