Word オプション「詳細設定」「保存」の５番め、最終項は
次の文書を共有するときに再現性を保つ [＿＿＿＿＿]
これに２項目があって、そのひとつは
□ フォーム データを記号区切りのテキスト ファイルとして保存する
というものです。
Word の文書で、それぞれの内容にかかるデータは、テキストファイルにしておけば、ＯＳやアプリケーションの違うものにも読み込んで共有できます。
別の場で、またあらためてデータを打ち込むという方法は、データ量が多くなるにしたがって、拙劣さの実感が昂じていきます。
同じことを何度も繰り返さない、それもパソコン機能の生かしかたのひとつでしょう。
Word オプション「詳細設定」「保存」の４番めは
□ バックグラウンドで保存する
というものです。
編集前の文書と、編集後の文書を比べて見せたいときには、役に立ちそうです。
電池をつながずに交流電源だけで動かしているパソコンで、不意の停電のときにも役に立ちそうです。
バックグラウンドでの状態保存には、表側と並行して仕事をさせ、逐一記憶さておくように、パソコンが働かなければなりません。
遅い遅いと思いながら、どうでもよい仕事をさせておいたのでは、時間つぶしの効用しか得られないでしょう。
Word オプション「詳細設定」「保存」の３番めは
□ リモート先に保存されたファイルをこのコンピューターにコピーして、保存時にリモート先のファイルを更新する
というものです。
複数の場所に置いたそれぞれのパソコンで、ひとつのデータについて同じ編集作業をしたい場合、ＵＳＢメモリをあっちに差しこっちに差しと、データを運ぶことはできます。
しかし、データの取り次ぎをモノに頼るのは、どこか気が利かないと思えば、リモート操作という方法もあります。
リモートで作成編集したデータを保存するときは、その内容をいつも同じにしておきたいので、このオプションの出番ということになります。
Word オプション「詳細設定」「保存」の2番めは
□ バックアップ ファイルを作成する
というものです。
せっかく作ったファイルが、何かの拍子に消えてなくなってしまった、あるいはうっかり書き換えてしまってけれどももとに戻したい、そんなときに作ったすべてのファイルが、編集以前の内容で残っていると、なんとなく安心していられます。
ファイルの数はもちろん2倍になり、フォルダーの中もたて込んできます。
もし年に一度も使う機会が来なければ、それはたぶん無用の長物でしょう。
Word オプション「詳細設定」の大項目８番めは「保存」で、その最初は、
□ 保存前に標準設定を変更するかどうかを確認する
というものです。
全文書対象のテンプレートを変えたければ、そのときその操作をすればよいことです。
ある文書に設定したことを、標準設定にするかどうか、保存のためにいちいち聞いてもらいたくない、だからこれはオフにしておこうと、だれでも考えるでしょう。
ところが、Word のファイル置き場に忍び入ってきて、Normal.dot または Normal.dotm というテンプレートファイルに何か仕掛ける侵入者が、あらわれないとは限りません。
私はやられたことがないと言ってみても、それはその時以前のことで、その後に被害にあわない保証にはなりません。
ちょっと外出というとき、その都度施錠と確認をするかしないか、面倒と引き換えでなければ安心が得られないのは厄介なことです。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の最終項目は
次の文書を印刷するとき [_______________]
□ フォーム フィールドのデータのみ印刷する
というものです。
フォームフィールドとは、文書に必要な事柄を、決まったところに決まった形で入力できるように作られた場所で、次の３種類があります。
１．文字列形式：テキストボックスフォームフィールド
文字、数値、日付などの入力に使います。
２．リスト形式：ドロップダウンフォームフィールド
ドロップダウンリストの中から項目を選択して使います。
３．チェックボックス形式：チェックボックスフォームフィールド
オンとオフどちらかを選んで、二者択一または複数選択に使います。
通常の文書で、フォーム フィールドのデータのみ印刷をオンにしておいたらどうなるでしょうか。
その文書にフォーム フィールドをどこにも作ってなければ、印刷したとき真っ白な紙が出てくるでしょう。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の１１番めは
次の文書を印刷するとき [________________]
□PostScript のデータを文字列の上に印刷する
というものです。
ドロップダウンリストで PostScript 印刷するファイルを指定しておき、プリンターの性能に応じて使い分けができるというオプションです。
廉価プリンターでのお手軽印刷にはあまり用もないのですが、どんなことなのかをとりあえず覗いてみます。
PostScript は、文字も図形も、こう印刷しなさいという命令文に変えておき、それをプリンターに渡すと、受け取ったプリンターがそれを文字や図形に戻して描きだすという方式です。
少ないデータ量で、拡大、縮小のどちらでも品質が劣化せず、プリンターの解像度を精一杯使って切れのよい印刷ができるというものです。
