自治会イベント予定日、会場使用不可

大変困ったことになった。

１/３１に自治会のイベントをマンションの集会室で実施する予定だったが、
管理組合主催の設備関係業者の説明会と被ってしまった。

こちらも当初は１/２４に開催の予定だったが、準備が間に合わず１/３１に延期したもので、
本日やっと広報を配布したばかりでこのありさまだ。

先週までは説明会の予定は予定表になく、集会室は空いているのを確認してあったのに、
また、今日まで説明会の開催告知も広報も見ていない、と言っても始まらない。

先週予定が入っていなかった時に先に予定を取ればよかったかというとそれもだめだろう。
おそらくは、１月初めの理事会で決めたんだろうから。

一応無駄を承知で業者説明会の日程を調整依頼したが、まあ無理でしょうね。

対策としては、（１）説明会日程を変更してもらう、ことのほか、
（２）屋外での開催（マンション中庭での開催）
（３）自治会イベントの日程変更
（４）中止
などが考えられる。

屋外は、案としては考えられなくもないし、他のイベントで屋外実施のものもあるが、
冬は餅つき大会くらいで、この時期の屋外イベントはやったことがない。

しかも今回は、みんなに「調理」してもらうイベントなので屋外では何かと心配だ。
詳しくは省くが、いろいろと手間も人数もかかるので、一番やりたくない案。
外でやるくらいなら中止の方がまし。

日程変更もあり得るが、節分（２/３）へ向けてのイベントが、時期外れになる。
クリスマス・ツリー作りをクリスマスが過ぎてからやるようなものだ。
また、その後も集会室使用の日程が詰まっており、調整は難しい。

中止はやりたくない案で、中止するくらいなら延期の方がましだが、
イベントの趣旨や、他の日程を考えると「中止やむなし」の感あり。

集会室が使えないとわかって、いろいろ考えた際に頭に中をぐるぐる回った案だ。

今は完全に煮詰まった状態で、自治会役員全員にメールで相談し、回答を待っている状態。

ただ、事態をどう解決するかと聞かれても、誰にもいい案は浮かばない気がしているので、
中止かなって気になっています。
幸い部材、食材は未調達だしね。