拙ブログ過去記事
から続きます。
前回では、運営委員会だよりの為にテープ起こしをするのが
煩わしいから、代わりに手だてがないか、
音声認識ソフトなどはどうか？について知人からの情報をもとに
調べて考察しました。
そして、音声認識ソフトは、会議のケースでは難しそうだ
という結論に至りました。
すると、コメント欄にて、とまてさんから数々のお知恵を
頂戴しました。
・会議では、板書係がいて、議論を逐次可視化していくこと
→ 議論がループする事を避ける、皆が見ている前で議事録が完成していく（透明性の確保）
・とまてさんの知人の職場の会議では、書記がメモをして、それを会議の最後に回覧・承認を得ること
・『PTA読本』（S23）では、『書記は会議で議事録を朗読し、承認を受けた記録を整理して保管するほか、…』とあること
この３点です。
自校の運営委員会は、60名ほど参加なので、書記のメモを
回覧して承認を得るのは時間的に難しそうです。
また、忙しい世相になり、無理して出席している方への配慮で
時間短縮を図った会議運営を心がけているため、
『会議で議事録を朗読し』をこなすには一工夫要りそうです。
『会議で議事録を朗読』は、PTAの会合にありがちな、
ただのおしゃべりで終わってしまって
議論に落ちがない、という悲しい事態を避けるためには
とて～も、有効そうですね。
会議の〆に、議題に沿い、承認・非承認、検討事項などの
要点をまとめて発表する。
これをこなすには、わたしだったら、書記を半年以上
経験しないとむずかしいなぁ（ため息）。
ていうかこのまとめ役、逃げ回っていたっけ（汗）
役員全取り替えが珍しくない自校、朗読までは、難しいかも…。
役員が任期２年で、半数改選の学校でしたら、
引き継いで行けそうなシステムです。ぜひご検討を。
PTA活動が、締まりますよ～！
自校PTAで、運営委員会だよりを、早く・手間を掛けずに
発行するには、
・板書係を新たに設ける
・会議の録音はする
・書記はメモをする
・原稿を元に意見発表する人がいたら、原稿をもらう（会長挨拶など）
・メモを元に、録音を聴きながら、運営委員会だよりの原稿を作成する（録音を聴く、というのは、必要に応じて発言内容を確認するということ）
◎要約された会議録が、簡単に完成！！
といけばいいなあ。
…だって、せっかく苦労して逐語記録したテープ起こしのデータ、
書記のＰＣでお蔵入りなんですもの。
時間掛ける意味ないじゃん？？
後からテープ聴くような方なんて、ひとりしかいらっしゃらなかったし。
そんな場合に備えて、録音データをPTA室のPCに、
期間を１～２年に限って保管しておけば済むこと。
もちろん、年度によって、書記メンバーによって
得意・不得意な事がかわりますから、役割分担のために
テープ起こしをしても構わないのですが…
あるいは、校長・副校長先生の挨拶は学校経営に関わるので
テープ起こしをすることもあり。
必要に応じて柔軟に対応していく方針で、
いかがでしょうか？
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