英語と他の言語（７）から続く。
３）形式(Form)
文書の形式には、基本的な形としてブロック形式(Block Form)とインデント形式(Indent Form)がある。この２つの形式は、横書きの日本語、英語、その他の外国語の形式である。また、縦書きの日本語は、ほとんどがインデント形式であるが、ブロック形式の縦書きもある。
下の図は、横書きのブロック形式のサンプルである。このサンプルの言語は日本語であるが、英語や他の言語でもかまわない。このブログも典型的なブロック形式である。
ブロック形式
ブロック形式の特徴は、パラグラフ(段落)の最初の文字を左詰めで書き始める。１つのパラグラフが終われば、空白行を１行入れて、次のパラグラフを左詰めで書き始める。
ブロック形式では、パラグラフとパラグラフを１行の空白行で分離するので文章は読み易くなるが、空白行の数だけ紙/画面スペースが増える。
縦書きの日本語のブロック形式では、パラグラフの最初の文字を字下げなしで書き始める。最初のパラグラフを書き終えたとき、空白行を１行入れて、次のパラグラフを字下げなしで書き始める。この要領は横書きと同じである。
次に、インデント形式を説明する。下の図は日本語の横書きのサンプルである。
インデント形式
日本語の横書きの場合は、パラグラフの最初の文字を１文字右にずらせて書き始める。パラグラフが終われば、改行して次のパラグラフを１文字右にずらせて書き始める。パラグラフとパラグラフの間には空白行を入れないが、パラグラフの先頭文字が１文字右にずれているので新しいパラグラフを識別できる。日本語のインデント形式で、１文字だけ右にずらせるのは、原稿用紙の１枡からきていると思う。これに対して、英語の場合は、パラグラフの書き出しを３～５文字右にずらせるのが一般的である。
縦書きの日本語では、パラグラフの最初の文字を１文字だけ字下げして書き始める。パラグラフの終りで改行し、空白行なしで次のパラグラフを１文字だけ字下げして書き始める。パラグラフとパラグラフの区別は１文字の字下げで識別する。
インデント形式では、横書きと縦書きともにパラグラフの間に空白行を入れないので紙面は少なくなる。
以上、ブロック形式とインデント形式の基本形を説明した。実際には、インターネット上のニュース(日本語)のように、インデント形式でもパラグラフとパラグラフの間に空白行を挿入するケースもある。
ブロック形式とインデント形式ともに昔からの形式である。しかし、筆者の記憶では、８０年代までは英文レターや日本語のビジネスレターでは、日付や差出人やレター本文もインデント形式だった。
８０年代の後半に、アメリカのロータス・デベロップメント社がｃｃ：ｍａｉｌ(carbon copy:mail、シーシーメール)を発表した。このメールソフトは、国際通信ネットワークの普及と共にまたたく間に世界に広まった(しかし、日本語版はなかったと思う)。このソフトは、後のグループウェアの先駆けだった。
９０年代初頭には、代表的な電子メールとして世界に定着したｃｃ：ｍａｉｌは、ビジネスレターのカーボン紙を不要にした。同時に、従来の紙ベースのレターの形式にも影響した。
タイプライターによるビジネスレターでは、日付は用紙の右上、宛先は左上、件名は中央、結語と差出人署名は右下だった。この作業は、タイピストにとっては簡単な操作だが、紙を意識しない電子メールでは、右上や右下あるいは中央といってもその位置決めは難しいことだった。たとえば、レターサイズの紙を縦置きでプリントすれば日付が右上であっても、横置きの紙では中央になる。
そこで、ｃｃ：ｍａｉｌでは、From(差出人)、To(宛先)、CC(カーボンコピー)、Subject(件名)、Date(日時)はすべて左詰めになった。やがて、この形式は紙ベースのビジネスレターでも一般的な形式になり、結語(Regardsなど、日本では“以上”が多い)や氏名を左詰めで書く人が多くなった。また、レター本文も簡潔なブロック形式が多くなった。
次に、見出しと項目の番号の付け方を説明する。
一般の作文では、題目があれば見出しや項分けは必要でない。しかし、ビジネス文書や論文では、見出しや項目で文書の内容を分かり易くする必要がある。
下の図は、見出し(Heading)と項目(Item)のナンバリングのサンプルである。見出しと項目の違いは曖昧であるが、見出しは目次に書き出す大まかなもの、項目は見出しをさらに細かく分解したものといえる。
ここで説明する横書きのナンバリング方法はアメリカ式のため、縦書きの日本語には通用しないので注意されたい。
見出しと項目の番号
上の図に示すように、見出しの一番左の位置をレベル１と呼び、右に向かってレベル２、レベル３・・・と呼ぶ。
レベル１の見出しは、見出し番号＋.(ピリオド)＋見出しの順序で書く。(例：１．背景、２．調査の範囲と・・・)。レベル２以降は、．(ピリオド)の代りに１スペース(１空白)を入れて見出しを書く(例：２．１ 範囲、２．１．１ 見出し)。
