効率を求めるなら復唱～人事コンサルタント鷹取が贈る人事マネジメントの視点

◇決まったことなのに…
出席していた会議で決まったことが実行されていないことはないだろうか？　例えば、会議メンバーに任せた期限の認識が違っていた。よくあることだが、言った言ってないと相手を責めるよりも、会議の場で確認していればお互いを嫌な思いをしなくて済んだはず。

担当する者が誰かもはっきりしていないこともよくある。誰かがやってくれるだろうと他人事のように聞き流してしまっているケース。「だろう」を排除するには、会話を増やすことが大事だが、忙しい中で十分な時間をとることは難しい。そこで、効果的なのは復唱。

◇言ったことがそのまま相手に理解される訳ではない
１を言って１０を理解しろ。昔、そう指導されたもの。しかし、それは思考やレベル間の近いものであって、大きく違っている場合には当てはまらない。
ましてや１を言って１を理解できるかというと難しいこともある。相手との関係が悪い場合には、違う意味で聞いてしまったり、そもそも鼓膜は揺らしているがまったく理解できていなかったりすることもある。“指示されたことを上手くできないと厳しく叱責されるのではないか？”過去のトラウマからそのよう状態で聞いていると頭が真っ白になり、思考が止まってしまうことがある。
「わかったか？」と訊ねても「はい、わかりました」と言うが、しかしそれは本当に理解できたわけではなく、反射的に「はい」と返信をしただけ。
百人いれば百通りの聞き方をしていると思わなければいけない。わかっているはずは齟齬の元。埋め合わせの方法として復唱を勧めている。

◇自分でも
自分でも復唱。自らも実践してみるとよい。わかったつもりでいても、まとめてみると言葉で上手くまとまらない。
それは整理されていない、曖昧な状態。または、「あれっ、どっちだろうか」とうろ覚えの状態。頭では一瞬イメージ出来ていたとしても、実際に言葉で表すのは別。曖昧なままだと相手には伝わらない。
「報告・連絡・相談は上司や先輩から」、と私は指導している。見本を見せてこそ、部下後輩ができるようになるが、その手本のような「報告・連絡・相談」は自ら復唱することから身につく。

やってみよう！
「さっき自分が部下に出した指示」を復唱してみる。何か足りないこと、曖昧になっていることはないか。かつ、端的に表現できているか。
「参加した今の議論の結果とやるべきこと」を自分でも復唱してみる。期限ややるべき担当者、到達目標が明確になっているか。

もう一度、やり直せと言われるよりも、その場で復唱して指摘する方が正確でスピーディーだ。