前回から引き続いて校内自主監査の話題。
学級会計の監査をしていると，気がついた点がありました。
「収入や支出の欄に書く日付は，領収書の日付に合わせるんですか？それとも，通帳の日付に合わせるんですか？」
「あぁ…，よく見ると，学級によってバラバラだね。そろえた方がいいかもね。」
ということで，監査後の全体報告会で話題にしてみると
「去年も同じ話題になりましたよね。そのとき領収書の日付に合わせるって決まったはずですよ。」
と，ある先生が思い出したように。
すると，別の先生が
「え？１学期の監査のときに，通帳の日付に合わせようって… 違いましたっけ？」
みんなうる覚えで，首をひねっています。
監査をしていると，こういう光景がよく見られます。
公簿や帳面には記載することがとても多くて，細かい点まで目を配ると，その書き方について「？」となるものも多いですよね。
じゃあ，本校ではどういう書き方で統一しようかと話題になり，そのときは「こうしよう」と，決定するのですが…
しばらくすると，また忘れられている。
徹底したいのは
監査に関する決定事項は，確実に記録して残す！
ことですね。
きっと，一般の会社では基本中の基本な作業でしょう。
学校の弱点は，職員が常に入れ替わるということです。
年度ごとにメンバーが多かれ少なかれ交代し，こういった決定事項も確実に引き継ぎがなされにくい状況にあります。
だから，そのときのメンバーで決めたことは，そのときに確実に記録に残す必要がります。
記録の仕方ですが，各先生方がメモしておく程度では物足りません。
教頭先生が日誌に記録しておくだけでは，共通理解が浸透しません。
となるとやはり，共通で保管する文書に記載することが一番ですね。
例えば
・次回の職員会議資料に「監査に関する共通理解事項」としてまとめる。
・次週の職員週報に，同様にまとめる。
・次回の監査前に，「前回の監査後に決定された事項」として資料を配布する。
・教育課程の１ページに「本校の校内自主監査の方法」というのを設け，毎年更新していく。
といった方法が考えられると思います。
いずれも，教頭先生か教務主任が係となってする作業になるでしょうか。
こういったシステムがしっかりなされている学校は，土台の安定している学校と言えるかもしれませんね。
