仕事の基本６回目

　上司と同行する場合に、自家用車やタクシーの乗車位置が問題になることがある。官公庁では、トップには専用車が付くことがあり、自宅への送迎にも使われる。この場合にはトップの乗車位置は大体決まっている。その車に同乗する場合は、新人は運転手の隣に座ればまず問題ない。部長、課長、係長と新人が運転座席以外に座る場合は、後部座席右側に部長、左側に課長、前席運転座席となりに係長が乗り、新人は後部座席、部長と課長の間に座ることになる。仕事以外では乗車場所から見て自宅が遠い順に座ればよいと思うが、組織には別のルールがあるかも知れない。

 

　運転手が行き先を承知していれば、良いが、始めての場所ではナビゲーション役として、助手席に行き先を知っている者が座る場合もある。タクシーではカーナビが付いているのでそこまで意識する必要はないが、タクシー運賃を支払うためには新人が支払い、後から精算する。上司が運賃を持つ場合もある。原則は、一番安全な場所が運転座席の後側と言われていて、上席とされている。

 

　エレベータ乗降の場合もルールがある。上司と同行する場合に、乗るときは先に新人が入り、エレベータ操作ボタンを操作する。降車する場合は先に上司を下ろし、最後に新人が操作ボタンの操作位置から降車する。簡単に言えば、エレベータボーイの役目を果たすことになる。エレベータが混雑していればその場の状況に合わせることも大事である。

 

　事務職などでは課別や班別に事務机が配置している。座席は役職毎に決まっていて、勝手に新人が課長席など、職位が上の席に座ることは慎むべきで、それを知らずに座る新人が怒られることもあるので気を付けたい。もし、相談や報告する場合など、職位が上のものが座ることを許可した場合には、まる椅子やパイプ椅子など簡易な椅子に座ればよい。通常は相談者が立ったままで対応して貰う。

 

　会議等の座席位置は組織によって異なるかも知れないが、また、主催する会議のレベルによっても異なるため、どのような座り方をするかは上司に聞いてから設営した方がよい。通常、会議室の扉に近い位置に新人が座り、遠い方に上位の者が座る。

 

　応接室では、来客は、扉から遠い方の席へ誘導し、応対する側は扉に近い方に座り、対面する。来客者にお茶のサービスをするが、身内は最後とし、来客が着席し、職位が高い者からお茶をサーブする。ここら辺りもルールがあるので、知っておくべきである。

ツバメの巣作り２－１

けなげなツバメの共同作業です。

仕事の基本５回目

　外部との接触を渉外という。業務上、対外的な交渉や連絡は欠かすことが出来ない仕事の一部である。新入社員には、無口で苦手な方も多くいると思うが、無理もないことである。誰しも自分にあった仕事ばかりではなく、克服しなければならず、助け船を出してくれる上司もいるが、いつもそのように振る舞ってくれるわけではない。

 

　先ずは電話の応対である。電話の呼び鈴が鳴ると始めはドキッとしたものである。組織とどのような関係があるのか全くつかめず、名前をいわれても組織の誰であるか判らない。

　早口で、訛りがあって聞き取れないこともあり、途方に暮れる。特に地名などもそうで、地域によっては、まったく判らない。函館に赴任した当初、「トドホッケ、カックミの隣の云々」との電話があり、地名であることはその後に知ったのであるが、見当が付かなかった。椴法華、川汲で、道南にある地名である。

 

　電話での応対は上司であろうとも、身内は総て敬称を略し、呼び捨てでよい。対外的には社長であっても身内である。用件を聞き、相手の氏名、所属・役職を聞く。同席していれば電話を替わればよいが、不在であるとメモ書きで残しておく必要がある。

 

　訪問のために自分から訪問先へ電話をする場合には、担当者の都合を聞き、アポイントメント（アポ）を取る。直接、訪問する飛び込みも行う場合があるが、相手にとって、突然の訪問は失礼に当たる。アポは、相手の都合が優先である。訪問は時として相手の仕事の邪魔をするからで、訪問目的をしっかり伝えなければならない。アポイントを貰ったならば、約束した日時には遅れないように準備をする。ダブルブッキングなどは相手にとっても致命的なミスとなる。

