業務指示は要領よくしなさい
イ部長は仕事もできるし下の人もよく面倒を見てくれる方だ。しかし、上司として心があまりにも弱いのが難点だ。また、それが自分自身のためにも他人にとってもそんなによい結果にはならない。
彼はいつも相手が負担を感じるのではないかと仕事もちゃんと指示する事ができず、そちら側から無理なことを頼んできてもできないという話ができず、つらい時が多い。
このような性格は仕事を指示する時に如実に現れる。単調な繰り返し作業とか、手間のかかる仕事をさせる時、相手の顔色を伺い、内心気が重くなる。
相手が嫌だという表情をすることが確実な場合、このような性格の上司がとる行動は大概次の2つの表現を使う。
例をあげると、「無理やり、やれということではないが。」「何、必ずやれということではないが。」「嫌ならば仕方ないが。」などだ。そんな表現は何かを指示すると言うよりは、ほとんど頼むというようなメッセージとなる。
2つ目、はじめから「これは業務上の指示事項だ。」と強く出てくる場合だ。
命令だといえば反論が不可能であるために相手は仕方なく指示通りにするようになる。これもまた、積極的な行動だとはいえない。
しかし、前に述べた2つが望ましくないならばどんな方法を使わなければならないか。
まず、「君ならばやってくれるだろう。」と言う期待と信頼を持った指示方法をとることだ。注意深い言葉使いは指示の伝達力が弱く場合によっては不満を抱かせることがある。
自分の主張が強い相手であればあるほど、こちら側から「君にこの仕事を任せたい。」と言う熱意がこもった表現を使えば訳もなく胸を張って仕事も一生懸命使用とするはずだ。
2つ目、「こうすればいい。」と言う具体的な仕事の方法を提示してやることだ。
方法が提示されれば予測が可能になるから、期待にこたえようとする気持ちになってくる。また、全体の仕事量を言ってやった後に「これだけをやってくれればいい。」と言う限界を決めてやることも負担感を減らす一つの方法だ。
三つ目、仕事の意味を納得させること。
部下が今やらされている仕事が嫌だということは、仕事の意味をちゃんと理解できていないからかも知れない。何か面白くないと思った仕事なのに、知ってみると重要で必要な仕事だったと思うようにさせるのは、指示する人の役割だ。
何でもないように見える業務も全体的に、必ず必要な仕事であり、特に核心的な部分と深い関係を持っていることを丹念に説明して納得させる。それほど価値がある仕事だという事実を知ったことだけでも部下の態度が変わることができる。
※ 部下に業務を指示するときも要領が必要だ。
最も重要なことは自発性を引き出すこと。優柔不断な態度や
強圧的な態度では部下の自発性を引き出すことはできない。
期待と信頼を盛り込んだ指示で、その仕事に対する大義名分を与え
仕事の重要性を納得させろ。
