事務処理を誤って、大きな問題につながることがあります。
佐倉市は介護給付費財政調整交付金算定誤り、国のコロナ交付金５億４千万円返還
と立て続けにミスを犯したため、「事務処理誤り」として市HPに公表する基準を設け、
3か月ごとにまとめて更新しています。
更新すると同時に、それ以前の分はHP上から削除しています。
また、公表もすべてではないことがわかりました。
HPでの公表は、あくまでも市民向けのアピールであり、
あまり厳しくすると、報告が上がらないのでは、との逡巡も見えました。
佐倉市としてリスクマネジメントの姿勢ではなく、コンプライアンス遵守の姿勢が重要なのではないでしょうか。
結果が問われてきます。
一昨年１２月議会に引き続き３度目の質問です。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
市民サービス向上への取組について
１）事務処理誤りの公表について
今回で３回目となる「事務処理誤り発生状況及び再発防止策実施状況の公表について」質問します。
佐倉市は２０２０年度の介護給付費財政調整交付金算定誤り、２０２１年から２０２２年にかけて
のコロナ交付金事務処理誤りと立て続けに事務処理誤りを起こし、計６億円も損失を出したことから、
リスクマネジメント推進室を設置しました。
「事務処理誤りに対する措置に関する要領」を策定し、要領に沿って対応しています。
事務処理誤りが判明した段階で、第一報が発生日、判明日、状況、理由が事務処理誤り報告書として
所属長に報告され、所属長から部長、行政管理課長、総務部長に報告されます。
重大な誤りの場合は市長まで報告され、その後再発防止策実施報告書が作成されます。
① 2022年8月から本年1月末までの年度別の事務処理誤り報告書は何件で、そのうち、
ＨPに公表された件数はそれぞれ何件ですか。
総務部長
令和 4 年度は 23 件、令和 5 年度は 32 件、令和 6 年度は、本年 1月末の時点で 23 件でございます。
そのうち、ホームページで公表した件数は、令和 4 年度は 4件、令和 5 年度は 8 件、令和 6 年度は、
本年 1 月末の時点で 6 件でございます。
② 2024年度分からは「公表しない」理由欄が削除されましたが、理由欄の削除により、
公表しない場合の理由が不明確になります。削除の理由を伺います。
総務部長
事務処理誤りの公表につきましては、「事務処理誤りに対する措置に関する要領」の規定に該当する
場合に公表することとしており、公表する場合の理由を記載するほうが、市民への影響が
より明確にあることから、適切であると考え、報告書の様式を改正したものでございます。
③ すべての報告書に目を通しましたが、前回１２月議会で指摘したのと同様に、封入誤り、
データベースの入力誤りによる誤送付、記入誤りなどが目立ちます。
マイナンバーがらみもあります。
ケアレスミス、業務に精通していないための事務処理誤りなどもあります。
例を挙げると、2022年１０月市民課の 「証明書用偽造防止用紙作成業務契約に関する無承認差し替え」
は上司に諮らず請書を差し替えた、という内容で、コロナ交付金事務処理誤りと同じ構図です。
2024年２月 「物価高騰対策臨時給付金の支給遅延」は、前年９月受付印の確認書が他の書類に紛れ込み、
支給まで4カ月も遅延したというものです。
同年４月 「戸籍の広域交付の誤り」は本来「広域交付」では発行できない相手先に戸籍謄本を発行した
という事案で、市の信用を失墜させる重大な問題です。
同年8月の外国人のマイナンバーカードを失効させた件をはじめ、公表すべきと考える事案が多数あります。
佐倉市では非公開としていても、HPで公開している自治体もありますので、公表に消極的な姿勢が問われます。
2025年１月 美術館でキャッシュレス決済の代金二重払いがありました。二重払いの支払者が不明である
ということですので、直ちに美術館HPにお詫びとして公表すべき事案です。
支払者本人が気づいて申し出がなければ、そのまま市の歳入として処理したとなれば、不誠実な対応です。
事務処理誤り報告書が作成され、その後、公表するかしないかの振り分けをしますが、何を基準に、誰がするのでしょうか。
総務部長
事務処理誤りの公表につきましては、事務処理誤りに対する措置に関する要領に基づき、
リスクマネジメント推進室において、規定に該当するかどうかを検討し、
市長決裁により決定しております。
④ ２０２３年４月１日から個人情報漏洩等の場合は、一定の基準により、行政機関についても
個人情報保護委員会への報告が必要となりますが、報告は適切に行われているのでしょうか。
