秘書検定 ８９＊第１２４回 秘書検定 初めて３級を受験なさる方へ その５

　私は専門学校で「秘書検定３級」の授業を担当しておりますが、

多くの学生にとって馴染みが薄いのが「郵便知識」のようです。

３級のいずれの回でも必ずと言ってよいほど出題される「郵便知識」。

授業では、私宛てに届いた「料金別納・後納（こうのう）・受取人払」を始め、

「速達」「書留」「親展」「ゆうメール」「レターパック」などの郵便物を見せ、

「往復はがき」では「御出席」「御住所」「お電話」「御芳名」を訂正させています。

実際に目で見て手に取った経験は、教科書の中で学ぶより印象に残るものですし、

得た知識は「秘書検定」に留まらず、公私共に様々な場面で活かせるものと思います。


　それでは 郵便知識のまとめ をご確認ください。

【特殊取扱郵便物】書留・速達
一般書留：有価証券（小切手・チケット・商品券）
　　　　　　 引き受けから配達まで記録　破損や不着は実損額を賠償　簡易書留より郵送料が高い
簡易書留：「秘文書」など重要書類・生原稿
　　　　　　 引き受けと配達のみ記録　実損額5万円まで賠償なので5万円以下の有価証券には割安
現金書留：専用封筒を用いる　のし袋ごと封入可　現金を送る唯一の方法　小銭可
　　　　　　 郵便局の窓口で申告した封入金額で料金が決まる
とも 速達 可
本来 速達 は郵便ポストに投函可だが、書留 なので郵便局の窓口で手続きが必要。

【大量郵便物】
料金別納　　　　　同一料金の郵便物を10通以上送る際に便利　窓口で支払う
料金後納　　　　　郵便局の承認を得て毎月50通以上　1ヶ月分を翌月支払う
料金受取人払　　　郵便局の承認を得て100枚以上　
　　　　　　　 　　　 差出人に料金の負担が掛からないのでアンケート回収に便利

信書（手紙や案内状）の同封・同梱
ゆうパック（小包）・ゆうメール・他に ゆうパケットもあります
「ゆう」と付けば信書不可 と覚えましょう。（ただし簡単な送り状は可）

郵便ポストに投函可　　　　料金受取人払・ゆうメール・レターパック・速達
郵便ポストに投函不可　　　書留（一般・簡易・現金）・ゆうパック・料金別納

受領印必要（郵便受けに入れず対面で受け取る）　書留・ゆうパック・レターパックプラス
受領印不要（対面せず郵便受けに入れてくれる）　ゆうメール・速達・レターパックライト

　以上、お役立ていただけましたら幸いです。
　
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秘書検定 ８８＊第１２４回 秘書検定 初めて３級を受験なさる方へ その４

　秘書検定３級の筆記試験は全部で３５問あります。

そのほとんどは５つの選択肢から「適当」または「不適当」を選ぶ問題ですが、

問３１を終えてページをめくりますと、問３２はほぼ一面にイラストが描かれていて、

ここから先は記述問題となり、実際に数字や語句、文を書いてゆきます。

３級の場合、文と言っても１行ずつくらいですので慌てることなく、

採点なさる方が読みやすいよう、丁寧な字 を心掛けましょう。

そして、もうひとつ気に掛けていただきたいのが句読点。

このブログのように普通の文章では、読点「、」　句点「。」と書きますが、

「集中講義」「クイックマスター」「実問題集」などをご覧になってお気づきのように、

秘書検定における読点は「 , 」です。

ただし・・・

縦書きの文書における読点は「、」です。
読点の「、」「 , 」に関わらず、縦書き横書きとも句点は「。」です。
招待状や挨拶状などの社交文書では一般的に句読点を用いません。
　　　あけまして , おめでとうございます。
　　　あけましておめでとうございます

「、」と書いて得点に影響があるかどうかは分かりませんが、

上の級や「ビジネス文書検定」を目指すなら、この機会に「 , 」と書いてみませんか？


　問３２では秘書A（第１２０回までは「秘書A子」）の行動が問われます。

まず、問題文をよく読み、イラスト全体を見て不適切な点を探しましょう。

①　来客や上司などに対する不適切な行動　
②　ではどうすればよいか　

たとえば・・・

秘書Aが前方を向き客を案内するイラスト
①　客を案内する秘書Aが , 前を向いて歩いている。
②　客の斜め前を歩き , 客を気に掛けながら案内する。　　
　　
濡れた傘を手にした客を秘書Aが案内するイラスト
①　客が濡れた傘を持っているのに , Aは何もしていない。
②　傘を預かってから案内する。

