秘書検定 ５８＊応対（１級） （５）来客との会話

　秘書が上司の 「不在理由」 を伝えますと、来客役の面接官が質問や意向などを述べ、

それに対して秘書が受け答えをしながら双方の会話が続き、面接試験は山場を迎えます。

会話に集中するあまり、表情や姿勢が疎かにならないよう、全身で秘書になりきりましょう。

　ここでは、私が受験した当時に予想したケースを挙げ、それに対する返答をお伝えしますが、

予約の有無などによって謝罪の程度も変わりますし、出題傾向も変化すると思われますので、

あくまで参考程度にお読みくださいますように。


【来客の質問に対する返答】

来客　「私宛てに、何か伝言はありませんか？」

秘書　「申し訳ございません。　特に申し付かっておりません」
　　　 詫びることで、来客の立場に配慮します。


来客　「来週の月曜日の午前中ではいかがでしょうか？」

秘書　「来週の月曜日の午前中ですね？　山田に確認いたしまして、ご連絡させていただきます。
　　　　本日はご足労くださいましたのに、申し訳ございませんでした」
　　　　 日時は必ず復唱し、今後の行動を伝え、再度お詫びをします。


来客　「いつなら都合がよいのですか？」

秘書　「山田が戻りしだい確認いたしまして、至急こちらからご連絡させていただきます。
　　　　こちらの勝手でご迷惑をお掛けいたしまして、申し訳ございませんでした」
　　　　 「こちらの勝手で迷惑を掛けたこと」に対してお詫びします。


来客　「何時頃お戻りになりますか？」

秘書　「申し訳ございません。　正確な帰社時間は分かりかねます。
　　　　もしお差支えなければ、代わりの者ではいかがでしょうか？」
　　　　 課題文に記載されていなくても、代理人が居ると想定して です。


【来客の意向に対する返答】

秘書　「おそれいりますが、○分ほどお待ちいただけませんでしょうか」

来客　「承知しました。　待たせていただきます」

秘書　「ありがとうございます。（45度の分離礼）
　　　　それでは、応接室へご案内いたします。　こちらへどうぞ」（実際に指し示す）
　　　　

来客　「それでは１時間後に再び参ります」

秘書　「１時間後でしたら、山田はお会いできるかと存じますが、
　　　　念のため、お越しくださる前にお電話を頂戴できますでしょうか？
　　　　山田には、中村様が１時間後に改めておみえになることを申し伝えておきます。
　　　　せっかくお越しくださいましたのに、誠に申し訳ございませんでした」
　　　　　「せっかく来てくれたのに不在であること」に対してお詫びします。


来客　「他に用事もありますので、後日また出直します」

秘書　「それでは恐れ入りますが、ご都合のよろしい日時を二、三、お聞かせ願えますでしょうか？
　　　　山田が戻りしだい確認いたしまして、中村様にご連絡させていただきます」

*****************************************************************************************

　控室で課題文を読みながら、走り書きしたメモ用紙には、

「予約あり　　急な打ち合わせ　　席をはずしている」　と書いてあります。

メモを取るのは自由ですが、そのメモを見ながら試験を受けられるわけではなく、内容を理解して臨みます。

その前に 「報告内容」 も覚えなくてはなりませんので、実際のところメモを取る時間も惜しいのですが、

「予約の有無」 と 「不在理由」 だけは文字にして、目と手で記憶しておこうと考えたものでした。

もしも来客役の面接官とのやり取りで時間の話題になったら、手首の内側に巻いた腕時計で確認し、
（腕時計を外側にすると、腕をグッと伸ばして折り曲げることになり、内側の方が女性らしいしぐさに映るため）

伝言を承る場面ではメモを取るしぐさを取り入れようと、いくつかのパターンを考えていたのですが、

実際は・・・

「いらっしゃいませ」　

「ABC商事の中村様でいらっしゃいますね。　いつもお世話になっております」

「中村様、誠に申し訳ございません。　あいにく山田は急な打ち合わせのため、席をはずしております。
　さほど時間はかからないとのことでございますが、お待ちいただくお時間はおありでしょうか」

と述べた時点で、「はい、ここまでにいたしましょう」 と、無情にも打ち切られてしまいました

少し物足りない気はしましたが、これで終わったわけではなく、最後まで気を緩めてはならないと思い直し、

面接官にお礼を申し上げて、緊張感を保ちながら席に戻ったことを懐かしく思い出します。


お読みくださいましてありがとうございます。　クリックしていただけますと励みになります。