Word オートコレクト・オプションの自動修正でふと思いつきました。
これは辞書代わりに使えそうです。
「こんにちわ」と打ったら「こんにちは」に、「すいません」と打ったら「すみません」と直してくれるような、ばかげたものではありません。
特定の文字列が何度も出てくるような文章をつくるときに役に立ちそうです。
これは Word のオプションなので、Word でなければだめかと思ったら Excel でも、そしてまさか Office外のエディターではと思ったら、これがなんと、ありがたいオヤオヤなのでした。
Word オートコレクトのオプションで、自動修正対象を自由に設定できますが、一つの修正文字列に複数の修正後文字列を設定することはできません。
たとえば、(C) と打ち込んだときマルC に修正されるようすでに設定されている場合、修正後文字列に (C:) を加えようとしても、すぐに「はいそうですか」と受け入れてはくれません。
後発の修正後文字列にしておきたい場合は「置換」という操作をすることになります。
自動修整のところに「置換」ボタンがあると、何をしてくれるのかと考えてしまいますが、この「置換」は自動置換ではなく、ユーザーの意思で修正対象の入れ替えをすることでした。
Word オートコレクトのオプションでは、自動修正条件に「書式なし」と「書式付き」のどちらかを選べるようになっています。
書式なしの修正というのは、元の書式のままテキストデータだけが入れ替わるということで、書式がなくなるはずはありません。
書式付きの修正は、文字や記号を入れ替えるだけでなく、別の書式にすることができるというものです。
たとえば社名や商品名などに特殊なフォントを使って、文書の中でも目立つようにしておきたい場合、書式付きの設定をしておけば、社名や商品名を入力したとたんにその部分のフォントが入れ替わるので便利です。
ただこの手を使い過ぎると、文書が下品になります。
宣伝の性格をもたせたい文書であっても、フォントを混ぜて使うのは、バーゲンセールの折り込みチラシのようになって、見る人によい感じを与えないこともあるので注意しなければなりません。
Word オートコレクトオプションには、こういう項目があります。
□ 入力中に自動修正する
「入力中」という状況は、日本語の場合は文字変換後確定したとき、欧米文の場合はキーが打たれたときのようです。
欧米文の場合は打つそばから文字になっていくので「入力中」の感じが出ますが、日本語の場合は、文字変換の前後最中どの瞬間も「入力中」と言えるので、どこかしっくりきません。
すぐ下にちょっとわかりにくくても指定条件を選択する行があるので、ここは「入力中」とわざわざ書かずに「自動修正する」とするか、あるいは書くなら「下の条件で自動修正する」とでもしておいたほうが、日本語としては自然のような気がします。
英文で出来上がっているソフトの翻訳版ではやむを得ないにしても、翻訳の正確さとわかりやすさのどちらを優先させるか、ここには映画の字幕に似た工夫の入り込む余地がまだありそうです。
それよりも、指定条件を選択させるなら、「する」「しない」を先に選ばせるのは順序違いではありませんか。
Word オートコレクトオプションのダイアログボックスの中に、[例外処理] のボタンがあります。
ボタンを押してみると、次に現れたダイアログボックスには、 [その他の修正] [先頭の大文字] [大文字と小文字]と三つのタブが用意されています。
[その他の修正] を、特定の条件よりも先に立たせているという、これは奇妙な配置です。
一般は個別に勝るとでも言いたいのか、ポピュリズムの怪しい香を潜ませたような、あまり心地よくないデザインです。
[先頭の大文字] タブでは、「文の先頭を大文字にする」 チェックボックスがＯＮのときに、指定した特定の単語の先頭文字を、勝手に大文字に修正させないという、例外処理を命じておくことができます。
[指定した文字列を修正しない] とある下の欄にその単語を書き入れて [追加] ボタンを押しておけばよいのです。
[大文字と小文字] タブでは、「2文字目を小文字にする」 チェックボックスがＯＮのときに、指定した単語の大文字と小文字の混在に目をつぶります。
[その他の修正] は、上の２項目以外の問題で自動修正したくない場合です。
ということは、「表のセルの先頭文字」、「曜日の先頭」、「Capslock の押し違い」 ということになりますが、「Capslock の押し違い」 で意地を張る人もいないでしょう。