 

　初対面では名刺の交換から始まり、手短に自己紹介をし、来訪目的を告げる。相手に好感を持たれる振る舞いが必要で、独断専行では取り返しが付かないことにもなりかねないため、上司と同行するなりして業務把握に務める謙虚な姿勢が必要である。仕事に家庭のことは出来るだけ触れないようにし、仕事を取り組む誠意が伝わるようにしたい。継続するためにも、次回の都合を調整し、次回のアポを取っておくと良い。

 

　日報の作成は、電話記録が役に立つ。電話の応対が頻繁になると、モレがでることがあり、失念しやすい。情報の共有化は仕事の基本である。的確に対処できるように、仕事に関係する関係者のリストづくりを心がけると良い。

 

ツバメの巣作り１－２

ゲートボールの練習場での撮影です。カメラを構えて待っていると何度も材料を取りに来ます。

仕事の基本４回目

　人事評価のベースの一つであるのが出勤状況である。事務職が詳細に亘り、現業部門のライン従事者、専門職や、研究職等の業務内容や実態を把握することは困難であり、唯一、判断可能な対象は出勤管理である。当然のことであるが、職場では目標管理が行われていて、個人と上司である部課長が、目標値を設置し、業績管理の評価が変わる。勤勉手当等の賃金には直接関係しないところは多いが、昇進や昇級の材料にはなっている。

 

　出勤管理とは余り重きを置いているとは思えないが、実は大変重要な仕事の基本であるといえる。出勤管理の目的は、組織全体の職場に適応される、従業員管理の業務であり、分散されている職場は勿論のこと、フロアが異なる場所で業務行っていても、自宅での勤務は別として、出勤状況を把握する必要があるからである。出勤簿や、タイムレコーダで管理するのが一般であるが、個人においては、出勤した等の証拠書類となるからである。

 

　出勤状況とは、通常勤務、出張、年次有給休暇、泊を伴わない外出、欠勤、遅刻、早退、病欠、休職、生理休暇等を具体的に事前に届け出る。一般的には届と呼ぶ書式に必要事項を記入し、所属部署から庶務部門へ回付される。あくまでも個別に管理される。原則は事前に届けるが、緊急性や、物理的に提出が不可能なこともあるため、不可能な局面では、電話による連絡が必要である。

 

　出勤状況は、人事評価の影の尺度でもある。出勤率、年休消化率、欠勤率等が、間接的に勤勉手当の基礎資料としても利用される。給与は月給と年に数回支給されるボーナス（臨時手当）等があるが、年度末には勤勉手当と呼ばれる手当てが支給される場合がある。予算の項目の中で、人件費があるが、勤勉手当は、基本給に一定の支給率をかけて原資としていて、年度末に、出勤率等が適用される。病欠や欠勤等で勤勉手当てが支給されない職員もいるため、査定額に余剰が生じると、比例配分で、出勤率等が良い職員へ配分されている。

 

　出勤簿の改ざんがあると問題となる場合があるため、その管理は慎重を期す。忘れていた等で、出勤簿に押印しなかった場合、出勤簿は回収されてしまい欠勤扱いとされる場合もある。残業届を出す場合にも、休暇や出張中であれば適用されないため、齟齬が生じさせないためにも毎日の出勤簿には気を使うべきである。

ツバメの巣作り１－１

ツバメが南の国から飛来し、巣作りを始めました。まずは材料集めです。つがいの二羽が何回も運ぶ様子をカメラに収めました。

諮問大学改革の背景

　文科省の有識者会議が３月に専門職業大学などの名称で新たな大学の類型を設けるとする報告書が纏められた。これに引き続き、今般、文科省の下村大臣は中央教育審議会（中教審）に対し、実践的な職業教育を行う新たな高等教育機関の制度づくりについて諮問した。

 