総務部長
個人情報保護委員会への報告につきましては、個人情報の保護に関する法律に規定がございまして、
佐倉市におきましても、該当する場合には、この法律の規定に基づき、適切に報告しております。
個人情報漏洩とその恐れのあるものの報告件数と内容について伺います。
総務部長
令和 5 年度はゼロ、令和 6 年度は、現時点で 4 件でございます。
内容は、委託先等のシステムへのランサムウエア攻撃による情報漏えいの疑いが 2 件、
封入誤りによる漏えいなど、2 件でございます。
⑤ 2023年４月統一地方選挙での選挙管理委員会の事務処理誤りです。
県議会議員選挙では、選挙人名簿をタクシーのトランクに置き忘れ、３日目にタクシー会社から
届けられて初めて紛失が判明。
タクシー会社との業務委託契約に秘密保持の誓約に関する事項があるから個人情報の漏洩等には
該当しない、という理由で公表していません。
開票前に開票管理者は送致目録にある選挙人名簿を確認しなかったということです。
未使用の投票用紙や枚数は開票までに適切に確認されたのか伺います。
選挙管理委員会事務局長
選挙人名簿抄本の紙ベースものについて、開票場受付において需要の確認が漏れたものでございますが、
選挙として利用しているパーソナルコンピューターや、未使用の投票用紙及び枚数等については、
確認をいたしております。
⑥ タクシー会社と交わしている秘密保持契約とはどのような内容ですか。
また、仕様書に追加で記載した事項はどのような内容ですか。
選挙管理委員会事務局長
秘密保持契約の内容でございますが、タクシー会社から提出を受けた請書の仕様の中に、
この契約の履行に際し知り得た秘密を第三者に漏らさないこと。との記載がございます。
また、改善策として仕様に追記した事項でございますが、開票所到着後、車内に忘れ物がないかの
確認をタクシー会社に求めるものでございます。
ヒアリング時、タクシー会社が中身を見ていないと考えたとのことでしたが、
具体的にタクシー会社や運転手から、中身を見ていないことの確認や誓約書等を取っているのでしょうか。
選挙管理委員会事務局長
タクシー会社からですね、聞き取りをいたしましたけれども、内容といたしましては、まず、
選挙後に初めて車両を稼働するときに、車両点検を行います。
そのときに初めて、トランプ内に忘れ物があることに気づいたということでございまして、
その後、中身は、確認はせず、選挙人名簿と書いていることを確認したのみで、
選挙管理委員会事務局にお問合せをいただき届出をいただいたということでございます。
誓約書はとってはおりません。
発見まで数日を要し、その間は市もタクシー会社も紛失に気が付いていなかったこと、
タクシー会社と運転手は第三者に該当すると考えられることから、第三者が選挙人名簿
を閲覧しようと思えば、できる状態にあったと考えられます。
そのような場合であっても、漏洩等の恐れがなかったとみなして、個人情報保護委員会
への報告や市HPの掲載は必要ないと考えたのでしょうか。
総務部長。
先ほどもあったとおり秘密保持契約あります。
100 人を超える漏えいこれが個人情報保護委員会への報告になりますので、そういうこと
はなかったというふうな認識で報告はしておりません。
今後も同様のケースが発生した場合も、同様の取り扱いとするのでしょうか。
総務部長。
はい。契約の内容もまた、選挙管理委員会でも、契約説明にまたやっておりますので、
同じ考えでおります。
⑦ タクシーのトランクに置き忘れたことに数日気づかないこと自体が重大な選挙事務の誤りと考えます。
県議会選挙の場合は、選挙人名簿の紛失に気付いた場合は、千葉県選挙管理委員会への報告なしで開票
を行うことができるのでしょうか。
選挙管理委員会事務局長
選挙の効力そのものには影響がないことから、開票事務の執行はできるものと理解しております。
⑧ 千葉県選挙管理委員会や市選挙管理委員会への報告はいつ、どのように行ったのでしょうか。
選挙管理委員会事務局長
タクシー会社から市選挙管理委員会事務局あてに連絡をいただいた後、速やかに市選挙管理委員会委員長
及び各委員に報告を行っております。
なお、県選挙管理委員会への報告は行っておりません。
県選管にしなくてもよろしいんですか。
選挙管理委員会事務局長
本案につきましては重ねて申し上げますけれども、選挙の効力そのものに影響がないことから、
この事案については、佐倉市の判断で対応すべきと判断いたしまして、行っていないとこでございます。
⑨ このような重大な事務処理誤りが発生しながら、要領にないとして、公表もしなかったことは、
コンプライアンス違反と考えます。
