情報閲覧等異議申立書を期限最終日、自治防災課に提出しました。生みの苦しみを味わいました（悩み疲れました）。平野議員も別途、同じ情報について情報公開されていましたので、ごみ問題学習会・島本プロジェクトで共に議論し、異議申し立てはそれぞれに行いました。非公開のものに不服を申し立て公開せよというのではなく、「不存在」のものについて「不存在であるが故の非公開」に異議を申し立てる・・・はじめての経験でしたが、これが思いの他難しく、悩みに悩んで整理した文書を下記に記します。
大きくめざすところは、庁内のさまざまところで起こっている設計図書等、施設・施設整備の維持管理に必要と思われる重要な書類の適切かつ法に準じた文書管理です。住民ホールのアスベスト対策の際にも設計図書などがなく、内部の構造がわからないということが起こっています。氷山の一角・・・かもしれません。ふれあいセンターも維持補修の時期を迎えています。公共施設を資産ととらえて総合的に維持管理していくために、文書の保管、常用は欠かせないものです。
第１回定例会、２月会議において、戸田が総務文教委員会で、平野議員が建設水道委員会で連携、会派で厳しく追及しました。今回は、議員としてではなく、一請求人として、「不存在ゆえの非公開」に異議を申し立てるものです。住民のみなさん、すべてに開かれている制度であり、権利です。今回の場合はいささか複雑かつ高度ですが、多くのみなさんの参考になればと思い、公表します。そして、環境産業課の弁明を待ちます。
記
平成２４年４月１３日
情報不存在通知書（島都環第1507号）に対する異議申立ての理由
私、戸田靖子は、市民グループ「ごみ問題学習会島本プロジェクト」（以下、プロジェクトという）に属し、島本町のし尿処理施設の課題（近隣自治体との広域連携による処理・島本町内での新設等）について、現在、調査研究をしています。それに関連して行っている島本町衛生化学処理場でのし尿処理過程の現状調査に必要な情報として、平成２４年２月２日、「衛生化学処理場の加圧浮上装置」（※参考画像１）①設計図書②契約書類（仕様書含む）③装置の取扱説明書（以下、請求情報）の公開を求めました。
これにつき、受け取った情報不存在通知書（平成２４年２月１３日・島都環第1507号）の決定内容におおいに不服があるため、下記のように異議申し立てを行います。
異議申し立ての趣旨ならびに理由
１）平成２４年１月２０日現在、対象となる情報のうち①設計図書は存在していた、もしくはその可能性があると認識している。「不存在」として公表されないことは不当である。
その理由：対象となる情報「加圧浮上装置の設計図書」については、プロジェクトが提出した質問状（※資料１・１１月３０日）の再質問５②により情報の特定がされたうえで、回答（島都環1259号・平成２４年１月２０日※資料２）において「文書の公開については情報公開請求による手続きをお願いいたします」とされたものである。
これを受けて、私、戸田靖子は２月２日に情報公開請求を行っている。従ってこの時点で当該文書は存在していたと考えるのが妥当である。
２）不存在の理由が「保存年限の経過によるもの」であることは、著しく不当である
その理由：対象となる情報は、加圧浮上装置そのものが現在稼働中であることから、都市環境部環境・産業課において「保管」され「常用」されてしかるべき文書（※イ）であり、本来ならば保存期限を定めるに値しない状態にある。そうでなくとも「島本町文書取扱規程・第３３条で定められている「永年保存」（※ロ）に値するものである。
よって「保存年限の経過により不存在」とする決定は、不当である。
異議申し立てに至る背景
加圧浮上装置の①設計図書ならびに③取扱説明書が「不存在」であるならば、第一義的には「島本町文書取扱規程」に基づいて適正な文書管理が行われていないことが問題と考えますが、そのことによって私ならびに当プロジェクトの知る権利が保障されず、「住民の知る権利を制度的に保障する情報公開制度の趣旨」に反することとなっています。
また、対象となる情報「加圧浮上装置」の①設計図書②取扱説明書の「不存在」は、設備の適正な管理運営、ならびに、し尿の適正な処理、場合によっては合法的な処理に支障をもたらしかねません。さらには、日常の運転業務や多額の費用を投入して行っている維持管理補修、それに伴う工事発注や備品購入等が適正に行われているかどうかにも関連し、非常に重要な問題を含んでいると考えます。
不存在の理由は、「島本町情報公開・島本町個人情報保護制度の趣旨と解説」に記されている不存在理由のエ「保存期間が経過し、破棄」に該当するものですが、「島本町文書取扱規程」に定める適正な廃棄手続きに則ることなく「廃棄」もしくは「紛失」して「不存在」と主張している可能性があるのです。よって文書取扱規程に基づいて適正に廃棄（※ハ）されたことが証明されなければならないと考えています。