　背景としては、大学卒業者の就職困難者が多くなっている。更には、就職したが実践が判らずに離職する者が多くなっていることである。就職率の向上は、世の中の景気状況によるのであるが、雇用する側に空きがなければ、就職できない者がでる。普段、耳にする言葉であるが、一般の市場に似せて、労働市場という表現がされる。通常の市場での需給関係は、目に見えるが、商品市場とは異なる労働市場は、様々な就職ルートがあり、目に見えず、閉鎖性があり、仮想空間上での取引である。また、需給関係はあっても、総じて商品価値が判りづらい。

 

　結果、失業率や就業率が遅効性として公表される。景気の判断も、公表された傾向を見る指標の一つに過ぎず、現時点・将来性を見るには完璧とはいえない。就職希望者と雇用したい側の取引条件は、雇用者数、労働条件、賃金、職務内容等で、就職希望者は、実際に雇用されてみないと実感できない不確実性を持つ。一方、雇用者側では、就職希望者の保持する能力、体力、社会性、専門性、将来性等については雇用してみないと判らない不確実性を持っている。雇用に際しては、一度採用すると簡単に解雇できないので、慎重を期する手段として、就職試験、体力測定、面接等を実施し、不確実性を少しでも確実にするための基準を作り、適用するが、長時間をかけて選別判断するには限界がある。

 

　就職希望者は、そもそも、特定企業や分野等の明確な目標を持って学業に当たったのではなく、可能性を引きずって来たわけである。実際の企業や、職種については殆ど経験していないため、ミスマッチを生ずる原因を就職希望者自身が持っている。その原因の多くは、企業での就業経験がないか少ない、教職員を抱えている学校体制側にあったといえるのではないであろうか。

 

　学校教育が就職に有利であった時代は既に終わり、社会の動きと学制とが遊離し、大学を出たが、就職できない現象に歯止めがかからなくなった。多くの企業ではミスマッチを発生し、ミスマッチ解消可能な自社教育を不採算部門との認識で、諦めたため、為す術がない。学制を担当する文科省が、軌道修正を余儀なくされて、今回の諮問になったといえる。

ミサゴの飛翔その２

翼羽が欠損しているミサゴでした。

仕事の基本３回目

　一定の目的で人が集まり、秩序を持って目的を達成する活動を行う場合、その集合体を組織といっている。狭義では、官庁・会社・団体特に労働組合を指す。縦糸と横糸が織りなす織物から派生したといわれている。植物などの一群の細胞が集まって、特定の生理作用をなす構造をいい、筋肉組織、神経組織などのいい方をする。

　「組織は人なり」との格言があるとおり、構成する個々人の性格が組織全体の性格を決めるため、組織人たるもの、組織の末端にあっても、一人の不祥事が、全体に波及することは、組織全体の存亡に係わることとして、肝に銘じなければならない。

 

　一度組織が生まれると、一種の有機体として、増殖し、発展するベクトルに向かって動き出し、成長する。組織のことをアメーバにたとえることがあるが、向かう方向を間違えると、自浄作用が起こり、その部分はそれ以上発展せず、栄養が行かなくなるため、壊死してしまう。人の組織での栄養は人であり、資金である。予算の減額、首切り、切り捨て、足きりが行われる。組織の何処かで判断すると、自滅も起こり得る。組織は生きようとするため、不要な部分を切り捨てて、組織が小さくなっても一部は生きようとするのである。

 

　組織には寿命というものがあり、誕生、成長、発展、停滞、撤退を繰り返す。これを寿命と呼んでいるが、多くの企業で同一事業の継続は、ほぼ３０年といわれている。同一事業で１００年の歴史を持つ企業もあるが、それは極めて限られていて、平均すればということである。そうであれば、撤退する前に新たな事業を立ち上げることによって、継続することが可能となる。ほぼ十年に一つの事業を立ち上げることが行われる。継続できない原因は様々であるが、例えば、時代の流れがあり、消費者の欲望の変化、他社新製品の登場、敵対する同業他社の圧力、組織自体の疲弊等があり、組織同士の吸収や合併も起こり得る。

 

　公官庁での予算も同様で、人口の流動が一定とすると予算総額は殆ど変わらないが、個々の事業については、規模が一定であっても、配布される予算はシーリングを持ち、通常、前年度予算の１割が減額される。１０年経てば半額になる計算である。そこで事業の見直しが行われ、同一事業でも次のフェーズに移行する等として、新分野の事業を立ち上げることになる。予算査定には、厳しいチェックが必要で、事業の効果性を判断し、ムリ・ムダ・ムラについて個々に査定される。

