相手に重要なことを伝えるメールの書き方

そういえば、先週の金曜に受けた研修はかなりためになりました。趣旨としては「いかに相手に誤解を与えないで文章を書くか」といったもの。
例えば、

そのテストでは全条件をクリアしなかった。

っていう文章では、全部の条件をクリアできなかったのか、全部の条件のうち一部の条件をクリアできなかったのかわかりません。こういう文章はNGだということ。意識しないと使ってそうですからね。ただ恐ろしい事にこういう文章がマニュアルなどには普通に記載されていて、ユーザに誤解されいろんな事件の原因になってるって話です。

こんかい最も有意義だったのは、文章に見出しをつけると驚くほど文章が見やすくなるということ。ぶっちゃけこのブログではあんまり実践していませんが…^^;

要約すると段落があってその段落が何を言っているのかを文頭に【】などでくくりだして書くと、読み手にしては【】の中をみることで、何が書かれているかがわかるので、情報の取捨選択がしやすくなるといった感じです。

「明日本社で会議が開かれますので。企画グループの方は15時に集合ください」

といった文章なら

【企画グループの方へ】みたいな見出しをつければ、それ以外の人は、読まなくいいんだなってのがわかって読み飛ばしが可能になります。

もうひとついいと思ったのがメールの件名に、メールの目的を書くこと。例えば、急ぎなら【至急】、重要な内容なら【重要】、参考にしてほしいデータを送るなら【参考】といった感じです。これはいい！たしかに読みやすくなると思います。ほかに、【要返信】、【確認】、【○○部の方へ】て感じでいくらでもつけられると思います。研修でならったことは、確実に実践していきたいですね。高いお金をはらっていただいてるわけですから。

あ、文章を読みやすくするには、改行も大切ですね。これもブログでは実践してないな。。。もう少し読みやすい構成にしよっかな