重要なのは、進捗状況や徹底度の「見える化」を進めること。依頼や通知だけではダメなんです！

昨日は公園清掃からの、消防団×定例訓練。
訓練終えて、家で一息ついてたら、中学以来の悪友から「今から十三に出てこい！」と連絡があり、思わず行っちゃいましたよ。
つくづくと古くからの友人ってのはいいもんですね。

さて本題、先月末から今月初めにかけて行ってきた視察のうち、今日は茨城県について。
茨城県へは「業務改革及び自治体ＤＸの実現に向けた取組みについて」ということで伺ってきたのですよ。
出てきた話は様々ありましたが「なるほど、そういうことか...」と腑に落ちた話が一つありまして。

茨城県さんが大きな成果としてあげている話の一つが、電子決裁率の向上でした。
これ、
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●平成17年10月より導入されたものの導入以来、長年にわたって10％台と低調に推移していた
→が知事就任後、4ヵ月で電子決裁率ほぼ100％を実現した
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という話です。
ただ、イマイチ納得しがたいと感じていたんですよね、行くまでは。
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というのも、事前に確認した資料では、この短期間での大きな成果について、
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電子決裁率を100％とするように指示したところ、職員からは「申請書に添付された大量の紙書類などをスキャンする仕事が余計に増える」という強い抵抗の声が上がりました。
そこで私は「決裁に本当に必要な書類のみを厳選して電子決済システムに登録し、大量の紙書類は別の場所に保管しておいて、確認したい人だけが見るようにしてはどうか」と解決方法を提案しました。
この私の提案に職員もそれならばできると納得して、2018年4月からわずか4ヵ月で電子決裁率ほぼ100％を達成し、コロナ禍でのテレワークもスムーズに進められました。
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と記されていたから。
もちろん、こうした運用面での見直しが重要であることは言うまでもありません。
でも運用の修正とトップの号令のみで、ここまで短期間かつ大幅に電子決裁率が向上するもんかね？？？と。

この点について、現地でやり取りしたところ
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●各所属あて通知を発出すると共に、各次長に対し取組の趣旨を説明し、部局内の監督と進捗管理を依頼した
→各所属の電子決裁率を月ごとに公表し、電子決裁率が低い所属には当該部局の次長等から電子決裁を利用するよう直接指示を行うなどの取り組みを行った
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というやり取りがあり、なるほどなあ...と。
通知や依頼は、西宮市でも普通に行われています。
でも後半で示されている電子決裁率の見える化を進めた上で、直接指示したという内容は、本市にはきわめて薄い感覚やよな...と。
そして、むしろ、こうした感覚を持つことこそが、改善のための行動を、単なる自己満足に終わらせず、具体的な成果を得るためには、きわめて重要だと思うんですよね。

例えば、西宮市では、会議に関連して時間の短縮、資料の簡略化が求められており、それに関するガイドライン等の作成も進められてはいるようです。
しかしながら実際に効果を得るためには、
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●課題における部署ごとの取組における進捗状況を見える化
→その内容に基づいて、見直しを進めるよう指導等を徹底！
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といった、茨城県におけるような取組がことのほか重要だと思うんですよね。
もちろん、会議時間の短縮や資料の簡易化に留まらず、あらゆる課題において現状を改善していくために重要だと考えています、こういう話。
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【ご参照】
会議や資料作成を効率化させるための第一歩。ここから取り組むべきは「徹底」です！ ＠2022年9月のブログ

今回の視察、とても学びの機会が多い内容でした。
得た知見を市政に良い形で反映できるよう、しっかり努めてまいります。
それは今日のブログは、これにて失礼いたします。