日本語の場合、このオプションに関係がありそうなのは、カタカナとひらがなの区別ぐらいなので、欧米文を書く人以外には、まず縁の薄い話です。
Word オートコレクトオプションの２番めから６番めは、黙っていてもそうしてくれたほうがよい、ごくあたりまえのことです。
黙ってすればよいことを、「こうしようか」「これがほしいか」といちいち尋ねられるのは、恩着せがましくうるさい感じがします。
フォークとナイフより箸がお好みらしい客が来たら、黙って箸も置けばよいのです。
ただ、この中で [Caps Lock] キーのことだけは、何かもの足りません。
押し間違いではなく、気付かずに押してしまっていると、次の入力が思いどおりにならないのです。
こういうときにこそ「 [Caps Lock] を戻して」 ぐらいのポップアップメッセージが欲しいのですが、まだそれを見たことがありません。
Word オートコレクトオプションのはじめは、
□ [オートコレクト オプション] ボタンを表示する です。
[オートコレクト オプション] ボタンとは、さまざまなオプションボタンのなかで、オートコレクトするかしないか、呼びかけてほしいかほしくないかを、その場で選ぶボタンです。
カーソルを近付けたとき、ボタンが突然現れるのを、お好みかどうかでＯＮ/ＯＦＦは決まります。
なんでも一声かけてほしい人はＯＮを選ぶでしょう。
ただ、かけ声が小さいと、何を言っているのかわからないのと同じように、ボタンが小さく図柄を見分けにくいのが、このシステムの欠点のようにも思います。
Word のオプションで「表示」の次は「文書校正」です。
「文書校正」では、入力したテキストの修正と書式設定にかかわるオプションを変更できます。
はじめの項目は「オートコレクトのオプション」です。
まず、オートコレクトとはどういうことなのかを知らなければなりません。
これは、入力ミスやスペルミスなどを自動的に修正するための機能といわれています。
たとえば、行頭に番号をつけて箇条書きの形にすると、改行したとたんに次の番号がひとりでにはいるとか、行頭で字下げをしておくと、次の行もひとりでに字下げされているとか、全部小文字で打った英文の文頭がひとりでに大文字に変わるとか、気の利いたことをやってくれます。
ただ、便利な機能は、そうしてほしいときにはありがたいのですが、それを望んでもいないときには、いちいちうるさい余計ごとでしかありません。
いろいろな世話焼きを、これはやってほしい、これはいらないと、あらかじめ選択をしておく仕組みが「オートコレクトのオプション」です。
自分ではあまり考えずに何でもやってもらいたい人はＯＮ、余計なお世話の嫌いな人はＯＦＦということになるのでしょうか。
Word 2016 印刷オプションの最終項目は、
□ 印刷前にリンクされているデータを更新する です。
Word 文書に Excel の表やグラフを挿入するとき、「リンク貼り付け」という手続きを踏んでおくと、Excel のデータの一部を変えたときに Word に挿入してあったデータも同じように変わってくれます。
昨日の「印刷前 フィールド更新」は、Word 文書自身の中でのことでしたが、「リンクデータ更新」では文書の外のデータが変わったときに、表を貼り替えたりもう一方を書き換えたりしなくてもすむというものです。
これをＯＮにしておけば、相互に食い違いがないかどうかの気遣いなく印刷が出来上がるので、お試し印刷以外には確かで便利な状態になることでしょう。
Word 2016 印刷オプションの５番めは、
□ 印刷前にフィールドを更新する です。
フィールドとは、文書中に自動的に挿入される情報で、タイトル、日付、時刻、作成者名、ページ番号、ページ数、索引、目次、参照スタイル、段落番号、計算式、差し込み印刷、ジャンプ、ハイパーリンク、マクロなど、多岐にわたります。
文書の印刷面には、指定しない限りこのデータは現れませんが、編集のチェックだけに使う印刷は別として、フィールドというのは、作成した文書にとってだいじなデータです。
更新に何分もかかるはずはなく、印刷前の待機時間がほんのちょっと延びるだけのことですから、ここはＯＮにしておいたほうがよいでしょう。
と書いておきながら、重要データを Word で作らないうっかりユーザーの設定では、これがＯＦＦになっています。
