会社様にお伺いすると、たいていの場合、受付があります。
まあ、受付がない会社さんもあって、どこから入ってどこで挨拶したら良いのかわからないことも結構あるのです。
正直言って、受付をきちんとやっておられる会社は皆無で、30点以下ですかね。大事なお客様が来られるというのに、受付がどこか、受付でどうしたら良いかがわからない場合が案外多いので、日本も気配りが欠けてきたなーと実感させられます。
少なくとも「受付してやっている」「そほど歓迎していない」というようなイメージはすぐにも是正すべきですね。中国ではありませんが「熱烈歓迎」のイメージを与えることが大切です。
ところが中には少ないのですが、きちんとした受付をされる会社さんもあります。しかし意外にも少ないのです。受付こそ企業にとってもっとも大事な場所の一つであるという認識を持つべきでしょうね。
①会社の入り口付近に、受付がどちらか、はっきり明示する
②受付場所はお客様を迎える場所にふさわしいものにリフォームする(構造・色彩・明るさ)
③受付では誰に声をかけるのかを明示する。
④会社の門をくぐられた時点で受付でアラームが鳴るようにする
⑤即座に担当の人が応対する
⑥明るく、大きな声で挨拶をする(ツーンとすましたりぶきらぼうの人は、むしろマイナスです)
⑦事務所と一体でもかまいませんが、その場合、お客様に不快感のないようなレイアウトや作りにする
⑧感じのいい絵画やお花、緑を置く(表彰状の額なんかは受付や応接には掲示しない)
⑨不要な物を置かず、あまりにゴテゴテせず、温かみや癒される空間にする
⑩お客様をお待たせすることがある場合は椅子を設ける
⑪応接室や会議室へは靴を脱がなくても入れるようにする
⑫予約のあるお客様の場合は、社名とお名前だけ確認し、すぐに処置対応する(予約してあるのにお客様にいろいろな手続きをさせる会社が多い)
⑬受付でお客様に、あれこれ書かす手間をなくす(パソコンさえあれば簡単にできる)
⑭受付は予約の内容(何時にどこのどういう役職のどなたが誰をどういう用件で訪れる)を完全に掌握しておく
⑮応接に入られたら飲み物の種類を確認する(お茶・コーヒー・ホットか冷たいのか)飲み物は2時間に一度お出しする
⑯エアコンは来客予定時刻10分前に入れておく
⑰最寄のバスや電車の時刻表を掲示しておく
⑱大事なお客様の場合は、幹部(部長以上)が挨拶に出る
⑲帰りには玄関の外までお見送りする
⑳応接や会議室にはパソコンとプロジェクター、TV、DVDなどを設置しておく。トイレも専用か近くに設置し場所も明示する(デパートなんかに、ありますね)
こういうお客様に対する気配りは、昔の日本では常識だったんですがね。社内では社員からお客様に「こんにちは」などの挨拶をすることも大事なことなんですが、できている会社・できてない会社・中途半端な会社がありますね。
まあ以上が昔私が勤めていた会社での受付のルールです。まだ10や20はあるのですが、細かいことはそれぞれ工夫して下さい。大事なことはお客様に対するまごころ、誠意、心配りです。
私の勤めていたその会社では、遠方からのお客様の場合は帰り際に、3000~5000円くらいの弁当と飲み物をお客様に差し上げていましたね。効果は絶大で安い販売促進費なんですよ。
なにも無駄に金かけると言っているのではありません。大理石で豪華でゴテゴテするなんてのは、かえって良くありません。
まあ以上やるかやらないかは、社長様次第ですが、「顧客重視」などと言っているわりに、社長様が意にかえさずの会社さんが多いですね。例は良いかどうかわかりませんが、廃棄物業者さんにお伺いして、汚れた会社のイメージを持っていざ訪問すると、受付が清潔で上記のようなきちんとした対応して戴く会社さんがこれまた意外に多いのです。たったそれだけのことですが、訪問者にとっては気分は良いですし、お客様からの評価やイメージはぐーんと上がるのです。
逆に、普通の企業さんやメーカーさんが意外に無頓着なのですが、会社にとっても社員教育の面でもすごい損だと思いませんか?
