これも議長になったからこそ、できること。決裁基準と稟議×回覧ルールを見直しました！

昨日は、公園清掃→防災倉庫点検→甲山で虫捕り→縄跳び5000回→半沢直樹という充実のラインナップ。
半沢直樹ロスについては置いといて、この時期になるとバッタもカマキリもデカくて燃えますね。
鎌で挟まれると、痛い痛い。
　↓


それにしてもカマキリってアップで見ると、酷薄そのもの！って顔してますね...
まじまじ見ると、ちょっと、こわいぞ。。。
　↓


てな話はさておき、本題へ。
少し前に「市民サービスのオンライン化を進めていくべき！」という話をブログで取り上げました。
　↓
【ご参考】
一番のサービスは「窓口の感じがいい！」ではなくて、「わざわざ役所まで行かなくても必要な手続きが済ませられる！！」こと。そのための取組を推進するべきです！＠2020年8月のブログ

で、これとは別に、役所内の業務についても「紙やハンコは出来るだけなくしていくべきだし、効率化を進めていくべき！」という話があるわな、と。
例えば、いわゆる稟議書についても同じことが言えると思っています。

組織で物事を決定していくためには稟議書を起案し、決裁を受けるという形が一般的かと思います。
一方、議長と言う立場で、稟議で回ってくる書類を見ていると、
-----
●チーム員全員が稟議書を見て、確認印を押す必要があるのか？？？
●そもそも、この内容に、議長の決裁が必要なのか？？？
-----
と思うことが多々あったんですよね。

というわけで議会事務局職員さんの協力を得て、議会事務局内の決裁基準を見直しました。
例えば、議事調査課については
-----
●単なる情報共有案件は議会事務局内での決裁にとどめ、正副議長には回さない
●判断を要するものでも内容によって、
　→正副議長には回さない
　→局長決裁を次長・もしくは課長決済にするなど決裁ラインを下げる
-----
という見直しが提案されたことを受け、その内容に則った見直しを実施。
結果、格段にスッキリしたと感じています。
なんせ、回ってくる書類の量が目に見えて減りましたもの。
　↓


また
-----
●漫然と多くの職員が資料を確認して押印するのではなく、事務分担に応じて回議者を精選する
●紙資料とデータによる稟議書が混在している現状を改め、極力、データでの稟議形式に統一する（＝ハンコをなくす）
-----
といったあたりについても提案した通り、きちんと対応してくれているようです。
世の中的にも、こういう流れはグッと強まっている感じですし、ますます進めていかねば！ですね。
　↓
河野行革相「ハンコ」を一刀両断!賛同続々で行政手続きのオンライン化にも意欲@2020.9.25付・yahooニュース

それにしても、ほんま議会事務局の職員さん、ちゃんとしてます。
こういう形で、投げた課題にきちんと対応してもらえると、非常にやりやすいし、提案のしがいもありますね。
副議長を務めさせていただいた時に、議会事務局業務の見直しに取り組んだ時にも強く思ったことですが。
　↓
【ご参照】市政報告52号（2018年2月発行）


一方で、つくづく限界を感じたのが「議会事務局の決裁ルール自体が市のルールに基づいている。なので根本的な部分の見直しは出来ない...」というところ。
「鉛筆一本買うのでも課長決裁が必要！」という点に表れているように、西宮市の決裁権限は、かなり上の方に行っている印象を持っています。
また、それとは別の問題として、具体的な基準が甚だアバウト...という問題もあります。
「特に重要なもの」「重要なもの」「一般的なもの」「軽易なもの」って、区分としてどんなもんなんですかね。。。
　↓


現状の決裁のあり方には、
-----
●本来、必要がないところにまで決裁をまわすことで意思決定に時間がかかる
　→また必要がない人にとっては、その内容を確認することも含めて業務上の手間が増える
●必要以上に多くの職員の決裁がなされることで、意思決定の過程が分かりにくくなる上、責任の所在が不明確になる
-----
という課題があると考えています。
それやこれやを考えると、全庁的に整理するべきだと思うんですよね、この話。
きちんと整理されているところでは整理されている。
でも、そうなっていないところでは、テキトーに放置されたまま。
そして、その全容は誰にも把握できていないし、ルール化もされていない、という現状には非常に問題があると思うわけで。
納税課さんのように、ちゃんと整理している部署だって存在するのですから、そういった良い例を参考にきちんとしたルール化を進めるべきだと思っています。
　↓


様々な課題について、基準を示したり整理したりすることなく、各所管に任せっきりにしているのは、西宮市役所の非常に悪いクセだと思っています。
他にも色々ありますが、この問題にも全庁的に取り組むべきですよね。
　↓
【ご参照】
創設から15年が経過した、指定管理者制度。この間、明らかになった様々な問題への対策をきちんと講じるべきです！＠2019年3月のブログ

そのためにも現状の調査を進め、きちんとした指摘・提案を行っていかねばなりません。
ここらへんについても、しっかり取り組んでまいります。

というわけで、今日のブログは、このへんで。
それでは失礼いたします。