コミ協（コミュニテイ協議会）の総会が近くなった。
総会議案書と総会の案内を届けなくてはならない。
総会当日に初めて議案審議をすると時間がかかる場合がある。質問に答える時間が十分でない場合が出る。いつから始まったのかは知らないが、議案書説明会という会合が総会前にある。そこで十分論議して総会に引き継ぐ。
短期間に２回会合を開く。参加団体の代表に出席を求める。もちろん、その前段の役員会議もある。議案書そのものの作成段階での審議だ。
あ～だ、こ～だと紆余曲折を経て、骨格が決まってゆく。
総会案内文書を作成する。構成団体の種類により作成文章が異なる。
４種の文書を６０通作成した。宛名はすべて当然異なる。異なる宛名別に該当する文書を間違えないように入れる。
集合時間、会費の徴収案内が異なるからだ。事務方はなかなか大変だ。これが出来ると一人で案内を持参し出席を要請にでかける。
６０箇所の内、２４か所は４つのブロックの代表宅に届けるだけで済む。他はすべて個人宅（団体先）に直接お届けする。
顔を出すことで出席率が上がる。経費が掛からない（宅配料）などのメリットが出る。締切までの感触も掴める。
お蔭でいつもほぼ１００％の出席率だ。委任状もほとんど出てこない。
総会に出席できない遠隔地の人を対象とする「総会表決書」などを用意する必要もない。議決要件は会員定数の３分の２だが従来否決があった記憶がない。
総会までのプロセスを大切にする。これが基本だろう。
自転車に飛び乗って３時間かかった。お届けにかかった時間だ。トライアスロンのバイク競技に出たような疲労感が残った。
ご褒美に遠出先にある食堂で食事してきた。
帰宅後は昼寝。２時間たっぷり摂った。
今年も総会準備がほぼ整った。
