【第３７回】 電話を減らす工夫

電話が仕事の時間を奪います。

電話の本数が多いことで労働時間が長くなり、
大した結果を出していなくとも仕事をした気になってしまいます。

これってとても危険なことです。
労働時間が長いだけだったり、いろんな人と会議などで打ち合わせしているだけで
何も結果を変えていないのに、やたら本人が忙しがったりしている人がいます。

とても大きな勘違いです。

プロの世界では、最終的に「仕事＝結果」なのです。

しかもその結果は、１年２年という短期な視点ではなく、中長期的にちゃんと安定成長するか、
ということが大切なので、長い目で見なければなりません。

とにかく電話が多い、大して重要でない打ち合わせが多いというのは、
仕事をしているわけではない、というのが私の考えです。

だから、電話をまずは極力減らす努力をすべきなのです。

では、そのためにどういうことをしなければならないのか？
私はポイントは２つあると思っています。

まず１つめは、「出戻りの仕事をなくす」ということです。

自分自身がメーカーの営業をやっていたとき、
例えば見積の依頼を工場や見積センターに依頼するとします。

サッシの見積をする際、何を依頼書に記入しなければならないかというと、

① 外側の色と内側の色
② 形（縦すべりとか、引違いとか）
③ サイズ
④ 吊元
⑤ 硝子の種類（透明か型ガラスか、ということと、ＬＯＷ－Ｅガラスか標準ペアか、ということ）
⑥ 網戸の種類
⑦ 勝手口ドアの場合は中桟ありかなしか
⑧ 引違いのときは、外付けか半外付けか

など、こうしたことがしっかりと明記されていなければなりませんでした。

見積を依頼したら、工場や見積センターからの問合せが一切なく、
期日通りに見積を返信してもらいさえすれば、仕事がとてもスムーズです。

しかしながら、記入がいい加減な営業マンは、確認の電話がガンガン鳴ったりします。

私は極力電話をもらわないよう、人様に依頼をする際に記入漏れをなくす、
ということを徹底してやっていました。

そうすることで、見積担当者の方の時間も奪わなくて済むのです。


電話を減らすポイントの２点目は、「確認の電話がかかってこないようにする」ということです。

例えば、何かの商品を発注したとします。

それが配送センターに納品され、後は現場に配送されます。

配送センターの人から「これ、いつ持っていけばいいですか？」「どこに持っていけばいいですか？」
と確認されれば、また自分の時間が奪われますし、センターの担当者の時間を奪ってしまいます。

さらに、私に確認の電話がかかってきて、私がそれを工務店の現場監督に確認し、
監督が職人さんに確認し、というようになっていけば、１つの確認のために
何人もの人が電話しまくらなければならない、ということになるのです。

ですので、私は発注時点で、納品場所は事前に決めておき、さらにいつ持っていけばいいのか、
ということに関して、配送センターの方と現場の職人さんとでダイレクトにお話をしてもらうように
していました。

そしてその後、配送センターの担当者から報告をもらって、監督に報告する、
という流れにしていたのです。

報告の電話はすぐに済みますが、確認の電話は思いっきり時間が取られます。
だから基本的には報告の電話をいただいたり、掛けたりすることだけにして、
確認の電話をいただくことを極力減らそう、としていました。

こうした細かいことを徹底して、とにかく無駄な時間を使わないように心がけていました。
もちろん、今も心がけています。

段取りをしっかりと取って、私が間に入ることを極力減らし、
クライアントと業者さんでダイレクトにお話をしていただいたりしています。

こうすることで、１日に電話が１本も鳴らない、という日を多くしたいと思っています。


皆さんは、電話を減らす工夫、していますか？