メールによる関係の悪化を防ぐ方法

ITmedia エンタープライズ

電子メールは手軽なコミュニケーションツールとして、仕事には欠かせなくなっている。特にIT業界の方は、システムの仕様確認などで社外の人と頻繁に電子メールをやりとりするだろう。電話では直接話しにくいことも、電子メールだと伝えられるという人も多いはずだ。

一方、電子メールには誤解を生みやすい一面もある。ちょっとした表現で人を傷付けたり、内容について思わぬ受け取り方をされたりするからだ。電子メールで議論を重ねているうちに、ささいな意見の食い違いで感情がもつれ合い、関係の悪化につながってしまうこともある。

コミュニケーションに重要な電子メールだが、普段から送信内容を意識している人は少ないはずだ。今回は、電子メールの送受信における誤解を防ぎ、意思疎通を図りながら情報を共有するためのポイントをお話ししよう。

(中略)

情報不足――。これが電子メールによるやりとりで誤解が生じる大きな理由である。

●電子メールで誤解を生まない方法

　電子メールで誤解が生まれるのは、多くの場合、やりとりの内容がネガティブである時だ。そこで、ネガティブな電子メールを送信する時に、わたしが意識している方法を紹介しよう。

＜「電子メールは誤解を招きやすい」という前提で使う＞

(中略)

＜感情的になっている時は、しばらく時間を置く＞

(中略)

＜ネガティブな電子メールを本人以外に送らない＞

(中略)

＜「You are OK, I am OK」を意識する＞

----------------------

お客様やアライアンス先などは、会ってから物事がはじまるので、会う・メール・電話の全てを使えますが、社内のスタッフ部門との業務上のやり取りでは、メールだけとか、メールと電話だけで行っており、一度も会ったことが無い、顔を知らないということがあります。

メールが基本ですが、誤解があるなと思えば、電話します。

電話でも誤解があると思えば、会います。

ネガティブな内容のメールするときは、ｃｃを送らないようにすることも実践しています。

ｃｃを入れるのとは別に、個別にメールしたり、複数のメールを書くこともあります。

感情的になりそうなときは、メールを返さない、電話するなどは必須だと思います。