最近は会議のやり方も進化しましたねー。
海外とのテレビ会議(あちらはビデオ会議と言ってますが)がようやく一般的になり始めた当時は、勝手が良く分からず、姿が映るからにはきちんとした格好をしなければならん、との部長命令のもと、きちんと上着を着て会議に臨んでました。回を重ねるごとにだんだんラフな格好になっていきましたが。
出張費削減のため国内の他事業所ともできるだけテレビ会議で済ますように、とのお達しが出て以来社内の事業所どうしのテレビ会議も多くなり、また国内2拠点と海外1、2拠点を繋いだ3元、4元会議というのもあります。こうなるとさすがに相当混乱しますね。面と向かっての会議なら、相手方に聞かれては困る内輪の内緒話をひそひそ声ですることもできるのですが、テレビ会議だとそうは行きません。
以前東京、国内の他事業所と海外取引先2箇所の4元会議をした際、事前の打ち合わせが不十分で、事情をよく理解できていない他事業所の参加メンバーのA君が、相手側には秘密にしている事をぽろぽろと漏らし始めてしまいました。
普通の会議なら足を蹴飛ばすなり後ろから小声で注意するなりできるのですが、それはしようにもできません。東京サイドの私の上司は私に、「彼は何を言ってるんだ!あれ秘密だろ」、と私にイライラをぶつけるのですが、私もジェスチャーで伝えるわけにも行かず、どうにもなりませんでした。
ついに私の上司はキレて、「向こうは日本語分からんよな!」と言って「A君!***は言っちゃダメ!」と大声で叫んでしまいました。相手方はきょとんとしてましたが、中には日本通で日本語もある程度わかる、という人がいないとも限らないので、かなり危険な行為です。
私の上司はこの件に懲りて、それ以来A君の部署を含めたテレビ会議を海外とやる場合は、私がその事業所までお目付け役として行かされることになってしまいました。まあテレビ会議ができて以来その事業所(山口県の海の近く)に行くこともなくなっていたので、時々行く位は気晴らしになっていいんですがね。
画像は最近はだいぶ良くなったとは言え、やはり普通のTV番組のようにはいかず、人数が増えると誰がしゃべっているのか良くわからなくなってしまいます。はじめはものめずらしくて皆喜んで参加していたテレビ会議も、そのうち「お互い顔が見えてもうれしくも何ともないな」、ということになり、今では予約等の面倒がなく、機械を持っていけば電話端子さえあればどこでもできる電話会議の方が主流になってしまいました。
ただ電話会議も、たただでさえ英語がよく分からんところに声だけなので、誰がしゃべっているのか余計にわけがわからなくなってしまいます。さらにはあちらの方は自宅の電話から参加するメンバーも結構いるので、後ろで子供が騒いでいたりして、どうもいまいち気が抜けることも多いですね。
電子メールにしてもテレビ会議にしても、入社当時は想像もできませんでした。数年もしないうちにまたもっと技術革新があって洗練された会議ができるようになるんでしょうね。進化についていくのが大変です。