私 「Aの処理はようやく覚えたので大丈夫なのですが、Bの処理が加わるとつい一方の入力を忘れてしまうことがあるのです」
税理士 「ミスの多くは、通常とは異なるやり方をした時に起こります。どういうケースであっても、例外にしないようにすることです。要は例外と思われるものであっても、その都度やり方を決めるようにしましょう。そうすれば、間違えることがなくなりますよ」
これは、税務処理に関する顧問税理士と私のやりとりです。
サラリーマンをやめて早6年になりますが、税の処理は未だに苦手な事務の一つです。特に、その処理の意味や目的をきちんと理解せず単に機械的に処理をしているものについては、少し処理の形が変わっただけで間違えてしまうことがあり、そういう時に冒頭のやり取りが繰り返されるのです。
頻繁に行う仕事上の手続きは、自ずと手順ができてルーチンワークとなりますから、そのルールに則って進めればミスをすることはほとんどありません。
その一方、この税務処理のように年に数回程度しか行わず、ルーチンになっていないものは、「滅多にないことだから」、「忙しいから」とその場しのぎで流してしまい、「例外」として特別扱いでルールを決めず処理をしてしまうことが多いように感じます。
また、「例外」にきちんと取り組むことには敷居が高いと感じてしまうのは、「きちんと理解していない事柄のルールを決めることは大変だから」と考えてしまうからだと思います。
しかし、「例外」のものであっても冒頭の税理士の言葉のようにその処理をする都度にルール化すれば、再びその類の仕事がきた時にはルールに則って処理をすれば良いわけです。やはり先ずは「例外」を作らないようにすることが大切なのだと思います。
かくいう私ですが、仕事以外でも自らルールを課したのにもかかわらず、ついつい例外に逃げてしまうことが実はあります。例えば、腹筋を１日に50回やると決めたのにもかかわらず、「残業で遅くなったから今日はやめよう」とか、「今日は疲れているからやめておこう」などと、自ら例外を作ってしまうことがあります。仕事であっても仕事以外であっても、まずは「例外に逃げない、甘えない」と意識して自分に言い聞かせることからはじめることが良策なのでしょう。
さて、冒頭の顧問税理士さんですが、一見クールなのですが、私が「例外」にきちんと対応できない時にも、税に関する私の稚拙な質問にも、例外なくチャーミングな笑顔でにっこり？ にんまり？しながら対応してくれます。いつまでもこの笑顔に甘えてはいけないと我が身に言い聞かせています。
（人材育成社）
