けなげなツバメの共同作業です。
外部との接触を渉外という。業務上、対外的な交渉や連絡は欠かすことが出来ない仕事の一部である。新入社員には、無口で苦手な方も多くいると思うが、無理もないことである。誰しも自分にあった仕事ばかりではなく、克服しなければならず、助け船を出してくれる上司もいるが、いつもそのように振る舞ってくれるわけではない。
先ずは電話の応対である。電話の呼び鈴が鳴ると始めはドキッとしたものである。組織とどのような関係があるのか全くつかめず、名前をいわれても組織の誰であるか判らない。
早口で、訛りがあって聞き取れないこともあり、途方に暮れる。特に地名などもそうで、地域によっては、まったく判らない。函館に赴任した当初、「トドホッケ、カックミの隣の云々」との電話があり、地名であることはその後に知ったのであるが、見当が付かなかった。椴法華、川汲で、道南にある地名である。
電話での応対は上司であろうとも、身内は総て敬称を略し、呼び捨てでよい。対外的には社長であっても身内である。用件を聞き、相手の氏名、所属・役職を聞く。同席していれば電話を替わればよいが、不在であるとメモ書きで残しておく必要がある。
訪問のために自分から訪問先へ電話をする場合には、担当者の都合を聞き、アポイントメント（アポ）を取る。直接、訪問する飛び込みも行う場合があるが、相手にとって、突然の訪問は失礼に当たる。アポは、相手の都合が優先である。訪問は時として相手の仕事の邪魔をするからで、訪問目的をしっかり伝えなければならない。アポイントを貰ったならば、約束した日時には遅れないように準備をする。ダブルブッキングなどは相手にとっても致命的なミスとなる。
初対面では名刺の交換から始まり、手短に自己紹介をし、来訪目的を告げる。相手に好感を持たれる振る舞いが必要で、独断専行では取り返しが付かないことにもなりかねないため、上司と同行するなりして業務把握に務める謙虚な姿勢が必要である。仕事に家庭のことは出来るだけ触れないようにし、仕事を取り組む誠意が伝わるようにしたい。継続するためにも、次回の都合を調整し、次回のアポを取っておくと良い。
日報の作成は、電話記録が役に立つ。電話の応対が頻繁になると、モレがでることがあり、失念しやすい。情報の共有化は仕事の基本である。的確に対処できるように、仕事に関係する関係者のリストづくりを心がけると良い。