人は誰しも、諍いや争いなどのトラブルを嫌うのではないでしょうか。
そのトラブルの多くは、ちょっとした言動が原因であったり、それが契機となって人間関係がこじれたりしているようです。
かねてより、【心 de 経営】ということを基本に、永年コンサルティングをして参りました。「ｄｅ」は、フランス語の前置詞で、英語にしますと「ｏｆ」に近い意味合いであり用法であると認識しています。
「ｄｅ」を、英語の「ｏｆ」の意味で用いますと「心 of 経営」、すなわち「経営”の”心」となります。「ｄｅ」を、そのまま、日本語の「で」に置き換えますと「心で経営」となります。
ここでは、後者の「心で経営」に重点をおいて、経営に限らず、人間関係における「心づかいのあり方」を、平素の体験から感じるがままにを徒然に記述してまいります。それにしても、他人に優しくするには、自分に厳しくなければならないことを痛感しています。
期せずして日本経営士協会理事長の藤原久子先生も、心を大切にすることを常々口にされています。理事長とお話している中で出てきたことを中心にまとめています。ある意味では、藤原理事長との合作といえるブログです。
物事や人の心には多面性があります。お届けするブログが正論であるか否かは、皆様のご判断にお任せしますが、参考にして下さいますと幸いです。
■６ メールで意図をキチンと伝えるビジネス上の使い方
昨今、「インスタ映え」など、てをきらうような表現法があたり前になっています。ＳＮＳを使えないと生きて行かれないように錯覚することも多い時代です。
そのような中で、ビジネスの世界では、やはりメールや郵便が一般的です。正式な文書は、郵便でやりとりしますが、一般的なコミュニケーションは、メールが主流になっているといっても過言ではありません。
かつては、「ネチケット」という言葉が盛んに言われましたが、昨今では死語に近い感じとなっています。「ネチケット」は、いうまでもなく「ネット＋エチケット」の合成語です。
ネット、とりわけメール利用上のエチケットにウェイトを置かれていました。それも、通信速度の高速化やメモリー単価の低下から、求められるエチケットも変化して来ています。
通信速度が低い時代には、「短く簡潔に」という発想が主流でした。
昨今のように、「光速時代」においても、ビジネスパーソンの多忙生から「短く簡潔に」ということは基本といえます。
メールは、便利ですが、フェース・ツー・フェースのように、細かなニュアンスを伝えるのは苦手としています。ましてや「短く簡潔に」という精神を貫きますと、こちらの気持ちが必ずしも正しく伝わらないことがあります。
また、スパムメールが多い時代ですので、見落とされてしまい、時には失礼になったり、信用を失ったりと、大きな問題に発展してしまうこともあります。
便利で、あまりにも一般化してきているだけに油断をして失敗しないように配慮が必要です。
私が最低限度注意することを、いくつかご紹介したいと思います。
その一つが、タイトルの付け方です。
私は、メール・コミュニケーションの多い人とのやりとりは、その人やグループ、目的などの切り口でフォルダーを分けています。これは、多くの人がその様にしていると思いますし、そのフォルダーに自動仕分けをするような設定もしていると思います。
相手や目的などに応じて「コード」を、メールの件名のトップに付けるようにしています。
たとえば、仕事柄、日本経営士協会（略称：ＪＭＣＡ）の本部事務局とのコミュニケーションが多いですので、件名の頭に「JMCAj」と入れるようにしています。
自動仕分けも、件名のコードを用いて行うように設定しておきますと、受信だけではなく、送信メールも自動仕分けを容易にできます。
その後に件名を入れますが、できる限り、用件が直ぐに解るように記述します。
「JMCAj 打合会の件」というのでは、何の打合せなのか、いつ開催されるのか、相手の意図を受信者は解りません。
大切な連絡かと思ったら、メールの受信確認であったりして、手を休めて、優先させてメールを飛来とのに、ちょっと拍子抜けしてしまいます。
この様な場合には「JMCAj ○月○日の本部事務局打合せの議事録」というように具体的に記述します。そうしますと、「このメールは優先的に目を通した方が良いな」というような判断を、タイトルを見ただけで相手にしていいただくことができます。
時には緊急性が高いメールもありますし、必ず読んで欲しいということもあります。その様なときには、「JMCAj」というコードの後に【至急】とか【 重要 】という言葉を入れておきます。
お互い忙しいビジネスパーソンですので、相手の気持ちに添ったメールの件名を記述することも必要ではないでしょうか。
（ドアノブ）
