会社のパソコンでの私用メールの規制～就業規則の記載は？！

　昔の人間に言わせてもらえれば・・・・

　職場のパソコンを使ってのメールのやり取りは、そのパソコンの記録を調べない限り、管理者側から見た場合は、はっきり言って分かりません。仕事のふりをしながら、メールを打つこともできるわけですから。しかし、かといって、「一般常識を超えるような」限度を超えるようなメールのやり取りでない限り、いちいち目くじらを立てるのは難しいでしょう。還暦を過ぎた私に言わせれば、私が新入社員だった頃は、ケイタイのような便利なものはなく、固定電話ですから、会社の「人」に一言言ってから、使わせてもらうのが普通でした。それが、会社のパソコンを使ってのメールに代わったのだといえるからです。

　これが、常識を超えるようなメールの回数を行っているのであれば、別です。社員である以上、職務に専念する義務があるからです。職務専念義務を就業規則にちゃんと書いてある会社もあるでしょう。公務員の場合であれば、公務員法という法律に明確に、勤務の全時間を職務に専念すべしと規定してありますので、法違反にもなるわけです。この限度というと、昔の人間と若い人にとっての、「常識」はかけ離れているように思われます。制限された時代での情報交換と情報が何の制限もなくやり取りできる今の人にとっての、常識は異なっているように思われます。しかし、会社においてのメールの私的やり取りは、業務に差支えがあれば、認められるものではありません。

　就業規則において、メールのやり取りについて、書いておいたらトラブルも少なくなるでしょう。河野順一氏は、次のように述べておられます。

　「就業時間中の試用メールは、全面禁止とする。」、あるいは「私信は業務に差支えがない節度でもって行う」といった規定を就業規則におき、さらに「メールの利用状況は会社が閲覧することができる」といった定めをすることで、会社はその限度において監視することができる旨、労働者に周知しておくことが最善の予防策をいえるでしょう。（労使トラブルを解決するならこの１冊、自由国民社、改定２版P219）

　閲覧するのは、数の問題だけでなく、「部外秘の情報や顧客リストが不正に流用されたり、労働者がよからぬサイトに閲覧していたりすれば、会社の信用失墜を招く」（同著）からです。

　ところで、自分のケータイからのメールのやり取りであれば、いくら閲覧権限を書いたからといって、支障を生じるほど頻繁に行っていても個人の携帯まで見ることはできませんので、これまた、やっかいですが、この場合は、会社の規律を教えることからはじめなければならないでしょう。