島本町においては、情報の管理に関する義務等は「島本町文書取扱規程」で規定されており、これについては「情報公開制度が直接的に関与するものではない」とされていることは認識しています。しかしながら、上記、異議申し立ての趣旨ならびに理由１）２）で述べているように、「不存在」を理由に対象情報の公開に応じないことは問題であり、「不存在であることを正当に証明」することを目的として、「文書取扱既定に基づいて適正に廃棄」したことがわかる情報の開示を、間接的に関与することが可能な範囲で求めるものであります。
以上
画像は、島本町衛生化学処理場 加圧浮上装置の一部
右の緑の設備が加圧浮上槽 主にＣＯＤを除去する目的で設置されています
平成23年6月15日に現地調査にて撮影
参考画像１：島本町衛生化学処理場内の「加圧浮上装置」（一部分）
資料１：ごみ問題学習会島本プロジェクトより島本町長ならびに都市環境部・環境産業課長宛に提出した質問状（2011年11月30日）
資料２：「衛生化学処理場について（回答）」島都環第1259号（平成24年1月20日）
島本町文書取扱既定より
※イ：(用語の定義)
第3条 用語の意義
(6) 保管文書 完結文書で保存するに至るまでの間、各課において一定期間保管するものをいう。
(7) 保存文書 総務部総務課(以下「総務課」という。)において一定の年限保存する文書をいう。
(9) 常用文書 各課において常備し、執務上常用する文書をいう。
※ロ：(保存年限の種類)
第33条 文書の保存年限
永年保存
(10) 契約に関する文書で重要なもの
(11) 財産及び町債に関する文書で重要なもの
※ハ：
(保存文書の紛失等)
第49条 保存文書を紛失し、又は汚損したときは、借覧者は、主管課長の意見を付けた始末書を総務課長に提出しなければならない。(平18訓令3・一部改正)
(文書の廃棄)
第50条 保存期間が満了した文書は、毎年4月末日までに廃棄しなければならない。
2 総務課長は、保存期間中の保存文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、主管課長と協議してこれを廃棄することができる。
3 総務課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、さらに期間を定めて保存することができる。
4 前項の規定により保存期間を延長したときは、当該文書のファイル基準表及び文書保存箱に延長した保存満了年月及び保存年限を記入しなければならない。
5 永年保存の文書については、総務課長は、10年ごとに当該文書の関係部長又は関係課長と合議のうえ、その必要性を精査し、保存の要否を決定するものとする。
6 課長は、1年保管の文書については引継ぎの際に、軽易の通知等については常時、適宜に廃棄しなければならない。(平18訓令3・一部改正)
(廃棄の方法)
第51条 文書は裁断し、又は焼却する等印影その他の不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。
大きくめざすところは、庁内のさまざまところで起こっている設計図書等、施設・施設整備の維持管理に必要と思われる重要な書類の適切かつ法に準じた文書管理です。住民ホールのアスベスト対策の際にも設計図書などがなく、内部の構造がわからないということが起こっています。氷山の一角・・・かもしれません。ふれあいセンターも維持補修の時期を迎えています。公共施設を資産ととらえて総合的に維持管理していくために、文書の保管、常用は欠かせないものです。
第１回定例会、２月会議において、戸田が総務文教委員会で、平野議員が建設水道委員会で連携、会派で厳しく追及しました。今回は、議員としてではなく、一請求人として、「不存在ゆえの非公開」に異議を申し立てるものです。住民のみなさん、すべてに開かれている制度であり、権利です。今回の場合はいささか複雑かつ高度ですが、多くのみなさんの参考になればと思い、公表します。そして、環境産業課の弁明を待ちます。
記
平成２４年４月１３日
情報不存在通知書（島都環第1507号）に対する異議申立ての理由
私、戸田靖子は、市民グループ「ごみ問題学習会島本プロジェクト」（以下、プロジェクトという）に属し、島本町のし尿処理施設の課題（近隣自治体との広域連携による処理・島本町内での新設等）について、現在、調査研究をしています。それに関連して行っている島本町衛生化学処理場でのし尿処理過程の現状調査に必要な情報として、平成２４年２月２日、「衛生化学処理場の加圧浮上装置」（※参考画像１）①設計図書②契約書類（仕様書含む）③装置の取扱説明書（以下、請求情報）の公開を求めました。
これにつき、受け取った情報不存在通知書（平成２４年２月１３日・島都環第1507号）の決定内容におおいに不服があるため、下記のように異議申し立てを行います。
異議申し立ての趣旨ならびに理由
１）平成２４年１月２０日現在、対象となる情報のうち①設計図書は存在していた、もしくはその可能性があると認識している。「不存在」として公表されないことは不当である。
その理由：対象となる情報「加圧浮上装置の設計図書」については、プロジェクトが提出した質問状（※資料１・１１月３０日）の再質問５②により情報の特定がされたうえで、回答（島都環1259号・平成２４年１月２０日※資料２）において「文書の公開については情報公開請求による手続きをお願いいたします」とされたものである。
