「仕事はいつもほぼ予定通りに進んでいます」
これは、先日お会いしたある中小企業の事務職の社員の言葉です。もう１人、仕事が予定通りに進んでいると言っている社員がいましたが、それ以外の26人は予定通りに仕事が進むことは滅多にないとのことでした。
昨今、「働き方改革」が叫ばれるようになり、弊社でも生産性の向上に関する仕事を担当させていただくことが増えています。その際、一番初めに「いつも仕事は予定通りに進んでいますか？」という質問をさせていただいているのですが、9割以上の人は「仕事が予定通りに進むことは滅多にないです」と答えます。
では、仕事が予定通りに進む人と、そうでない人の違いはどうして起きるのでしょうか。もちろん、担当している仕事そのものや時期の問題などもあるとは思います。しかし、これまで様々な企業に伺っている中で感じるのは、どうやらそれ以外に大きな理由があるのではということです。
冒頭の企業で、予定通りに仕事が進んでいると言っている2人のスケジュールノートを見せていただきましたが、びっしりと記録してあります。一日の時間ごとの予定とともに、実際にどういう状態であったか、予定通りに行ったのか、行かなかったのかが細かく記録されているのです。
さらに一日の終わりには、作業ごとの時間も算出して上司に報告をしているとのことでした。
これはまさに、一日の中でPDCAをしっかり回しているということです。一日のスケジュールを計画して（Plan）、実際に作業や予定を行って（Do）、できたかできなかったかを振り返って、（Check）、やり方を改善する（Act）というわけです。
さらに、スケジュールノートには予定通りにいかなかったところには赤ペンで実際に作業にかかった時間や、さらに予定外に行った作業についても記録してありました。
このように各々の作業にかかっている時間を上司に報告することで、上司はどの作業にどれくらいの時間をかけているのか、また、標準時間に対して作業が早く進められているのか、または余計な時間がかかっているのかを把握することができます。
時間が余計にかかっていしまっている作業については、別途、勉強会等をやることで情報を共有化することができますし、それを通じて仕事の平準化を図ることにもつなげられます。
冒頭の企業で、予定通りに仕事を進めることができている2人の上司は、以前から部下に一日の予定を徹底的に「見える化」させています。さらにそれをきちんと振り返えらせることによって、仕事を予定通りに進むようにさせていたそうです。
一方、予定通りに仕事が進んでいない人のスケジュールノートも見せてもらいましたが、そこには会議、面談、外出の予定だけが書かれていて、デスクワークの仕事については何も書かれていませんでした。
仕事が予定通りに進んでいる2人と、それ以外の仕事が予定通りに進んでいない人のスケジュールの管理の違い、これはまさに、上司の指導力の差と言えるのではないでしょうか。
「仕事の段取りの重要性」については誰もが認識していると思いますが、実際にこのように段取りのやり方を部下に指導できる上司はごく少数です。
つまりは、上司が部下に対してスケジュールをきちんと立てて見える化することを指導することにより、部下の仕事は想像以上に「予定通りに進む」ことになるということなのです。
さて、今年も残すところあと3か月ほどとなり、早くも来年用の様々なスケジュールノートが店頭に並び始めています。このスケジュールノート、年々種類が増えるとともに、その機能もいろいろとアップしているようです。
しかし、どんなに機能的なスケジュールノートを手に入れたとしても、そこに記入されるのが会議と面談と外出予定だけであっては、来年も仕事が予定通りに進むことは難しいかもしれません。
デスクワークで行う仕事もきちんとスケジュールを立てることが、仕事を予定通りに進ませることができるポイントです。
まずは、明日のスケジュールの記入から見直してみませんか。