結論から簡潔に報告しなさいおかしいことに、上司の前に行くと気後れするハン代理。
「言いたいことの要旨は何だ。」
今日も部長は業務計画を説明しに来た彼にまず怒鳴った。
ハン代理は部長の言葉に萎縮して「それはですね。」説明を続けようと努力した。ところが彼が言葉を出す前に部長が「何を言いたいのか聞いているじゃないか。」と言いながらいらいらしたせいで結局またブツブツ言いながら引き下がるしかなかった。
一般的に相手が自分の話を聞いてくれないとか、話をしていても反応が冷たいならば、その原因の大部分が自分にあると思うことが賢明だ。
「人が私の話を聞こうともしない。」
「一度でも部長が私の話を最後まで聞いてくれるといいのに。」
社会生活をしていてこんな考えをしょちゅうしたならば明らかに自分の話術に問題があるのだ。
有能な上司であればあるほど部下のくどい説明、要領の悪い話に苛々を感じる。それにそれなりの地位にいる人ならば、続いて起こる問題を短時間に処理しなければダメだ。到底要点のない部下の話ならば、むしろ後でもう一度話をしようと一蹴してしまいたくなるはずだ。
何の話をしようとするのかもはっきりしない部下の話を黙って聞いていることは、それも自分の業務だからだ。そうしながらも心の中では「後でもう一度話をしよう。」と言う言葉を数十回も叫んでいるかも知れない。
上司が自分の話にはじめから耳を傾けてくれないと思ったならば、まず自分の話術に問題がないのか振り返って見なさい。
報告することがある時は、まず結論を明白に経過を簡潔に説明しなければならない。提案しようとしたら何のための、何に関する提案なのかを一言で話せるようにしなければならない。
あまりにくどいと相手が先に疲れてしまう。いつも自分が一人で話をする時間は3分を超えないように注意しなさい。これはどのような対話においても適用される鉄則だ。
前にも述べた様に人が興味を失わないで話題に集中できる時間は思ったよりも短いということを覚えておきなさい。3分が過ぎると忍耐の段階だ。
特別に他の問題がある訳でもないのに、仕事のせいでぶつかることもないのに、二人だけで対話をする時になると際立って嫌気を出す上司がいたならばあなたの話術を変えなければならない。
あなたの中身のない話があまりにも長くて上司が苦痛をなめているのか、彼があなたを唯一、嫌っていているのではないという事実を覚えておきなさい。
※ 報告内容は結論から明白に、経過説明は最大限簡潔にしなさい。
上司があなたの報告内容に耳を傾けないならば
あなたの話術に問題があることを認めなさい。