これを受けて、私、戸田靖子は２月２日に情報公開請求を行っている。従ってこの時点で当該文書は存在していたと考えるのが妥当である。
２）不存在の理由が「保存年限の経過によるもの」であることは、著しく不当である
その理由：対象となる情報は、加圧浮上装置そのものが現在稼働中であることから、都市環境部環境・産業課において「保管」され「常用」されてしかるべき文書（※イ）であり、本来ならば保存期限を定めるに値しない状態にある。そうでなくとも「島本町文書取扱規程・第３３条で定められている「永年保存」（※ロ）に値するものである。
よって「保存年限の経過により不存在」とする決定は、不当である。
異議申し立てに至る背景
加圧浮上装置の①設計図書ならびに③取扱説明書が「不存在」であるならば、第一義的には「島本町文書取扱規程」に基づいて適正な文書管理が行われていないことが問題と考えますが、そのことによって私ならびに当プロジェクトの知る権利が保障されず、「住民の知る権利を制度的に保障する情報公開制度の趣旨」に反することとなっています。
また、対象となる情報「加圧浮上装置」の①設計図書②取扱説明書の「不存在」は、設備の適正な管理運営、ならびに、し尿の適正な処理、場合によっては合法的な処理に支障をもたらしかねません。さらには、日常の運転業務や多額の費用を投入して行っている維持管理補修、それに伴う工事発注や備品購入等が適正に行われているかどうかにも関連し、非常に重要な問題を含んでいると考えます。
不存在の理由は、「島本町情報公開・島本町個人情報保護制度の趣旨と解説」に記されている不存在理由のエ「保存期間が経過し、破棄」に該当するものですが、「島本町文書取扱規程」に定める適正な廃棄手続きに則ることなく「廃棄」もしくは「紛失」して「不存在」と主張している可能性があるのです。よって文書取扱規程に基づいて適正に廃棄（※ハ）されたことが証明されなければならないと考えています。
島本町においては、情報の管理に関する義務等は「島本町文書取扱規程」で規定されており、これについては「情報公開制度が直接的に関与するものではない」とされていることは認識しています。しかしながら、上記、異議申し立ての趣旨ならびに理由１）２）で述べているように、「不存在」を理由に対象情報の公開に応じないことは問題であり、「不存在であることを正当に証明」することを目的として、「文書取扱既定に基づいて適正に廃棄」したことがわかる情報の開示を、間接的に関与することが可能な範囲で求めるものであります。
以上
画像は、島本町衛生化学処理場 加圧浮上装置の一部
右の緑の設備が加圧浮上槽 主にＣＯＤを除去する目的で設置されています
平成23年6月15日に現地調査にて撮影
参考画像１：島本町衛生化学処理場内の「加圧浮上装置」（一部分）
資料１：ごみ問題学習会島本プロジェクトより島本町長ならびに都市環境部・環境産業課長宛に提出した質問状（2011年11月30日）
資料２：「衛生化学処理場について（回答）」島都環第1259号（平成24年1月20日）
島本町文書取扱既定より
※イ：(用語の定義)
第3条 用語の意義
(6) 保管文書 完結文書で保存するに至るまでの間、各課において一定期間保管するものをいう。
(7) 保存文書 総務部総務課(以下「総務課」という。)において一定の年限保存する文書をいう。
(9) 常用文書 各課において常備し、執務上常用する文書をいう。
※ロ：(保存年限の種類)
第33条 文書の保存年限
永年保存
(10) 契約に関する文書で重要なもの
(11) 財産及び町債に関する文書で重要なもの
※ハ：
(保存文書の紛失等)
第49条 保存文書を紛失し、又は汚損したときは、借覧者は、主管課長の意見を付けた始末書を総務課長に提出しなければならない。(平18訓令3・一部改正)
(文書の廃棄)
第50条 保存期間が満了した文書は、毎年4月末日までに廃棄しなければならない。
2 総務課長は、保存期間中の保存文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、主管課長と協議してこれを廃棄することができる。
3 総務課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、さらに期間を定めて保存することができる。
4 前項の規定により保存期間を延長したときは、当該文書のファイル基準表及び文書保存箱に延長した保存満了年月及び保存年限を記入しなければならない。
5 永年保存の文書については、総務課長は、10年ごとに当該文書の関係部長又は関係課長と合議のうえ、その必要性を精査し、保存の要否を決定するものとする。
6 課長は、1年保管の文書については引継ぎの際に、軽易の通知等については常時、適宜に廃棄しなければならない。(平18訓令3・一部改正)
(廃棄の方法)
第51条 文書は裁断し、又は焼却する等印影その他の不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。