プリンターの価格は、小サイズのものでもインクジェットの１０倍くらいですから、高価高性能を追及したい方はどうぞ。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の１０番めは
通常使う用紙トレイ：[_________]
です。
これにはドロップダウンリストが付いていますが、印刷は結果がすべてなので、その過程でどういう方法を選択するかは気に留める必要もないでしょう。
既定のまま試してみれば、うまくいくようにできています。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の９番めは
□ A4 または 8.5×11 インチの用紙サイズに合わせて内容を調整する
というものです。
たてよこ少しずつ長さが違い、比も違う、こういうところこそグローバルに踏み切ればよい気がしますが、なかなか。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の８番めは
□ 両面印刷時に裏面から印刷する
というものです。
絵だけ見れば、昨日の記事と同じこと。
表と裏と、相反事項なら、オプション項目は一つでよいのに。
忙しい人のためにオプションを考えると、プログラマーのあたまも忙しくなるようです。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の７番めは
□ 両面印刷時に表面から印刷する
というものです。
表面から印刷しないときとは、第１ページが裏面から始まる文書なのでしょうか。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の６番めは
□ 印刷するときに変更履歴を含むフィールドを更新する
というものです。
おさえどころは、対象のフィールドが、変更履歴として記録されている個所に含まれるかどうかのようですが、内容の変更が、その文書にとってよほど重要なことがらでなければ斟酌は無用でしょう。
軽い気持で使っている Word というソフトが、そんなだいじなことにも使われるのかと思うと、記録全体のガード方式のほうが心配になってきます。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の５番めは
□ 値の代わりにフィールド コードを印刷する
というものです。
さあ、またわからない言葉が出てきました。
Word で扱う「値」とは何でしょうか。
たとえば、Word 文書にページ番号が入るようにヘッダーを設定したとします。
最初のページに通常現れるのは「1」という数字で、次のページからもちろんこの数字が変わります。
これを「値」と呼んでいるらしいのです。
では、「フィールド コード」とは何でしょうか。
Microsoftサポートのサイトには「Word のフィールド コード」というぺージがあっても、しこにはフィールドコードの定義がありません。
・フィールド コードの概要
・フィールド コードの構文
・フィールド コードの一覧
という構成で、開けて中身を見なければわからない福袋式になっています。
知りたがるよりやってごらんという、体育会系の様式です。
別のサイトにこういう定義がありました。
フィールド コードとは、フィールドを識別するための文字列である。
知識優先の性向の人は、腑には落ちないまでも、これでひとまず安心できるかもしれません。
つまり、ヘッダーに１，２，３と表示させるには、文書データにフィールドコードが書き込まれているということでした。
Excel で、セルに数式が入っていても、通常目に見えるのは結果の値であるのとどこか似ています。
それにしても、このフィールドコードをわざわざ印刷したいというのはどういう場合のことなのでしょうか。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の４番めは
□ ＸＭＬ タグを印刷する
というものです。
これをＯＮにすると、XML ドキュメントに適用された XML タグが印刷されます。
これでは何のことかわかりません。
Word では .doc .docx .docm .dot. dotx .dotm .rtf .txt .pdf .htm .xml .mht .dic .thmx などとさまざまな型式の文書を扱うことができます。
このうち .xml の拡張子のついた文書を印刷するときに、文書構成要素各部分の役割や意味合いを示すタグも一緒に印刷できる機能が有効になるというものです。
XML の Ｘ は extensible 拡張可能 で、ユーザーが任意に定義できること、ＭＬ はマークアップ言語で、データを直接読み取れるように表現する技術であるなどと説明をしてもらっても、Word を使ってただ文書を作り印刷すればよい人にはその意味さえわかりません。
飛行機で旅行するのに、機体の構造やエンジンのことなど、知ったところでどうにもなりません。
XMLはインターネットのための汎用データ記述言語ぐらいのところでさようならにしておきます。
Word オプション「詳細設定」 「表示」 「印刷」の３番めは
□ ページの印刷順序を逆にする
というものです。
先に印刷されたページが下に重なっていくと、綴じ合わせるときには順序を入れ換えなければなりません。
第１ページがいちばん上になって印刷が終われば、そろえるだけでガチャン。
