Word ドキュメントの保存：１

Word オプションの文書構成の次は「保存」です。
ここでは、ドキュメントの保存方法を設定します。

はじめの項目は「標準のファイル保存形式」です。
この標準というのは、ユーザーそれぞれが自分で決める標準で、神様が決める標準ではありません。
ドキュメントファイルを保存するときに、何も指定しなければ、これが標準だと決めたファイル形式で保存されます。

保存するときのファイル形式は、作った文書を、ほかのパソコンで読みとるときにお断りを出されないように決めておきます。
選定は、ファイルを「作る」ためではなく、次の「開く」という工程に差し障りをなくすためです。

「ため」「ため」と書きましたが、「保存」という行為の目的は、貯めておくことにあるのではなく、次に開く準備なのです。
作ったそのときに一度で用がすみ、後に開くことがないファイルならば、保存する必要はありません。

ひとつだけ例外があります。
ごく初心者の「保存」の練習、こうしておけばまた使えるという、実感の体験のために行う場合です。
その場合は、保存で終わりにせず、削除の練習もしてもらいましょう。
パソコンにゴミを貯めるのはまったく無意味なことですから。 

 

 

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Word 文書校正設定：２２

Word の文書校正には「例外」という項目があります。

既定では、構文や助詞の用法が通常と異なる場合は緑色の波線、単語の綴りに誤りがある場合には赤色の波線がそこに表示されます。

作成文書を開いている状態であれば、「例外」 項目名の右側に、その文書のファイル名が表示されます。
下側にある２項目にチェックを入れ [ＯＫ] ボタンを押せば、例外が適用され、波線があらわれなくなります。

「例外」 の対象を ［すべての新規文書］ に指定しておけば、うるさい波線はどのファイルでも表示されません。
しかし、気付かずに直っていて、自分の行動がすべて正しいと思い込めば、それを頼りに間違いを続けることになります。
Word の文書ぐらいであればともかく、一国の運命を託された役割の場合には、国そのものがなくなってしまうかもしれません、くわばらくわばら。

 

 

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Word 文書校正設定：２１

「Word のスペル チェックと文章校正」の５番めには、次の項目があります。

 □ 文書の読みやすさを評価する

読みやすさの感じ方は、文書の種類によって異なります。

ここには「文書のスタイル」を選別するメニュが用意されています。
選別できるメニュが４種類、そのほかに３種類までユーザーが設定でき、その条件が校正基準になります。

用意されている４種類はつぎのとおりです。

・くだけた文 ・・・ メールや私的な文書、緩めな評価
・通常の文 ・・・ 一般的な文書
・通常の文（校正用） ・・・ 正確さが重視される私文書、厳格な評価
・公用文（校正用） ・・・ 公用文、厳格な評価
これにユーザー設定用として、独自の文書スタイルが加わります。

文書の種類を選んで [設定] ボタンを押すと、「文書校正の詳細設定」というダイアログボックスがあらわれ、そこでどういう校正方法を採用するかを決めることができます。

こういう仕組みを頼りに校正すると、どういう文書が出来上がるのでしょうか。
正確一途の法律の文章が、どれだけ読みやすいか、「文書の読みやすさ」とは何か、ますますわかりにくくなっていきます。

 

 

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Word 文書校正設定：２０

スペルチェックについてこんなＱＡがあります。
「Word のスペルチェックと文章校正」

質問の意図と回答との間に、いくらかかみ合わない部分もありますが、この回答で紹介されている「Word 文章校正は何の役に立つか？」という表題のサイトには、文章校正にはこれだけのことが必要という項目が列記されていて参考になります。
何か書いてみたけれどもどうですかとひとに問う前に、自分で確かめるチェックリストにも使えそうなものです。
いわば作文の初歩のことがらですが、つい気付かずにいることが見つかるかもしれません。
懐中電灯のように、暗闇の一人歩きには役立つでしょう。

Word に組み込まれたこのシステムは、本来は書き手が自分の頭で考え、文章を作り上げていく制作作業に、パソコンの力を借りて効率を上げようというものですから、業務用文書には便利かつ有効です。
しかし、これを論文や文学作品に使ったのでは、人間性の一部を機械に譲り渡すようなことになり、あまりいただけません。
出来上がりは早く、上手に使えば一見整然とした文章にはなっても、作者のこころがしみ込んでいない文章になることは否めません。

