（一社）ハートマッスルトレーニングジム代表
主体的人生を構築する人材育成トレーナー
桑原朱美です。
今日のテーマは
「仕事と作業を分けると効率的になる」です。
前回の記事では、展望シートの活用方法と
シェア会の感想についてご紹介しました。
今日はその続編で「仕事と作業を分ける」です。
2023年展望シートであれこれ2023年の計画を立てていると、自分のパターンが見えてきました。
そこから、24時間をどのように組み立て、効率的で楽しく、
脳内メモリを開放しながら、主体的な仕事にできるのかを考えました。
その結果、導き出したのが「仕事と作業の定義を明確にして、時間を分ける」ということ。
当たり前と言えばあたりまえのことですが、これをもう一度、洗い直し
ルーチンとして取り入れるというやり方に、チャレンジ中です。
■仕事と作業についての桑原の定義
桑原は仕事と作業を次のように考えています。
講演や講座の資料を作ったり、講座や研修の時間、書籍の執筆
アイディアをまとめたり、メルマガを書く、ミーティングというのは、
「仕事」として考えています。
ちょっとした連絡や短時間の打ち合わせ、ちょっとした整理、コピーやメールの返信、
スケジュールの確認、フォルダの整理などは「作業」です。
様々な要素を1つのテーマでとらえ直したり整理をする
創造性やアイディアを形にするための連続した思考を必要とするもの
シングルタスクでできるもの（仕事をシングルタスクに落とし込んだものを含む）、
合間の時間にできるもの、一定のパターンにのっとってやれるもの、熟考を必要としないもの
↑ ↑ ↑
※上記の定義は、桑原が自分のやらかしパターンから分析した桑原の定義です。
■仕事と作業を分けてスケジュールを管理する
仕事と作業を分けて考えることで非常に時間管理がスムーズになっています。
月間予定では、講座や講演の締め切りから逆算して、
大体どのあたりからどんな「仕事」を入れていくかの大まかな予定を入れていきます。
Googleカレンダーの月予定表2月分（ルーチンと予定を入力済み）をA3サイズで印刷し、
〆切から逆算し、ざっくりとどこで何をするかを決めています。
この時だけ、アナログでロール付箋を使って、すでに入っている予定を見ながら
どの仕事をどこに入れるかをパズルのように当てはめていきます。
大体の仕事のメドをつけ、1つの仕事をロール付箋で見れることで
2か月の自分の動きを見ることができます。（付箋なので変更も自在）
そのアナログシートをもとに、Googleカレンダーの週予定を入力します。
1週間の中で、突然の用事や打ち合わせが入ったりすることもあるので、
余裕を持たせて作成します。
集中した思考と時間が必要な「仕事」の時間を確保することは、それほど難しいことではないですが、
「作業」の時間をどこで確保するかが、意外と悩ましいことでもあります。
講座や講演の資料作りは、集中したいので
途中で別のことが入って中断されたくないという気持ちがあります。
■「アジャストタイム」の設置
そこで、「作業」をする時間を「アジャストタイム（調整時間）」
として位置付けています。この時間に作業的なものをまとめてやるということで
ルーチンとして位置付けました。
作業でもちょっと思考を伴うものは朝の6時から7時としています。
（ここには、読書や運動タイム、スケジュール確認なども含まれます）
＜夜のアジャストタイム＞
夕食後は、気持ちがダラダラしがちなので、簡単な作業的なものを入れます。レシート整理、ネットショッピング、出張の切符予約、
フォルダの整理とか、ネットでの検索とかです。
週予定表には、「アジャストタイム」として記入するだけ
その日に何をするかは、Google Keepに書き出したTodoの項目から選択します。
自分のスケジュール管理、タイムマネジメントでは
Google様には、本当にお世話になっております(笑)
■1日の管理をする人気アプリの活用
ですが、1日の予定に関しては、別のアプリを使って管理しています。
それが、「1日予定表」というアプリです。
人気のアプリなので、ご存じの方も多いと思います。
1日の予定を入力すると、自動的に円グラフにしてくれる上に、
予定の10分前になると、Googoleカレンダーと同様、チャイムで教えてくれます。
未来の時間軸の計画を立てることは、頭の中の整理、メモリ確保には重要なことですが、
そこから逆算した「今日1日」をどう過ごすかは、もっと大切です。
さらに言えば、私たちが現実的にコントロールできるのは
「今この瞬間」だけです。
この瞬間の時間をどう選択して、どう生きるか。
それを有効に使うために計画があるのだと思います
この積み重ねが人生だとしたら、
主体性をもって自分の時間管理をしていくことの大切さが
おのずと見えてくるように思います。
チャレンジは続きます！
それでは、
今日も素敵な１日を！
この記事は、メルマガ「可能性をあきらめたくない女性のための時間と思考の使い方」 2023年1月1
2日号で紹介した内容に加筆修正した内容です。
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