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2021年5月の記者発表＠西宮市HP
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先月、「会議及び資料作成等における事務量の削減に向けた取組指針」が示されました。
この指針、
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●行政需要の増大、頻繁な国の制度創設・改正、新たな行政課題への対応、国・県からの権限移譲、説明責任等の拡充により、職員の業務負荷は今後も増加し続ける見込み
→このような状況の中でも、市は限られた人員で業務に当たらなければならない
→職員一人一人が他人事ではなく、当事者意識をもって、仕事のやり方を見直す必要がある
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という問題意識の下、事務の効率化・削減により、職員の業務負荷を軽減することを目的としているとのこと。
この問題意識には、大いに賛同できるところ。
示された内容も、例えば庁内会議に関してなら
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●会議の目的を明確化しましょう！
●会議資料は事前に配布するよう徹底しましょう！！
●会議時間は原則1時間以内とし、開始・終了時間を厳守しましょう！！！
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等等、至極もっともなものだと思います。
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【例えばの一例】
一方で、重要なのは、ここに示された内容をどうやって徹底させるか？？？というところだと思うんですよね。
この指針、昨年8～11月まで試行実施していたとのことですが、それを踏まえて行われた職員アンケートでも様々な意見が上がっています。
なるほどと思う意見が多くあったのですが、中でも
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●通知文にあった通り、会議前に目的と論点を共有することが非常に重要。
→会議次第の共通テンプレートを作成し、事前共有を義務付けてはどうか？
●内部説明資料は作成者によって作りこみの量や品質にばらつきが大きく、評価する上司も人によってどこまでの品質を求めるかの基準が異なるため、分かりにくい説明資料や過剰な資料作成作業といった無駄が発生している。
→内部説明用に最低限必要な項目をまとめたシンプルな庁内共通テンプレートを作成してはどうか？また上司の側も内部資料については必要項目以外の情報を追加することはできる限り避けるという文化にできないか。
●庁内で定例的に行われる資料作成（予算や監査等）について、様式は指定されているが、部署によって様式の変更が行われたり、作成ソフト（ExcelやWord）が統一されていないことがある
→様式以外の形式で提出を受け付けないことや、作成ソフトの指定を行うべき
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といった「標準書式の設定や、標準ソフトの指定によって、業務の標準化を図るべき！」という考えには、強く賛同します。
いくら指針を作ったところで、それだけでは前に進まないことは数多の事例で証明済。
だからこそ着実に進めるためには、強制的にそうせざるを得ないようなルール・書式等を作り、その使用を義務付けるのが効果的だと思うんですよね。
議会の質問通告の現状を改めるためのルール作りでも、こうした考えの下、対応を進めたからこそ一定の効果がしめされたのだと考えています。
これが「じゃ、皆さん、そういうことで心掛けていきましょうね！」だと、きっと何も変わらなかったはずだと思うわけで。
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【ご参照】
職員さんには好評だけど、議会には強い反対の声もある答弁調整のルール変更。今後の課題は定着＆徹底です！＠2021年4月のブログ
市には、職員アンケートの結果を踏まえ、そのエッセンスを取り入れ、より有効な対策を進めるように心掛けてほしいと思います。
現場の問題を一番よく知るのは現場。
そこから上がってくる声は貴重な宝であり、それを活かしてこそ、士気も上がると思うのですよ。
今後の展開を注視してまいります。
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【ご参照】
組織を変えるためにやるべきこと。それを一番知っているのは、やる気のある、中の人であるはずです。＠2019年9月のブログ
というわけで、今日のブログは、このへんで。
それでは失礼いたします。