 

 

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Word 文書校正設定：１９

「Word のスペルチェックと文章校正」の１～４番めの項目は、
 □ 入力時にスペルチェックを行う
 □ 自動文章校正
 □ よく間違う単語
 □ 文書の校正とスペルチェックを一緒に行う　　です。

この４項目は、ばらばらにＯＮ/ＯＦＦの選択をしてみても意味がなさそうで、なぜこういう選択項目が設けられているのか、よくわかりません。

しかし、誤字、脱字があれば、その部分が入力中にその場で修正されていくのは便利ではあります。
ただし、精度には問題がありそうです。

たとえば、「九州最高峰」と書きたいのに「吸収最高峰」と誤変換されても、それを確定してしまえばそれまでなのです。

よく気づいてはくれるがあまり頼りにならない、校正のお手伝いさんぐらいに思っていればよいのかもしれません。

 

 

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Word 文書校正設定：１８

「Word のスペルチェックと文章校正」は、「単語ごとの校正と文章の校正」と読み替えてみると、ここに Word と書かれているのは、Microsoft Word というソフト名ではなく、「単語」を指すのではないかと想像できます。
「単語 のスペルチェックと文章の校正」と書き換えてみると、その大項目の意味が見えてきます。
それにしても、Microsoft Office のスペルチェックと、ここでの単語のスペルチェックが、別のことのように扱われているのは解せません。

利用者が、一つの手続きを、違う窓口に行ったり来たりしなければならなかった、昔の役所を思い出します。

包含されることを別々に扱っていると、どこかにちぐはぐな状態が生まれます。
ライフライン計画は都市計画の一部であるのに、その進み方が早い者勝ち競争のようになると、駅前目抜き通りに大穴があいてしまうという困ったことも起きるでしょう。
総括をつかさどるところが、その場その時に都合のよい扱いをしていると、どこかいびつな、使うほうにとっては迷惑なものができあがってしまうのです。

 

 

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Word 文書校正設定：１７

Word 文書校正オプションの次の大項目は
「Word のスペルチェックと文章校正」　　です。

ここでは何を設定するのか、それ以前に、前にあった「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」と「Word のスペルチェックと文章校正」との別々の大項目がなぜ必要なのか、その疑問に引っかかってしまいました。

Office 共通ではなく、Word 独特のスペルチェックとはどういうことなのでしょうか。

最初の項目は、これです。
 □ 入力時にスペル チェックを行う

Word に限ってチェックする？　わかりません。

 

 

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Word 文書校正設定：１６

Word 文書校正オプション「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」項の末尾には [ユーザー辞書] のボタンがあります。
このボタンを押すと、「ユーザー辞書」という窓が現れ、ユーザーが思いおもいに作った辞書が一覧の形で表示されます。

こういうものは、たびたび使うものでなければ、すぐに忘れてしまいます。

「ユーザー辞書」の窓には [単語の一覧を編集] というボタンがあって、そこで中身を確かめることも追加あるいは削除することもできます。
せっかく付いていてもこのボタン、一度も手を触れられずに一生を終わる、シャツのスペアボタンとどこか似たようなところがあります。

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Word 文書校正設定：１５

Word 文書校正オプション「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」の５番めは、
 □ メイン辞書のみ使用する　　です。

この設定をＯＮにしておくと、文書のスペルチェックのとき、単語の候補リストにユーザー辞書の単語が含まれなくなるということです。
どういう場合にその条件が必要になるのでしょうか。

考えられることとして、こんなこともあります。
ある特殊な条件のもとで、頻繁に使われる長めの単語を、打ち込みの手間を省くために、短いスペルで登録しておいたとき、特殊条件外、つまり平常の用途では自動修正がかえって邪魔になります。
そのときに、この「メイン辞書のみ使用する」という設定にしておけば、余計なことはしてくれなくなります。

もうひとつは、共用のパソコンでスペルチェックを利用した個人好みの使い方で設定しても、「メイン辞書のみ使用する」という設定に切り替えれば、通常の使い方に戻ります。

いずれにしても、この種の設定は、いまどうなっているのかということが、だれにでもごく簡単にわかるようになっていないと、「なんだ、うるさいな」が先に立って、快適な使用の妨げになると思うのです。
例外状態にあるとき、起動直後にそれを知らせる、うまい方法はないものでしょうか。

