「組織としての事務ミスを防ぐ」

「組織として事務ミスを防ぐ」

①    「ヒヤリハット情報」を共有する

一人でおかすミスは限定されていても、組織のメンバーそれぞれがおかすミスを集めれば、かなりの数と種類になるはずです。

　　　そのためには、組織の安全文化の中に、ミスは誰もがおかすもの、したがって、隠しだてはしない、という共通認識をまず共有する必要があります。そのうえで、ミス情報をメンバーが共有できるシステムを作ることになります。

　かつて本誌３９号で、「やいがや（わいわいがやがや）会議」を提案したことがあります。自らのミスを開示してメンバー間でミス情報を共有してすることを企図したものです。

②稟議を実効のあるものにする

「書類に印鑑がずらり」は、事務書類ではごく普通です。稟議です。ほとんどがめくら判になりますが、時には、とても重要な案件が紛れ込むことがあります。

　稟議は、ミス防止の観点からすれば、安全工学で言う、多重チェックになります。ひとりが見逃したミスも、次の人によって気がつくことを想定したシステムです。ミス防止には強力な方策の一つですが、ここにも、注意しなければならないことがあります。

　それは、責任の社会的分散と社会的手抜きです。

　「あの人がオーケーなら、まー大丈夫、次の人がチェックするからまーいいか」の連鎖で、結果としてとんでもないミスの発生となってしまうことです。

　書類だけでの稟議には、この危険性が高くなりますので、案件の重要度に応じて口頭、面談での稟議も必要です。手間隙がかかりますので、仕事の重要度い応じた仕分けが必要となるところです。

①    組織のミス文化を変える

「ミスにやさしい組織は人にもやさしい」

「ミスを憎んで人を憎まず」

こうした考えが貫徹している組織は、ミスに強いというのが私の長年の観察から得た信念です。

　組織での仕事には、ミスゼロを志向しなければならない領域もありますが、それでもミスがおこるのが人間ですし、人間の作った組織です。

さらに、一方では、むしろミスにめげずに挑戦しなければならない領域もあります。「怪我の巧妙」が必須の領域もあるのです。

そのことを組織として共通の認識とすれば、角を矯めて牛を殺してしまうようなことにはならないと思います。