 

　社会の動きに敏感でなければ組織は生きられない。当然といえばそれまでであるが、組織の自浄作用がある内はよいが、自浄作用が無くなると、組織崩壊へ向かうのは世の常である。

ミサゴの飛翔その１

望遠レンズ越しに遙か遠くのダム下で、野鳥がダイビングするのが見えたので、撮影しました。魚を捕るところは撮れませんでしたが、多分失敗し、カラスに追われていました。

市民アカデミー１５後期第２回目

平成２７年４月１６日

 

　テーマ「持続可能な社会をバイオの力で」と題して、（株）ネオ・モルガン研究所事業開発部マネジャー小川珠奈市の講義であった。会社設立の目的は、「人類の生活を豊かにする生命現象を見出し、技術として育て、事業として成立させることで千年先の社会に貢献することを目指す」ということで、究極の目標を、生物ボツリオコッカスという藻を利用して、ジェット燃料を供給する体制を作る等としている。

 

バイオテクノロジーの概要説明と、既に事業化に成功しているスピルリナという植物を人工的に生育し、食料品として販売に着手しているとのことであった。基本的な概念は、現在のエネルギー教区右舷は掘削等で限界がある枯渇燃料であり、これに代わるエネルギー源を再生可能資源として太陽エネルギーを採り入れて、加工し、原材料・加工品として消費に供し、その廃棄物を再生するサイクルを考えていた。

 

　現在取り組んでいるのは、現存する４万種の藻類から、油の含有率が重量の５０％、主成分が炭化水素、増殖が早いボツリオコッカスという藻を選び出し、品種改良と培養技術を開発し、２０１３年に安定培養に成功したとのことであった。しかし、現在１リットル当たりでは５００円ほどのコストがかかっていて、将来１００円程度に引き下げる量産体制を考えている。培養は広大な敷地と池が必要であることから、敷地の確保、池の建設が伴う。

　スピルリナという藻については、原始的なタンパク源としてアフリカチャド国での伝統食であり、生のスピルリナを冷凍保存することで、食品としての栄養成分を壊すことなく提供できるとのことである。

 

　大変興味あるジェット燃料と、食品としてのタンパク源の話であった。確かに枯渇燃料の限界は誰が考えても行き着く先は枯渇である。根底には人口の急増の問題もあり、エネルギーの供給と、食糧の確保は、世界を巻き込む大問題で、その分野に果敢に挑戦している姿は称賛に値する。若くて夢を持ち、将来に向けて必ずや成功すると思われた。以前にもジェット燃料を植物から抽出する技術を紹介したが、研究として緒についたばかりであり、関係する産学官のれん系による技術を統合した組織の誕生を期待したい。

 

　藻からタンパク質を取りだし、培養による食料増産への道も、同様な企業、例えば、味の素などで、アフリカ向けに事業化しているが、これらも人類にとっての食糧危機を抑える手段の一つとして、位置づけられるであろう。

カモメの奇声

カモメが雄叫び、大きな声で鳴いていました。

会議の準備

　企業の一大イベントである株主総会から、会議という名で行われる外部を含めた委員会、役員会、幹事会、幹部会、横断的な連絡会議、部局長会議、部課長会議、職員会議、職務担当者会議、組合会議等各種の会議が催される。思い付いただけでも１０は下らない会議の多さには、我が国の独断を嫌う風潮があるのか、又は、独断できない決定権の弱さかよく分からないが、兎に角、会議が多いことは確かである。これに費やす労力や、時間が膨大であり、効率性が悪いといわれる所以でもある。

 

　会議は一切禁止する企業も出始めているが、民主主義の極端な現象といわざるを得ない。優秀な人材が揃っていればそこまで必要ない会議があると思われるが、会議漬けを脱却できない理由があるのであろうか。職責があり、組織の方向ははっきりしているのであるから、一度決定すれば、少々の例外は目を瞑ればよいし、総てに完全主義を取ることの悪弊といわざるを得ない、一種の不安感がそのような事態を招いていると思われる。その風潮の根底には、責任の取り方にあるのかも知れない。

