パラレルイメージで仕事を依頼

◇ 想像、工夫してから依頼
働き方改革に加え、新型コロナウイルスの影響も加わって、仕事のやり方や進め方をこれまで以上に上手くやる必要が出てきた。どのように変えていけばよいか、私のやっている方法の一つを書いてみた。
関係する他の人に協力が必要な場合は、できるだけ早く相手に渡して、パラレル（並走）で仕事が進むようにする。
相手も私の依頼する仕事だけをやっているのではなく、相手自身の仕事があり、その中に割込んで私の仕事をやってもらうことになる。
どう依頼したらスムーズにいくかを考えてから仕事を渡す。
　　相手は、どの程度忙しいのか、時間は取れるだろうか？
　　どのような頼み方をし、説明をすると一度でわかってくれるか？
そのためには、相手のことを知っておかないといけない。電話をかけたときの受け答えの仕方、メール返信のタイミングや内容などから相手の作業の仕方や現在の状況を想像し察する。
　　また、私の方で事前にできる作業はなにか？
相手にわかりやすく、作業しやすくした状態で渡す。 あまり考え過ぎてもいけないし、考えなさ過ぎてもよくない。このあたり相手によって変えることはある。
　
期限は必ず伝えておく。伝えておかないと、私の考えている予定に対して、相手が遅い予定を考えていれば、仕事は止まってしまう。
そうすると、イライラする感情が芽生え、相手を非難する気持ちになることがある。私の方が期限を伝えていなかったのに、相手のせいにしてしまい後悔したことがあった。

◇ さらに一歩踏み込んだ工夫
基本的には、上の考え方だが、相手によっては渡し方を考える必要がある。例えば、依頼した仕事を忘れてしまう人には、適宜確認を入れる。
また、時間が十分にあることで、過剰に要求に応えようとする人（必要がないにもかかわらず華美な資料づくりをする人など）には、相手の予定を踏まえた上で、逆にあまり早く渡さないようにする。
渡しにくい人もいる。厳しくて忙しそうな上司。 しかし、忙しいがために、逆に早く依頼して欲しいと考えていることが多い。
「お忙しいところ恐縮ですが、今、２分お願いしたい仕事の話をしてよろしいでしょうか？」とクッション言葉をおいて話始める。
相手が時間の余裕がないというときは、「いつ頃お時間を取っていただけますでしょうか？」と約束をとる。 約束をとる時間は、期限を意識する。期限を過ぎてしまいそうなときは、「全体スケジュールにも影響しかねませんが、よろしいでしょうか？」と、自分の都合ではなく、全体計画の予定が崩れる旨を伝えると再考してくれた。

仕事を上手く運ぶ私のコツは、パラレルイメージを鮮明にして！
参考にしてもらえればうれしい。

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