｢すべての社員がイキイキ働くようになる｣仕組みと研修を提供する人材育成社です。
「テレワークを導入すると情報共有が後退する」とお考えの経営者、管理職の方は多いと思います。もともとコミュニケーションとは言葉のやり取りだけではなく、表情や態度、その場の雰囲気（あるいは”空気”）にも影響されるからです。
ずいぶんと昔のことなのですが、ある日私の職場にクレームの連絡が入りました。それはお得意先からで「今日が搬入日のはずなのに、いつまで経っても製品が届かない！」というお叱りの電話でした。
いつもは営業担当者か業務担当者が電話を受けるのですが、その時は2人とも不在で、たまたま電話を取ったのが部長だったのです。
翌朝、部長は部員全員を集めて「情報共有ができていない！」と雷を落としました。
では、テレワークに移行するとこうした「情報共有の失敗」はますます増えるのでしょうか？
答えはNoです。
社員が物理的に集まる職場では、忙しいとつい「うっかり」伝えるのを忘れてしまうことがあります。他にも「多分○○君がやってくれているだろう」とか「いつもと同じ内容だから課長に伝えなくて良いだろう」といったいわゆる「だろう現象」も起こりがちです。
一方、テレワークになるとコミュニケーションはほぼ文章に限られます。
ZoomやMicrosoft Teams といった、簡単にオンライン・ミーティングを実現できるソフトがあります。1対１はもちろん、多人数であってもFace to Faceの会議のような臨場感を味わえます。
しかし、テレワークでのコミュニケーションは結局「文章が99％」なのです。
だからこそ「うっかり」と「だろう」が生じにくいのです。もちろんゼロになることはありませんが、仮に1度でもコミュニケーション・ミスが生じた場合、それ自体が文字の記録となって残るため、再発する可能性は低くなります。
「文章として記録に残る」ことは、情報にリアリティを与えるのです。
テレワークの初期の段階では、情報共有は上手く行かないことでしょう。それは仕方のないことです。むしろ「上手く行かなかったこと」が明確になり、それを文章にして記録・共有できることは大きな利点です。
経営者、管理職の皆さん、顔を突き合わせてのミーティングに比べてテレワークでの情報共有には限界があるとお考えのことでしょう。
そんな時は思い切って「情報共有は文章が基本！」と社員全員に明言してみてください。そして、オンライン会議やビデオ通話は「文章による情報共有を補助するツール」と割り切って使ってください。
しばらく運用しているうちに、思ったよりも情報共有ができていることに驚くはずです。