階段の下に居る客の質問に階段の上から答える秘書Aのイラスト
①　Aが階段の上で , 来客の質問に答えている。
②　客の居る所まで階段を下りて答えるのがよい。

いずれも「秘書Aの不適切な行動」が問われていますので、文の主語は秘書Aです。

確かにイラストには、眉間にシワを寄せる上司や戸惑う客が描かれていますが、

「濡れた傘を持って客が困っている」など、他の人を主語にしないようにしましょう。


　「秘書検定」は配点が公表されていませんので、模範解答で自己採点しても、

「理論領域」と「実技領域」が６０％を超えているかどうか分かりにくいものです。

ただ、記述問題は知識や気遣い、文章力が表れる問題であることは間違いありません。

苦手意識を持たず、点を取りに行く気構えで臨みたいものです。


　　　
　　　いつかのランチ 　（自由が丘　ピーターラビットカフェ）　


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秘書検定 ８７＊第１２４回 秘書検定 初めて３級を受験なさる方へ その３

　初めて３級を受験なさる皆様は、お若い方が多いことと想像しています。

年賀状を出す枚数も、おそらく私の世代より少ないであろう皆様が、

印刷された返信はがきや封筒を郵送するとすれば、

それは招待状の出欠を伝えるはがきや、何かに応募するときの封筒でしょうか。

あまり馴染みはないかも知れませんが、この機会に覚えておくことをお勧めします。

　返信用のはがきや封筒には、先方の住所や所在地、氏名や企業名などが印刷されていて、

しかも切手代を払わせてはいけないという心遣いから、

予め切手が貼ってあったり、或いは「料金受取人払」と印字されていますので、

そのまま郵便ポストに入れれば、間違いなく宛先に届きます。

ただ、そこに 相手への敬意を込めるのが「敬称の書き換え」です。

先方は、返信用のはがきや封筒に自分の名前を記入していますが、

さすがに自分に「様」と書くのは気が引けるものです。

そこで、「様」の代わりに書くのが「行」（ゆき）

名前の真下ではなく斜め下辺りに、小さめの字で書かれていることもあります。

いずれにしても「行」のままでは失礼ですので、二本線で消しましょう。

そもそも「行」という漢字が縦二本線ですので、消したつもりが漢字の縦線と重なり

消えていないように見える場合もあるため、「行」を斜線で消すこともあるようです。

　さて、「行」を消した後、決まり事に沿って敬称を書きます。

敬称を書くのは最後のひとつだけ

企業や団体などには「御中」（おんちゅう）

役職名には「殿」

個人名には「様」

「敬称を書くのは最後のひとつだけ」ですので・・・

ABC株式会社御中　営業部御中　営業部長殿　山田一郎様

ABC株式会社　　　営業部　　　営業部長　　山田一郎様

問）それでは、次のケースではどのような敬称になるか考えてみましょう。

山田一郎営業部長　→　最後が役職名ですので「山田一郎営業部長 殿」

営業部長山田一郎　→　最後が個人名ですので「営業部長山田一郎 様」


　では、最後の問題にチャレンジしてみましょう。

問）秘書A子は上司から「L社総務部　武田行」と宛名がある返信はがきを渡され ,

出しておいてもらいたいと指示された。このような場合 , 相手に対する敬称は

どのようにすればよいか , 適当と思われるものを一つ選びなさい。

「行」を二本線で消して ,「様」と書く。
「行」を二本線で消して ,「御中」と書く。
　印刷されているので , そのままにしておく。
「総務部」の後に「御中」を書くだけにする。
「総務部」の後に「御中」を書き ,「行」を二本線で消して「様」と書く。

正解は です。

覚えておけば、「秘書検定」や「ビジネス文書検定」ではもちろんのこと、

プライベートな場面でも大いに役に立ちますよ。


　　　
　　　紅茶が好きな秘書にゃんこ、実はコーヒーも大好きです
　　 （帝国ホテル東京　インペリアルクラブラウンジ）


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秘書検定 ８６＊第１２４回 秘書検定 初めて３級を受験なさる方へ その２