全体を通して言えることは、このような状況では、大きな事務処理誤りが再度起こるのではと危惧します。
未公表を含めて、多数の事務処理誤りが発生し続けていることから、未然に防ぐには単なる報告で終わる
のではなく、第三者機関を設置するしかないのではと考えます。
市長のご見解を伺います。
市長
現在、行政管理課リスクマネジメント推進室を中心に、全庁を挙げて事務処理誤りのない適正な事務執行の
確保に向けた取組を進めておりますことから、第三者機関の設置につきましては、検討しておりません。
⑩ 事務処理誤りの報告は3か月分まとめてHP上で更新しながら公表していますが、その根拠は明確ではありません。
HP上での公表とは、市民が再発防止策の実効性を検証するためのものです。
兵庫県豊岡市では、月単位で定期的にホームページで公表しています。
さいたま市でも同様に令和4年度分からHP上で公表しています。
豊岡市のHPには、「事務処理誤り等を公表することにより、市行政の透明性を確保するとともに、
市役所全体で事案を共有して再発防止につなげ、事務処理ミスを起こさない職場づくりに取り組み、
市民から信頼される行政運営と市民サービスの向上をめざします。」と目的を明示しています。
3か月で削除するのではなく、HP上に残しておくべきです。ご見解を伺います。
総務部長
事務処理誤りの公表については、行政の透明性と信頼性の確保を目的として行っております。
公表の目的に照らし、3 か月という期間は適切であると考えております。
豊岡市もさいたま市も、市民または関係者等に不利益をもたらすおそれのある時、
または係争中の刑事事件以外全てを公表しています。
コンプライアンス遵守としての取り組みです。
佐倉市もコンプライアンス遵守として、すべて公表の方向で検討すべきと考えます。
総務部長
議員の御指摘も、重々分かるんですが、我々も、近隣自治体に比べたら、かなり、
先の反省を踏まえ、リスクマネージメント推進室中心に頑張ってやっております。
その中で、この期間についても、現状でも、適切であると考えております。
今後のどういうふうになっていくのか、見守りさせていただきます。
４月９日 中学校入学式にて 校庭の桜も満開でした。
３月に小学校を卒業した子どもたちが真新しい制服に身を包んで入学式。
たくましく成長していくことでしょう。
佐倉市は介護給付費財政調整交付金算定誤り、国のコロナ交付金５億４千万円返還
と立て続けにミスを犯したため、「事務処理誤り」として市HPに公表する基準を設け、
3か月ごとにまとめて更新しています。
更新すると同時に、それ以前の分はHP上から削除しています。
また、公表もすべてではないことがわかりました。
HPでの公表は、あくまでも市民向けのアピールであり、
あまり厳しくすると、報告が上がらないのでは、との逡巡も見えました。
佐倉市としてリスクマネジメントの姿勢ではなく、コンプライアンス遵守の姿勢が重要なのではないでしょうか。
結果が問われてきます。
一昨年１２月議会に引き続き３度目の質問です。
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市民サービス向上への取組について
１）事務処理誤りの公表について
今回で３回目となる「事務処理誤り発生状況及び再発防止策実施状況の公表について」質問します。
佐倉市は２０２０年度の介護給付費財政調整交付金算定誤り、２０２１年から２０２２年にかけて
のコロナ交付金事務処理誤りと立て続けに事務処理誤りを起こし、計６億円も損失を出したことから、
リスクマネジメント推進室を設置しました。
「事務処理誤りに対する措置に関する要領」を策定し、要領に沿って対応しています。
事務処理誤りが判明した段階で、第一報が発生日、判明日、状況、理由が事務処理誤り報告書として
所属長に報告され、所属長から部長、行政管理課長、総務部長に報告されます。
重大な誤りの場合は市長まで報告され、その後再発防止策実施報告書が作成されます。
① 2022年8月から本年1月末までの年度別の事務処理誤り報告書は何件で、そのうち、
ＨPに公表された件数はそれぞれ何件ですか。
総務部長
令和 4 年度は 23 件、令和 5 年度は 32 件、令和 6 年度は、本年 1月末の時点で 23 件でございます。
そのうち、ホームページで公表した件数は、令和 4 年度は 4件、令和 5 年度は 8 件、令和 6 年度は、
本年 1 月末の時点で 6 件でございます。
② 2024年度分からは「公表しない」理由欄が削除されましたが、理由欄の削除により、
公表しない場合の理由が不明確になります。削除の理由を伺います。