次に、見出しの下のレベルに現れる項目のナンバリングは、（１）、（２）、（３）・・・のように丸括弧の中の番号で項目を分ける。さらに、丸括弧の下のレベルの項目には、１）、２）、３）・・・のように片括弧の数字でナンバリングをする。
図には例示しなかったが、片括弧より下のレベルでは、項目の前に□や○などの記号を付けて識別する。Wordの箇条書きの行頭記号と同じイメージである。
最後に、図表番号の取り方を説明する。
ビジネス文書や論文などでは、図(FigureまたはFig.)や表(Table)を参照する。下の図は、図表番号のサンプルである。図番号と表番号は別々に採番する。図表番号＋１スペース(１空白)＋図表の名称を書き、全体にアンダーラインを付ける。図か表かの判断に迷えば、図とすれば無難である。
図表番号
図と表がそれぞれ１０件以下であれば、図番号と表番号はそれぞれ単純な１桁の連番で良い(例：図１、図２、図３・・・)。１０件以内であれば、後で図表の追加/削除しても、大きな作業にならない。
図表が多い場合は、上のサンプルのようにレベル１の見出し番号と枝番で図表を管理する。見出し番号と枝番で管理すれば、図表の追加/削除に伴う他の図表番号の変更は、レベル１の見出し番号の枝番の変更だけで済む。したがって、変更作業を少なく抑えることができる。たとえば、図２－３を追加すれば、旧番号の図２－３を図２－４に変更、最後の図番まで番号を１つずつ繰り下げる。この変更は、他の見出し番号の図１－ＸＸや図３－ＸＸなどには波及しない。もし、図表番号が単純な連番であれば、変更作業は大きくなり、変更ミスが起りやすくなる。
図表の採番方法、注意点、論文への図表添付法を専門教科「線形計画法(Linear Programming)」の授業で教わった。後の実社会で役立ったので、今も”gonna”が口癖だったあの先生をよく覚えている。
ここで余談になるが、１９９０年代初頭からビジネス環境も大きく変わり始めた。仕事のチーム・メンバーも多国籍、たとえば、ドイツ人は小数点をコンマ(，)で表す習慣があった。文書管理をサーバーで一元管理するためにはサーバー(Document Server：各国とon-line接続)の運用ルール、仕事のやり方や成果物(文書)の標準化も必要になった。また、文書サーバーの管理では、文書のバージョン、機密(Authorization)、保管(Archive)を管理する専門家(常駐)のサービスも利用した。
テレワークの参考だが、タスク・フォースの仕事では、オンライン・ネットワーク＋標準化＋気心の知れたチーム・ワークがGood Jobを生み出す。(例：米英蘇独濠日の十数人が在宅(在国？)勤務＋SFOで全員参加の月例打合せabt1wk､夜は3,4人がﾚﾝﾀ･ｶｰで食事､誰かが輪番で食事代を負担､ｽｺｯﾄﾗﾝﾄﾞ人は時どき美人の奥さん同伴､楽しい､ｽｰﾊﾟｰで安売りがあると皆とﾚﾝﾀ･ｶｰで駆け付けた｡街のあちこちに思い出は尽きない｡)
文書管理においては、用語の統一はもちろん、文章の形式(Form)、レベル展開、項目のナンバリングのルール、図表番号の取り方など多くのルールを決める必要があった。当時、ルール決めでよくMilitary Standard(通称Mil Std：アメリカ軍の標準規格)を参考にした。なお、文章と段落(パラグラフ)の関係については、次の説明を参照されたい。
文章の構造は次のとおりである。この構造を理解すれば、文章の論理展開が容易になる。
◇作文(Composition)＝一つまたは複数の段落(Paragraph)で構成
◇段落＝一つの主題文(Topic Sentence)と複数の支持文(Supporting Sentence)で構成
ただし、支持文なしで主題文だけの段落もＯＫ
例：ここに赤いバラの花がある。(←主題文)このバラは今朝庭の花壇で見つけた。(←支持文)・・・
◇段落の並べ方を工夫して「三段論法」「演繹法」「帰納法」「起承転結」などを展開
◇文(Sentence)の要件＝短く(32 Words以下)、簡潔(Straightforward)、曖昧でない(Unambiguous)・・・簡潔で多義にとれないSentenceが良い。
以上は、筆者がアメリカの大学で受けた「作文」の基礎教育・・・必須の実習科目(Lab)だった。(留学生を対象にする英語教育ではなかった。)
また参考だが、日本の国語学者(複数)によると、日本の国語教育に問題があるとの指摘がある。【「グローバル化への準備－－－英語と他の言語（５）2013-01-10」 の１）国語教育の現状を参照されたい。】
筆者も欧米人との比較で日本ビジネスマンの作文下手を痛感した。特に、コンピューター関係ではドキュメンテーション(文書化)が重要である。読んで分かる文書であれば、他言語への自動翻訳でも翻訳精度が向上する。効率的な国際ビジネスには国語教育が大切と国語の先生たちに認識していただきたい。
次回は、４）文体に続く。
