電卓よりエクセル！

確定申告の時期となり、私は今週の月曜日に税務署まで出向いて申告を済ませました。
さて、今年から医療費控除のやり方が変わっています。昨年までは合計金額のある明細書と一緒に領収書を提出すれば事足りていたので、領収書１枚について１行を使った明細書をエクセルで作り、合計金額の計算さえできれば作業は終了でした。
しかし今年から領収書の提出が不要になる代わりに、特定の１人が特定の１医療機関に１年間を通していくら支払ったかの合計金額を出すように変わっています。つまりは昨年までの明細書を作った後に、集計作業をしなければいけなくなりました。確定申告のサイトには、パソコンのエクセル用ファイルと印刷してから手書きで書き込むためのPDFファイルとが用意されています。老夫婦二人分の申告だと仮定するとコンピュータを使わない手作業の場合はこうなります。まず、領収書を夫のものと妻のものとに振り分けます。その後、夫の領収書をそれぞれの医療機関ごとに振り分けます。妻分も同様です。そうしてブループ分けされた１人の１医療機関に関する１年分の領収書の束を電卓をたたいて合計額を出す作業を繰り返して、金額を紙に書き写します。
教室の授業では、昨年まで練習していたエクセルの明細書の項目を新しい申告内容に沿った形式に作り替えた上で架空のデータで明細書を作り、集計作業をやってみました。まず受信者ごとに集計し、さらに医療機関ごとに集計するのがちょっと面倒でした。
実はエクセルにはもう一つ、ピボットテーブルという集計の機能があり、これを利用すると、明細書一覧から必要な集計作業があっという間に終わります。ピボットテーブルという魔法の箱に明細書を放り込むと勝手に答えが出てくるイメージです。実は週に２回あるフリーレッスンクラスの生徒さんにはお二人、このピボットテーブルの演習に取り組んでいる方がいらっしゃいます。でもエクセルがどんな処理をしているのかイメージするのがちょっと難しいので、通常クラスではデモンストレーションでお見せするのに止めるつもりです。