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「何でもかんでもオンライン会議をやりましょうと言われることが多くて、困っています」
これは、先日ある企業に勤める知り合いのA氏から聞いた言葉です。A氏の会社では、緊急事態宣言の解除後も週に2～3日は在宅勤務が続いているとのことですが、在宅勤務になってからもオンラインでの会議を頻繁に行っているとのことです。
A氏の話を具体的に聞いてみると、話し合う必要性を検討することもせずに、何でもかんでも即「オンライン会議をやろう」ということになってしまうのだそうです。
A氏は続けて「在宅勤務になってはじめの頃は、まだオンライン会議に慣れていなかったため、そんなに頻繁に会議をすることはなかったのです。しかし、その後皆がオンラインの使い方にも慣れて6月ころからは少々安易に会議をすることになってしまっています。まるで、子どもが新しいおもちゃを使いこなせるようになったことが嬉しくて、使いたくて仕方がないというような感じがします」とのことでした。
私自身もこの数ヶ月、様々なオンライン会議に出席しましたが、確かにリアル（対面）の会議のときと比べると、たとえば会議室の予約などの手間が必要ないため、開催するための敷居が下がっているように感じます。
また、リアルの会議であれば、予定時間を過ぎると次に予約している人が会議室を訪れたりすることがあり、その時点で会議を終了せざるを得ないときがあります。しかしオンラインではそのような制約はないため、会議時間が予定時刻を過ぎてしまうこともままあるように感じています。
日本の企業においては、オンライン会議が普及する前から会議の多さや、時間が長引いたりすることが問題になっていました。新聞の報道（朝日新聞2019年4月21日）によると、1万人規模の企業では年間に67万時間、15億円も無駄な会議に使っているとの記事がありました。オンラインになってもA氏の会社だけでなく、実は多くの企業でも同様の問題が起きているのかもしれません。
コロナ禍の影響により、オンラインによる会議が日本の企業に一気に普及して、はや半年になろうとしています。この間、メリットともに様々な課題もはっきり見えてきたのではないでしょうか。まさに、今こそがオンライン会議を効率的に進めるためのルールを考えるちょうど良いタイミングだと感じます。
オンライン会議で何を行うのか、報告なのか、意思決定なのか、その会議には誰が出席すべきなのか、時間はどの程度なのか、などなど考えてみる必要がありそうです。何も生み出さない会議は、製造業で言えば何も生産していないのと同じことです。
これを機に、自分の企業でのオンライン会議はどうか、あらためて見直してみませんか。