 

 

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Word 文書校正設定：１４

Word 文書校正オプション「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」の４番めは、
 □ 繰り返し使われる単語にフラグを付ける　　です。

何度も同じ言葉を繰り返すのは、繰り返すことに意義がなければ厭味か拙劣のどちらかになります。

文章の中で同じ単語が繰り返されたとき、フラグを出してくれるのは、繰り返しているがそれでよいのかという注意喚起です。

同じことを厭きも懲りもせずに繰り返すメディアでは、このフラグ付けがＯＦＦになっているのでしょう。

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Word 文書校正設定：１３

Word 文書校正オプション「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」の３番めは、
 □ インターネット アドレスとファイル パスは無視する　　です。

ＵＲＬと呼ばれているインターネット アドレスや、ファイルやフォルダの所在を示すファイル パスには、さまざまな記号が入り、そのうち一つでも入れ替わるとその場所にたどり着くことができません。

こういうものは、当然文章中のスペルチェック対象にはできません。

一つ疑問が生まれました。
対象外になりえないものを、なぜ有効/無効の選択ができるようにしてあるのでしょうか。

 

 

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Word 文書校正設定：１２

Word 文書校正オプション「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」の２番めは、
 □ 数字を含む単語は無視する　　です。

Ｉ Ｄ、アドレス、パスワードには数字と英字を組み合わせて作られるものが多いので、それが文章の中で使われたとき、数字が混ざっているからという理由でミスと判断するわけにはいきません。

Ｑと２、Ｙと７を間違える人は少なくても、Ｏオーと０ゼロはしばしば間違えられます。
数字を含む単語をスペルチェックで無視する設定にしておくと、この間違いは拾い出してくれません。

間違いを見つけてもらわなくても間違わずに打ち込めばよいというだけのことですが、それがなかなか。

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Word 文書校正設定：１１

Word 文書校正オプション「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」の最初の項は、
 □ すべて大文字の単語は無視する
単語の中に小文字が混ざっていなければミスではないとしておこうというものです。

グループ名、芸名、通称、ブランド名などには、大文字だけを使うことが多いので、それをミスと判断するわけにはいきません。

つないで組み合わせたこんな長いのもあります。
YVES SAINT LAURENT RIVE GAUCHE

おや、こちらはあたまだけ大文字でした。

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Word 文書校正設定：１０

Word 文書校正オプションで、オートコレクトのオプションの次は、
「Microsoft Office プログラムのスペルチェック」　です。

ここには各種のチェック条件を設けてあって、それに従って打ち込んだ文書のスペルの誤りを正してくれます。

ユーザー辞書に特別な名称、専門技術用語、外国語単語、単語の代替スペルなどを登録しておくと、Word のオプションで設定したものが、すべての Microsoft Office プログラムにも、Web 文書編集用の Expression Web にも反映されます。

あちこちで迷惑に感じる Office のお節介も、こういうところは片手落ちの心配がなく、一を聞いて十の手配りをしてくれます。
言われたことしかやらないフリーターにはよいお手本になりそうです。

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Word 文書校正設定：９

Word オートコレクト・オプションの最終項目は、
 □ 入力中にスペル ミスを自動修正する　　です。

普通の人が犯しやすいスペル ミスを、既定のものとしてリストがつくられ、そのとおりに打ち込まれたとき正しいスペルに修正する機能です。

ミスが既定どおりに起きず、1文字でも想定と違って打ち込まれたときは修正対象にはなりません。
決められているとおりに間違わなければ直してもらえないという、なんとも奇妙な機能です。
しかし、ミスのリストは書き換えできるので、自分がやりそうな間違いを登録しておけば、ミスタッチが救われるというわけです。

私はこんな間違いをときどき犯します、そのときは黙って直しておいてくださいとお願いしておくとそのとおりになる、間違いは結果に表れず、間違ったことに気づかずにすみ、また間違えたと悔しがらずに済みます。
ただ、気づかなければ何度でも同じ間違いをするので、塀の向こうに行ったり来たりとどこか似ているような気もします。

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