【第２６１６回】 会議の目的

会議は何のためにするのか？

会議の目的をシンプルに言えますか？

会議の目的は、ずばり、「組織的に決定すること」です。

自分が所属するチームで、
何をやるか？
誰が責任者としてやるか？
いつまでに、どんなクオリティーでやるか？
予算はいくらか？
というようなことを決断、決定します。

また、何をやめるのか？
何を改善するのか？
過去、決断したことが継続できているか？
これらのことをチェックし、
問題ある分野に関しては、問題点を改善することを決定します。

こうした、「決定」を組織的におこなうために、
基本的なデータの提供や言語データによる報告が必要となるのです。


すなわち、「決断・決定」が目的で、
「報告、資料、データ」が手段という関係になります。

しかしながら、成果が出ない組織は、
報告や資料作成、資料提出、データ提出が目的となっていたりします。

肝心の決定が無いのです。

「決断・決定」が目的という意識が希薄になり、
報告が目的化することで、ダラダラと長い会議になったりするのです。

会議を開催する前に、目的を事前に明確化する。
そしてその決断をするために必要な資料は事前に配布しておく。
会議に参加する人は、事前にその資料に目を通し、
更に会議の目的を頭に入れておくことで、会議の時間は相当短縮できるでしょう。

ダラダラとした、時間だけかかる会議を皆さんの会社ではしていないでしょうか？