秘書検定 ５７＊応対（１級） （４）不在理由の説明

　前回は、来訪されたお客様を出迎え、お名前と予約の有無を確認するところまでお話しいたしました。

面会をご希望のお客様に対して、上司は不在、もしくは在社していても面会不可という設定ですから、

秘書としては、まずは丁重にお詫びをします。

【予約がある】

「中村様、お約束いたしておりながら、誠に申し訳ございません」（45度の分離礼）

【予約がない】

「中村様、せっかくお越しくださいましたのに、誠に申し訳ございません」（45度の分離礼）


　次に、予め提示された課題内容に沿って、理由を説明します。

過去問から予想し得る不在理由をいくつか挙げて、それに見合った来客への説明を考えてみましょう。


【 「そこまで出かけて来る。客が来るまでには戻る」　　予約のある客が来訪 】

「山田は外出が長引いておりましてまだ戻っておりませんが、お待ちいただくお時間はおありでしょうか」


【 ただいま会議中　　会議が終わりしだい外出　　予約のない客が来訪 】

「本日山田は立て込んでおりまして、お会いする時間が取れそうもありません。

　後日、改めてお約束いただくわけには参りませんでしょうか」


【 「疲れたので休みたい」　　予約のある客が来訪 】

「山田は急用のため、ただいま席をはずしております。

しばらくかかると申しておりますが、いかがいたしましょうか」
（「いたす」 のは秘書A子です。 お客様の意向を尋ねるなら、「いかがなさいますか？」）


【 予約客を待っている間に常務が訪ねて来て話している　　遅れて来訪 】

「先ほどまでお待ちしておりましたが、急な打ち合わせのため、ただいま席をはずしております。

　お待ちいただいて、終わりしだいご案内申し上げるということで、よろしいでしょうか」

　
【 「ちょっと書店に行く」　　来客の予定を忘れている　　予約客が遅れて来訪 】

「山田は外出が長引いておりまして、帰社が遅れております。

　それほど時間はかからないと存じますが、しばらくお待ちいただけませんでしょうか」


不在理由を述べる際には、たとえ課題文に書かれていても、そのまま伝えてはいけない ワードがあります。

【外出】
　　「外出先での 用件が長引いております」
　　「列車の事故で、出張先からの帰社が遅れております」

　　「おみえになることを 忘れてしまった ようでございます」
　　「書店に行った だけですので、すぐに戻ると思います」

【多忙】
　　「予定が立て込んでおりまして、お会いする時間が取れそうもありません」

　　「忙しい ため・・・」　「あわただしい ので・・・」

【疲労】
　　「急用のため、ただいま席をはずしております」　
　
　　「少し 疲れた ようでございます」

【緊急・急病】
　　「急な出張のため、本日は戻らないとのことでございます」

　　「緊急事態 のため・・・」　「持病が悪化 いたしまして・・・」

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　お詫びをして不在理由を説明するという場面ですから、笑顔で応対するのは不自然ですが、

かといって、眉間にシワを寄せたり悲痛な表情になるのも、決して美しいものではありません。

上司に取り次げないという設定で応対を行なうことが予め分かっている以上、

上級秘書として求められる、品位ある 「恐縮の表情」 を、鏡の前で工夫してみませんか？


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