総務部長
事務処理誤りの公表につきましては、「事務処理誤りに対する措置に関する要領」の規定に該当する
場合に公表することとしており、公表する場合の理由を記載するほうが、市民への影響が
より明確にあることから、適切であると考え、報告書の様式を改正したものでございます。
③ すべての報告書に目を通しましたが、前回１２月議会で指摘したのと同様に、封入誤り、
データベースの入力誤りによる誤送付、記入誤りなどが目立ちます。
マイナンバーがらみもあります。
ケアレスミス、業務に精通していないための事務処理誤りなどもあります。
例を挙げると、2022年１０月市民課の 「証明書用偽造防止用紙作成業務契約に関する無承認差し替え」
は上司に諮らず請書を差し替えた、という内容で、コロナ交付金事務処理誤りと同じ構図です。
2024年２月 「物価高騰対策臨時給付金の支給遅延」は、前年９月受付印の確認書が他の書類に紛れ込み、
支給まで4カ月も遅延したというものです。
同年４月 「戸籍の広域交付の誤り」は本来「広域交付」では発行できない相手先に戸籍謄本を発行した
という事案で、市の信用を失墜させる重大な問題です。
同年8月の外国人のマイナンバーカードを失効させた件をはじめ、公表すべきと考える事案が多数あります。
佐倉市では非公開としていても、HPで公開している自治体もありますので、公表に消極的な姿勢が問われます。
2025年１月 美術館でキャッシュレス決済の代金二重払いがありました。二重払いの支払者が不明である
ということですので、直ちに美術館HPにお詫びとして公表すべき事案です。
支払者本人が気づいて申し出がなければ、そのまま市の歳入として処理したとなれば、不誠実な対応です。
事務処理誤り報告書が作成され、その後、公表するかしないかの振り分けをしますが、何を基準に、誰がするのでしょうか。
総務部長
事務処理誤りの公表につきましては、事務処理誤りに対する措置に関する要領に基づき、
リスクマネジメント推進室において、規定に該当するかどうかを検討し、
市長決裁により決定しております。
④ ２０２３年４月１日から個人情報漏洩等の場合は、一定の基準により、行政機関についても
個人情報保護委員会への報告が必要となりますが、報告は適切に行われているのでしょうか。
総務部長
個人情報保護委員会への報告につきましては、個人情報の保護に関する法律に規定がございまして、
佐倉市におきましても、該当する場合には、この法律の規定に基づき、適切に報告しております。
個人情報漏洩とその恐れのあるものの報告件数と内容について伺います。
総務部長
令和 5 年度はゼロ、令和 6 年度は、現時点で 4 件でございます。
内容は、委託先等のシステムへのランサムウエア攻撃による情報漏えいの疑いが 2 件、
封入誤りによる漏えいなど、2 件でございます。
⑤ 2023年４月統一地方選挙での選挙管理委員会の事務処理誤りです。
県議会議員選挙では、選挙人名簿をタクシーのトランクに置き忘れ、３日目にタクシー会社から
届けられて初めて紛失が判明。
タクシー会社との業務委託契約に秘密保持の誓約に関する事項があるから個人情報の漏洩等には
該当しない、という理由で公表していません。
開票前に開票管理者は送致目録にある選挙人名簿を確認しなかったということです。
未使用の投票用紙や枚数は開票までに適切に確認されたのか伺います。
選挙管理委員会事務局長
選挙人名簿抄本の紙ベースものについて、開票場受付において需要の確認が漏れたものでございますが、
選挙として利用しているパーソナルコンピューターや、未使用の投票用紙及び枚数等については、
確認をいたしております。
⑥ タクシー会社と交わしている秘密保持契約とはどのような内容ですか。
また、仕様書に追加で記載した事項はどのような内容ですか。
選挙管理委員会事務局長
秘密保持契約の内容でございますが、タクシー会社から提出を受けた請書の仕様の中に、
この契約の履行に際し知り得た秘密を第三者に漏らさないこと。との記載がございます。
また、改善策として仕様に追記した事項でございますが、開票所到着後、車内に忘れ物がないかの
確認をタクシー会社に求めるものでございます。
ヒアリング時、タクシー会社が中身を見ていないと考えたとのことでしたが、
具体的にタクシー会社や運転手から、中身を見ていないことの確認や誓約書等を取っているのでしょうか。
選挙管理委員会事務局長
タクシー会社からですね、聞き取りをいたしましたけれども、内容といたしましては、まず、
選挙後に初めて車両を稼働するときに、車両点検を行います。