　前回は、問題文と選択肢の両方に、適当なら○、不適当なら×を付ければ、

どちらを問われているのか分からなくなるのを防ぐことが出来、

また、提出前に読み返すとき役に立つと申しました。

ただ、○か×か分かりづらい問題もあります。

秘書検定とは関係ありませんが、ちょっと練習問題を作ってみました。

問1　 で、渡ってよい適当な色を選びなさい。

青信号
赤信号

このような分かりやすい文なら、○×を付けるまでもなく 青信号と答えられます。

問2　 で、渡ってはいけない適当な色を選びなさい。

一瞬「？」と思っても、 赤信号を選ぶでしょう。

問3　 で、渡ってはいけない不適当な色を選びなさい。

上の問1と2が無くいきなり出題されたら、どちらか迷ってしまいませんか？

このような場合、問題文の不適当に×を付けたところで混乱するばかりです。

「渡ってはいけない」という否定的な文の「不適当」ですので、これは「肯定」

つまり「渡ってよい」という意味になり、答えは 青信号

問題用紙の余白にでも「渡ってよい」と書き、選択肢 にも○×ではなく、

「渡ってよい」「渡ってはいけない」と書いた方が分かりやすいかも知れませんね。


　それでは、試しに次の問題を解いてみましょう。

問　次は上司について社外の人にむやみに口外してはいけないことである。
　　不適当と思われるものを一つ選びなさい。

在否　　 肩書き　　 出張先　　 健康状態　　 出退社時間

「口外してはいけないこと」の「不適当」は「口外してもよいこと」

正解は 肩書き　です。

問題をもうひとつ。

問　上司が「A子は気遣いが足りない」と言っていたと先輩から聞かされた。
　　どのようなところがそう思われたのか、不適当なものを一つ選びなさい。

ご馳走になったとき、好きなものを勝手に注文してしまった。
風邪気味の上司に、無理せず帰った方がよいと言わなかった。
終業時間を過ぎても会議中の上司に、メモを残さず帰ってしまった。
上司とエレベーターに乗ったとき、自分が先に降りてしまった。
長時間の会議から帰ってきた上司に、込み入った報告を何件もしてしまった。

A子さん、こんなに思い当たるなんて気遣いが足りなさすぎ

それはさておき、「気遣いが足りない」の「不適当」は「気遣いが足りている」

正解は 風邪気味の上司に、無理せず帰った方がよいと言わなかった。

帰るか否かは上司が決めることで、案じているからと言ってA子が進言するのは

したがって「帰った方がよいと言わなかった」のは「気遣いが足りている」となります。

否定文の不適当は肯定

問題文をよく読み、余白にご自分が区別しやすいメモを書いて取り組みましょう。


　　　
　　　秘書にゃんこ、季節の花に囲まれてごきげんです

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秘書検定 ８５＊第１２４回 秘書検定 初めて３級を受験なさる方へ その１

　6月に入り、今年度最初の秘書検定が間近に迫って参りました。

当ブログは、面接試験を受験なさる準1級と1級の方を対象としていますが、

専門学校で「3級 筆記試験」の授業を担当する中で、

3級こそ秘書検定のスタート であると、今更ながら痛感する日々です。

特に高校を卒業したばかりでアルバイトの経験しかない若い学生は、

将来どのような職業に就いても役に立つ秘書の知識や振る舞いに興味津々で、

私のように社会人生活が長い者にとってはとかく現実と比べてしまう事柄も、

新鮮な気持ちで素直に受け止めております。

それだけに、スタートである「3級 筆記試験」には是非とも合格して、

できればその先の級へと、興味や向上心を持ち続けてほしいと願うところです。


　というわけで・・・初めて3級を受験なさる皆様に向けてお伝えする「その１」

選択問題では、問題文と1）～ 5）の両方に、適当なら○　不適当なら×を付けましょう。

理由：「不適当」が続くと、「適当」を問われても「不適当」を選びがちなため。
　　　 提出前に見直す際に分かりやすいので。

例）秘書A子が上司に,食事は済んだかどうかを尋ねる場合の不適当な言葉遣いを一つ選びなさい。
　　（第111回【マナー・接遇】実技 より）
　　 このように不適当には下線が引いてありますので、その下に×を付けましょう。
　　
　　○1）「お食事はお済みですか」
　　○2）「お食事はされましたか」
　　×3）「お食事はいたしましたか」
　　○4）「お食事はなさいましたか」
　　○5）「お食事は召し上がりましたか」
　　 1）～ 5）にも○×を付け、問題文に×を付けた不適当と一致する 3）を選びます。

それでは次の問題を解いてみましょう。（第111回【一般知識】理論 より）

問）用語と意味の組み合わせで, 不適当と思われるものを一つ選びなさい。
　　念のため・・・ や に○×を付けませんように
　
　　1）ブランド　＝　商標
　　2）メディア　＝　媒体
　　3）パテント　＝　特許
　　4）スタンス　＝　選択
　　5）リサーチ　＝　調査

いかがでしょうか？　
×4）が不適当ですね。（「スタンス」とは「立場」のこと）

この要領で、不適当 なら下線の下に×、適当（太字）なら○で囲み、

1）～ 5）にも○×を付けて合致するものを解答用紙に記入しましょう。

ただ、秘書検定では○か×かを迷う問題が多々あります。

その場合は、取りあえず△や？を付けておくのもよいでしょう。

その問題だけに集中するより、一巡した後で読み返すとスッキリ解けることもあります。


　　　　　
　　　　　いつかのランチ （日本橋三越 フォートナム＆メイソン）


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