Word 2016 印刷オプションの４番めは、
□ 隠し文字を印刷する です。
「隠し文字」は、文書の一部分だけ印刷しないようにできます。
前にも表示のオプションで同じことを書きましたが、これでは言葉が十分ではありません。
文書の一部分を「隠し文字」に設定すると、画面から見えなくしたり、印刷対象から除いたりすることができます。
表示のオプションでＯＮかＯＦＦ、印刷のオプションでＯＮかＯＦＦ、この２種類の設定が入り組んだらどうなるかは、下表のとおりです。
まことにわかりやすい、あたりまえの状態です。
Word 2016 印刷オプションの３番めは、
□ 文書プロパティを印刷する です。
膨大な量の文書から、必要なものだけを引き出して内容を確かめるには、片端から全部広げて見るのではなく、文書の一つひとつに属性が書き込まれた付箋をつけておくと便利です。
紙に印刷された文書では、付箋が増えるとだんだん見にくくなりますが、電子データの場合は、実用の範囲でならその数は問われません。
Word 文書のプロパティは、電子付箋と呼べるような、一発取り出しや一瞬整列に使える道具です。
これにどういう項目がどう書かれているかは、簡単な１行文書を作って、プロパティ印刷をＯＮにして印刷してみると２枚目に出てくるので、はじめから設定されている項目がすぐわかります。
既定の項目だけでなく、必要に応じて選別できる項目も数多く用意されています。
グループ、タイピスト、プロジェクト、メールボックス、リファレンス、リンク元、宛先、確認者、完了日、記録者、記録日、言語、顧客、行先、差出人、事業所、事業部、所有者、進捗状況、内容、電話番号、内容、配置、発行側、部署、文書番号、編集者、目的
こんな仕組みを使えば、議員の国籍なども正確に把握でき、その気があれば、当選確定以前に不適格者は淘汰できるでしょう。
あわざわざ後から気付くようにしておいて騒ぎの種を作り、だいじなことに時間を使わないというやりかたは、開発途上国なみのプロパティと思われてもいたし方なさそうです。
Word 2016 印刷オプションの２番めは、
□ 背景の色とイメージを印刷する です。
Word では、文書ページ全体に「背景」を設定できます。
単色、グラデーション、テクスチャ、パターン、図と、まさに色とりどりの背景を作ることができます。
せっかく作った背景を、「印刷する」にしておかない設定は、どういうときに使うのでしょうか。
ひとつ思い当たりました。
文章には、紙に印刷されて初めて気づくことがままあります。
「できたぞ、ホイ」と、自作の背景に惚れこんで、すぐさま何枚も印刷してみたら、字が違っていたのではガッカリです。
紙で渡すものは、紙の上でよく確かめる、この紙頼みが間違いを防ぐには効果大です。
ディスプレイ上では気付きにくい、何かの力があるのかもしれません。
Word 2016 オプションの大項目3番めは、「印刷オプション」です。
ここにある6個の設定項目の最初は、
□ Word で作成した描画オブジェクトを印刷する というものです。
ここで「作成した」というのには、Word の中で描いた図か、外部から持ち込んだ図か、そういう区別はありません。
「挿入」コマンドで、「画像」あるいは「図形」に属するものは「作成した」描画オブジェクトに含まれます。
では「テキストボックス」や「罫線」はどうなのか、それは実際にやってみればすぐわかります。
聞いただけのことよりやってみたことのほうが記憶に残りやすいので、「こうするとどうなりますか」という質問はあまり良薬にはなりません。
Word 2016 オプション 「常に画面に表示する編集記号」 の最終項は、
□ すべての編集記号を表示する です。
「すべて」と個別の記号の関係は、どうなっているのでしょうか。
「すべて」を有効にして置いた場合と無効にして置いた場合のそれぞれについて、個別の記号の表示をするかしないかを選択して、実際に編集画面の表示がどうなるかを比べてみると、表のとおりになりました。
こうしてみると、編集記号が全く現れなくなるのは、「すべて」でも出さず個別でも出さない選択をした場合となります。
個別を有効にしてあると「すべて」での無効は効かないということであれば、表示を出さないためには個別の一つひとつが無効になっていなければならないということになります。
そうなると、この最終項目の役割はどういうことなのでしょうか。
