自分の机は仕事の現れ

仕事場のデスクでも自宅の机でも、
または、
キッチンやダイニングのテーブル、
リビングのテーブルのまわりも、
どうしても整理がつかない人がたくさんいます。

だれかが整理しても、
すぐに同じ状態にもどってしまうタイプです。

書類の場所などがわからなくなる、
などといって、
人には自分のデスクを触らせないというのが
最悪のパターンでしょう。

デスクはその人の性格を象徴してもいますが、
その人が仕事をうまくできるかどうかをも
大きく左右します。
整理されていなくて、
見苦しいというばかりでなく、
書類や筆記道具、
文書が入ったＵＳＢ、
場合によっては印鑑などが
どこかにいってわからなくなってしまう、
ということもあります。
そうなると、
いつも探し物をすることになり、
時間を無駄に費やしてしまうわけです。
当然仕事ははかどりません。

思い切ってデスクを大整理したほうがいいでしょう。
ただし、
また同じ状態にもどってしまっては
意味がありません。
対策としてはデスクの上になにもない状態にして、
縦長の物、
平べったい物などいろいろな箱を５，６個置きます。
この箱の中以外に物を置かないのです。
箱は仕事別の箱、
筆記用具・文具・印鑑専用、
仕事と関係ない書類の箱、
その人への手紙など文書の箱、
その日の箱などとします。
ある日、
デスクにきたらその日の箱に
その日の仕事を入れます。
すると、
その人がいなくても
その日に必要な物はだれが見てもわかるわけです。

一日が終わったら、
その日の箱は空にします。
そう、
ちょうどパソコンでフォルダを作るのと同じです。

机の上を箱が占領していてもいいのです。
そのデスクで作業をする人がいないのに、
デスクの上が空いている必要はないからです。
箱は積み重ねられるようにすれば、
デスクの上を広くすることも一瞬でできます。
終わった仕事は、
仕事の箱のまま机の下に収納します。
これで、
だれでもあとからその仕事について調べたり、
資料を探すことができます。

もし、
数人が関わる大きなプロジェクトがあったとしたら、
そのプロジェクト専用のデスクを
特別に作ることをお勧めします。
こうすれば、
担当者がいなくてもデスクが
すべてを管理する情報ステーションとなるのです。