会員数約120名の会の事務局を十数年、PCできる適任者がおらずやらされている
入会金3,000円で、年会費500円。
567禍で、ほぼ活動休止状態ゆえ、年会費は受け取っていないから、預かっている会のお金は目減りする一方
約20万円のお金を預かる事務局、ずっと私が引き受けていてはいけないとは思うのだが…
なんせ会員の9割は、私よりも高齢で、気持ち程度の事務手当をもらって【ボランティア】くらいの気持ちでやっている。
年度末に会計を〆、監査を受け、役員に招集をかけて役員会を開き、総会の準備に入る。
4月に入ってすぐに、会員全員に総会案内の往復はがきを発送。
今年は、郵便事情を考えて『10日までに投函を』と赤書きしても、毎年必ず10通以上の遅刻組がいる
総会に間に合うのはマシで、終わって帰ってきたら、ポストに2～3通はある
欠席される方の委任状も素晴らしい
今年から捺印を省いたから、委任状と認められる確率は増えた。
けれど、『欠席』に○だけしたものを果たして委任状と認めて良いものかどうか
まぁ、田舎の大したことない会なので、全て委任状として数に入れている
投函締切を過ぎた11日に電話の問い合わせが2件あった。
「仕事で、欠席します。ハガキを出し忘れたのですが、良いですか」
」「余裕を持って10日〆にしました。委任状をいただけたらありがたいので、明日投函で総会には間に合います。お願いします」
う～～ん、こんな返答で良かったのかな
十数年やっていて、こんな問い合わせは初めてのことで驚いた。
いずれも、最近加入された数少ない私より若い人だった。
事務局を担当して、学ぶことは多かった。
総会を開くに当たって、まず出席者数と委任状の数を合わせて、総会員数の過半数に満たなければ成立しない。
過半数というのは会によって違い、その割合は利用規約によって決められている。
委任状の必要かつ重要性を知った。
利用規約、総会資料の作り方も理事の方々に教えてもらうことは多かった
今年は、例年よりも参加者は少なくなりそうだ
わずかな会費なので、できるだけ経費削減に努めた総会資料を作成、印刷した。
今日の午後開かれる総会、チャンチャンで、無事終われますように…