そのときに初めて、トランプ内に忘れ物があることに気づいたということでございまして、
その後、中身は、確認はせず、選挙人名簿と書いていることを確認したのみで、
選挙管理委員会事務局にお問合せをいただき届出をいただいたということでございます。
誓約書はとってはおりません。
発見まで数日を要し、その間は市もタクシー会社も紛失に気が付いていなかったこと、
タクシー会社と運転手は第三者に該当すると考えられることから、第三者が選挙人名簿
を閲覧しようと思えば、できる状態にあったと考えられます。
そのような場合であっても、漏洩等の恐れがなかったとみなして、個人情報保護委員会
への報告や市HPの掲載は必要ないと考えたのでしょうか。
総務部長。
先ほどもあったとおり秘密保持契約あります。
100 人を超える漏えいこれが個人情報保護委員会への報告になりますので、そういうこと
はなかったというふうな認識で報告はしておりません。
今後も同様のケースが発生した場合も、同様の取り扱いとするのでしょうか。
総務部長。
はい。契約の内容もまた、選挙管理委員会でも、契約説明にまたやっておりますので、
同じ考えでおります。
⑦ タクシーのトランクに置き忘れたことに数日気づかないこと自体が重大な選挙事務の誤りと考えます。
県議会選挙の場合は、選挙人名簿の紛失に気付いた場合は、千葉県選挙管理委員会への報告なしで開票
を行うことができるのでしょうか。
選挙管理委員会事務局長
選挙の効力そのものには影響がないことから、開票事務の執行はできるものと理解しております。
⑧ 千葉県選挙管理委員会や市選挙管理委員会への報告はいつ、どのように行ったのでしょうか。
選挙管理委員会事務局長
タクシー会社から市選挙管理委員会事務局あてに連絡をいただいた後、速やかに市選挙管理委員会委員長
及び各委員に報告を行っております。
なお、県選挙管理委員会への報告は行っておりません。
県選管にしなくてもよろしいんですか。
選挙管理委員会事務局長
本案につきましては重ねて申し上げますけれども、選挙の効力そのものに影響がないことから、
この事案については、佐倉市の判断で対応すべきと判断いたしまして、行っていないとこでございます。
⑨ このような重大な事務処理誤りが発生しながら、要領にないとして、公表もしなかったことは、
コンプライアンス違反と考えます。
全体を通して言えることは、このような状況では、大きな事務処理誤りが再度起こるのではと危惧します。
未公表を含めて、多数の事務処理誤りが発生し続けていることから、未然に防ぐには単なる報告で終わる
のではなく、第三者機関を設置するしかないのではと考えます。
市長のご見解を伺います。
市長
現在、行政管理課リスクマネジメント推進室を中心に、全庁を挙げて事務処理誤りのない適正な事務執行の
確保に向けた取組を進めておりますことから、第三者機関の設置につきましては、検討しておりません。
⑩ 事務処理誤りの報告は3か月分まとめてHP上で更新しながら公表していますが、その根拠は明確ではありません。
HP上での公表とは、市民が再発防止策の実効性を検証するためのものです。
兵庫県豊岡市では、月単位で定期的にホームページで公表しています。
さいたま市でも同様に令和4年度分からHP上で公表しています。
豊岡市のHPには、「事務処理誤り等を公表することにより、市行政の透明性を確保するとともに、
市役所全体で事案を共有して再発防止につなげ、事務処理ミスを起こさない職場づくりに取り組み、
市民から信頼される行政運営と市民サービスの向上をめざします。」と目的を明示しています。
3か月で削除するのではなく、HP上に残しておくべきです。ご見解を伺います。
総務部長
事務処理誤りの公表については、行政の透明性と信頼性の確保を目的として行っております。
公表の目的に照らし、3 か月という期間は適切であると考えております。
豊岡市もさいたま市も、市民または関係者等に不利益をもたらすおそれのある時、
または係争中の刑事事件以外全てを公表しています。
コンプライアンス遵守としての取り組みです。
佐倉市もコンプライアンス遵守として、すべて公表の方向で検討すべきと考えます。
総務部長
議員の御指摘も、重々分かるんですが、我々も、近隣自治体に比べたら、かなり、
先の反省を踏まえ、リスクマネージメント推進室中心に頑張ってやっております。
その中で、この期間についても、現状でも、適切であると考えております。
今後のどういうふうになっていくのか、見守りさせていただきます。
４月９日 中学校入学式にて 校庭の桜も満開でした。
３月に小学校を卒業した子どもたちが真新しい制服に身を包んで入学式。
たくましく成長していくことでしょう。
