書記の引き継ぎがほぼ終了し
今日は最後の運営委員会でした。
書記の大仕事、運営委員会の議事録作成などが
残っています。
議事録、テープ起こしをして、それからバッサリ
要約をして、全校配布します。
４人で分業、分業。
わたし、あっさり要約がとっても苦手で
得意な方に要約はお任せ状態です。
前回の運営委員会は、会議も議事録作成も
仕事が忙しくてさぼっちゃったから
今回はきちんとやらないと、ね。
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テープ起こしまでして議事録を作成されるのですね、それは凄い。
多くのＰＴＡがそこまでされているのでしょうか。
自校ＰＴＡの場合は、役員会の結果を簡単に残すだけで、議事録の体裁を為していなかったと思います。
アンケートを取った時に、役員（会）が何をしているのか解らないというご意見があって、私もごもっともと思い、報告を兼ねた役員会だよりを年３～４回作りましたが、今は？？？です。
自校ＰＴＡは会員の皆さんに対して情報提供的な事は何もしていなくて、事業もルーチンで、本当にこれでいいのか？ ＰＴＡはなくてもいいんじゃないのか？と役員になった時には正直思いました。
関わっていくうちに、学校の現状、課題、問題点などが見えてきて、自分にできることや今現在では必要な事はやっぱりあるんだな。また、少し先の事も今から考えなきゃいけないなって思いました。
何はともあれ、無理なさらないように。
ねぎらいありがとうございます。
運営委員会のテープ起こし率、どうなんでしょうね。自校は庶務委員会というものもあって、そちらも最近半テープ起こしをしています、他の方が。役員会は、メモ程度の議事録です。
お便りを作成するとき、昔はけっこう逐語記録に近い状態でプリント配布していたのですが、昨年度半ばから、忙しい保護者にも読んで頂けるよう、あっさり要約に切り替わりました。
この要約が、大変なんですよ。
どこを生かして、どこを削ったらいいのか、本当に悩みました。
悩みすぎて時間を掛けて（たより発行は会議の１ヶ月後くらい）いたら、なんと地域系OGから「発行が遅い」とクレームが付きましたよ（泣）そんな所までたよりが配られているとは知りませんでしたし、クレームの出所を知ったのも最近でした。書記専用のICレコーダーが１台あるのですがそれだけでは足りず、以来、自腹を切ってレコーダーを購入した書記が後を絶ちませんでした。わたしはたまたま持っていたのですが、いつの間にかみんな持ってましたもの。恐るべし、地域のOG,です。
で、テープ起こしを先にやって、勢い込んで書類作りをしようとすると、私もやはり、省けずにテープ起こししたまま、出したくなります。
運営委員会はともかく、何でもかんでもテープ起こししなくてもいいのでは？
たいていの場合は自分のメモをまとめたもので、ここのところだけもう一度聞きたいと思えるところだけ確認できるためのテープを用意したらどうでしょう？
おひさしぶりです！
そうなんです、テープ起こし、時間が掛かるし神経を使うし、わたし実は大の苦手です。
（心の声：こんなことしてる暇があったら仕事をした～い！）
庶務委員会の議事録は、年度途中までは、メモをまとめたものだったのです。なんでテープ起こしになったかというと、たまたま当番の書記の担当者が議事録を作成するに当たり、「メモよりテープ起こしてみました、発言がいろいろあったので」という経緯です。
＞たいていの場合は自分のメモをまとめたもので、ここのところだけもう一度聞きたいと思えるところだけ確認できるためのテープを用意したらどうでしょう？
わたしも、本当にそう思います。
カセットテープは、今年度限りでお蔵入りになり、ICレコーダーに取って代わられそうです。音声データは重いから、PTA室のPCがすぐにパンパンになりそう。
でも、来年度の書記メンバーを拝見すると、仕事を持たれている方が多いので、庶務委員会のテープ起こしは多分なくなるんじゃないかな、と思います。