「すべての社員がイキイキ働くようになる」仕組みと研修を提供する人材育成社です。
「突発的な仕事に先手を打つ」
これは弊社が「仕事の渋滞解消」研修をはじめとして様々な研修を担当させていただく際に、メッセージとしてお伝えしている言葉です。
皆さんも経験をお持ちと思いますが、仕事をしている中で様々な「突発的な仕事」を依頼されることが少なくありません。そこで今後、突発的な仕事を依頼された際に内容を具体的に記録し、それがある程度たまったら見直しをしてみることをおすすめします。実は突発的だと考えている仕事であっても、ある程度傾向があるのです。そして傾向をつかめれば、先手を打つことができるのです。
さて、昨年から予期せぬ禍をもたらしている新型コロナウイルスは、まさに突発的な事柄でしたが、残念ながらうまく先手を打つことができず、世界中に感染が拡大してしまいました。コロナ禍は今しばらく続きそうですし、仮に今後終息に向かうとしても、また別の感染症という新たな突発的な事柄が起きないとは限りません。
このような突発的な事柄に対しては、いかに先手を打って備えておくかが重要なわけですが、これはビジネスの世界でも同様です。では、突発的な仕事に対して組織として少しでも柔軟に対応できるようにするためには、何を、どのように準備すればよいのでしょうか。
もちろんヒト・モノ・カネのような経営資源を潤沢に用意することも大切ですが、それがなかなかかなわない場合もありますし、実はそれだけでは足りないのです。
そこで、予想していなかった事柄が起きた場合、組織として適切に対応していくために必要なことは何かということを考えると、何と言っても「情報が滞りなくきちんと流れるようにすること」です。
情報とは、人間の体で言えば血液のようなものです。体に血液が流れなくなったり量が減ってしまったりしたら、最悪の場合には死に至る可能性すらあります。
同じ意味合いで、仕事の上で必要な情報がきちんと流れなければ、社員は判断に迷ったり間違った情報をお客様に流してしまったりなどの問題が起こりかねません。このように考えると、改めて情報はきちんと流れ、それがしっかり伝わらなくてはならないものだということがわかります。
では、そのためには何から始めるべきか。まずは、自分の組織の報告・連絡・相談（報連相）をあらためて見直し、必要であればしっかりと整えることからはじめるべきではないでしょうか。
「うちの部下は報連相ができていない」とおっしゃる経営者や管理職がいらっしゃいますが、報連相は下の階層が上の階層にのみ行うものではありません。上から下の階層への報連相もあるわけで、報連相は双方向で行われることによって初めて成立するものです。
ぜひ、このタイミングで「報連相」をしっかり行うようにという掛け声で終わらせるのではなく、どういう情報をいつ、どのように報告するのか、どういう事柄を誰に連絡するのか、また、相談する際のルールなどを整理し、情報がしっかりと流れる仕組みを整えてください。
もちろん、その場合には良い情報はもちろんのこと、マイナスな情報であっても伝えることができる風土づくりも欠かせません。それが、今後起こりえる未知の突発的な事柄に対応するために必要な準備ではないでしょうか。