 

　会議の準備は新入社員に振られることが多い。体力的な面が若干あるにしても、会議の設営には、知らないと苦労する業務でもある。これだけ会議が多いと、数をこなすことで、判ってくることも多い。兎も角やってみる他はない。頭で判っていても、会議の目的によって、設営の仕方は異なるからである。一般的な会議を想定して段取りを考えてみる。

 

１．事前準備

　会議のテーマ・目的、出席者、日時、場所、４W1Hを考えればよい。内部の者か、外部が入るのかによって異なる。それぞれが決まれば、案内状の作成・発送がある。相手があることなので、少なくとの１ヶ月前には参加者の都合を確認しておく。会場の確保が出来れば、次ぎに案内文の作成、発送である。出欠の状況把握も必要である。

２．当日の準備

　会議室への誘導、会議資料の準備、会場の設営、名札の作成、会議の進行役、書記の人選、部屋の大きさ、席順、プレゼンテーション機器の準備、マイク、録音の有無、ポインターの準備、パソコン、スクリーンの準備講演者資料のバックアップのためのメモリスティック、休憩時の喫茶注文等。部外者への謝金、旅費の支給。次回会議開催の日程調整等。

３．会議終了後

　会場を元の状態へ復帰させる。議事録の作成、謝金の処理、宿題の処理等、欠席者への会議決定事項等の通知等。

 

　会議準備の概略であるが、会議が段取り通りに行うための少なくとも必要事項である。

オオバンストレッチ中その２

２羽のオオバンでした。

会議

　職場での会議の多さに驚くことが度々あった。勤務時間に占める会議時間の統計を取ってみればよく分かる。会議の必要性はあっても、いつも緊急を要するわけではない。定例会議も同じ事の繰り返しとなり、次第に熱が冷める。パソコンでのやりとりは簡単に出来るようになっているため、メンバー全員を集めて開催しなければならないことは殆ど無いと思う。出来るだけ業務に影響しない範囲で行うことが望ましい。

 

　会議を行う場合には、事前に資料等を準備しなければならず、参加者が多いと資料の数も膨大になる。全員に果たしてどれだけ必要な資料かといえば、数人でよい場合もあり、原則会議メンバーに総て配布することは止めた方がよい。情報の伝達は、必要な人に適切な時期に、必要とする内容を知らせばよいのであって、必要ない人に与える必要はない。

　そうであってもメンバーには同じ資料を与えることが平等などと考え、また貰わない人が不満を持つようであれば、会議資料の使用目的が明確でないからである。必要ない資料は無駄であり、ノイズとなって、会議の意義を低下させる。

 

　情報提供の原則は、必要な内容を的確に必要な人に伝えることで、ノイズを与えず、モレ（不足がないように）をなくすことである。このことを選択的情報提供というが、度重なるノイズは（不要な情報を与えること）、会議自体のメンバー構成や取り扱う会議内容に問題ありとしなければならない。資料の分量にも配慮が必要で、何でも良いというものではない。特に、外部へ流出してはまずいと思われるものは、会議の場限りにし、会議後に回収するなどの措置が必要な場合もあり得る。回収が続くと信頼関係に亀裂が入る場合もあるので、再三に及ぶことは避けた方がよい。

 

　会議で必ず行わなければならないことは、議事録の作成である。いい放しでは、会議の意味がない。日時、場所、テーマ、参加者を記載し、結論が出るかでないかは拘る必要はないが、どのような経過を辿り、どのようになったかだけは記録しておきたい。会議後に書記が纏め、パソコン等でメンバー全員へ配布しておく。議事録は一定の場所にファイルとして残しておく。

 

　会議で議決を取る場合もあるが、殆どは報告会議が主であり、情報の共有化を目的としている。議決を取る場合には、関係部署にも影響するため、安易な議決は返って業務遂行にブレーキとなり、慎重に取り扱うべきものと考える。ディベートといって、論争を行うときは、白熱しすぎる事はよくない。常に冷静さと適切な発言が求められる。