まあ、受付がない会社さんもあって、どこから入ってどこで挨拶したら良いのかわからないことも結構あるのです。
正直言って、受付をきちんとやっておられる会社は皆無で、30点以下ですかね。大事なお客様が来られるというのに、受付がどこか、受付でどうしたら良いかがわからない場合が案外多いので、日本も気配りが欠けてきたなーと実感させられます。
少なくとも「受付してやっている」「そほど歓迎していない」というようなイメージはすぐにも是正すべきですね。中国ではありませんが「熱烈歓迎」のイメージを与えることが大切です。
ところが中には少ないのですが、きちんとした受付をされる会社さんもあります。しかし意外にも少ないのです。受付こそ企業にとってもっとも大事な場所の一つであるという認識を持つべきでしょうね。
①会社の入り口付近に、受付がどちらか、はっきり明示する
②受付場所はお客様を迎える場所にふさわしいものにリフォームする(構造・色彩・明るさ)
③受付では誰に声をかけるのかを明示する。
④会社の門をくぐられた時点で受付でアラームが鳴るようにする
⑤即座に担当の人が応対する
⑥明るく、大きな声で挨拶をする(ツーンとすましたりぶきらぼうの人は、むしろマイナスです)
⑦事務所と一体でもかまいませんが、その場合、お客様に不快感のないようなレイアウトや作りにする
⑧感じのいい絵画やお花、緑を置く(表彰状の額なんかは受付や応接には掲示しない)
⑨不要な物を置かず、あまりにゴテゴテせず、温かみや癒される空間にする
⑩お客様をお待たせすることがある場合は椅子を設ける
⑪応接室や会議室へは靴を脱がなくても入れるようにする
⑫予約のあるお客様の場合は、社名とお名前だけ確認し、すぐに処置対応する(予約してあるのにお客様にいろいろな手続きをさせる会社が多い)
⑬受付でお客様に、あれこれ書かす手間をなくす(パソコンさえあれば簡単にできる)
⑭受付は予約の内容(何時にどこのどういう役職のどなたが誰をどういう用件で訪れる)を完全に掌握しておく
⑮応接に入られたら飲み物の種類を確認する(お茶・コーヒー・ホットか冷たいのか)飲み物は2時間に一度お出しする
⑯エアコンは来客予定時刻10分前に入れておく
⑰最寄のバスや電車の時刻表を掲示しておく
⑱大事なお客様の場合は、幹部(部長以上)が挨拶に出る
⑲帰りには玄関の外までお見送りする
⑳応接や会議室にはパソコンとプロジェクター、TV、DVDなどを設置しておく。トイレも専用か近くに設置し場所も明示する(デパートなんかに、ありますね)
こういうお客様に対する気配りは、昔の日本では常識だったんですがね。社内では社員からお客様に「こんにちは」などの挨拶をすることも大事なことなんですが、できている会社・できてない会社・中途半端な会社がありますね。
まあ以上が昔私が勤めていた会社での受付のルールです。まだ10や20はあるのですが、細かいことはそれぞれ工夫して下さい。大事なことはお客様に対するまごころ、誠意、心配りです。
私の勤めていたその会社では、遠方からのお客様の場合は帰り際に、3000~5000円くらいの弁当と飲み物をお客様に差し上げていましたね。効果は絶大で安い販売促進費なんですよ。
なにも無駄に金かけると言っているのではありません。大理石で豪華でゴテゴテするなんてのは、かえって良くありません。
まあ以上やるかやらないかは、社長様次第ですが、「顧客重視」などと言っているわりに、社長様が意にかえさずの会社さんが多いですね。例は良いかどうかわかりませんが、廃棄物業者さんにお伺いして、汚れた会社のイメージを持っていざ訪問すると、受付が清潔で上記のようなきちんとした対応して戴く会社さんがこれまた意外に多いのです。たったそれだけのことですが、訪問者にとっては気分は良いですし、お客様からの評価やイメージはぐーんと上がるのです。
逆に、普通の企業さんやメーカーさんが意外に無頓着なのですが、会社にとっても社員教育の面でもすごい損だと思いませんか?