１２月に入るとやることがある。新年会の案内状のお届けである。
「１２月吉日」と書いて出す。便利な書式である。
１２月１日から３１日までどの日に出しても使える。出し忘れが出ても使える。実は１日に出した後、けっこうぽろぽろと追加で出すところも出てくるのだ。
急いで出さないと出席してもらえない多忙な人。挨拶をお願いしたり、タダ出ていただく事で良い人とは異なる重要なご来賓には早めに丁寧な案内が必要。郵送案内なんて失礼はできない。直接持参する。
持参すると当人に会える。反応が見てとれる。出欠の都合がその場でわかる。
２日に持参し、既に都合のつかぬ人も何人かあった。
１月は土日にかけて研修会があるという。
今回の新年会の案内日は土曜日だった。
午後から半日かけて車で廻った。
個人名で案内している案内者本人にほとんど会えた。普段良く会合で会ったり、ＴＶで見る人もいる。
この日お届けした状況で出席人数がほぼ確認できた。
投網をかけるような案内先とは違い従来の実績を踏まえての数が把握できる。
来賓案内が終わると次いで内部会員への案内だ。これは少々遅くても可。会議で日程は役員サイドであるがお知らせしている。
１２月中旬迄に出せば間に合うのだ。代理出席も可能である。会費負担も出身母体から出すところが多い。
新年会当日の会費徴収でなく事前に収めてもらう。当日の受付が楽になるからだ。
案内が終わってからの作業も多い。
概算参加人数の把握と料理手配。会場レイアウトの作成と会場担当者への連絡。担当分け、
進行シナリオ、参加者名簿と席割り表の作成、席札、名札の準備、飲み物の手配。年内にほぼ固めておく。新年に入って
ビンゴ景品。席割り会議、予算会議で内容を精査する。いつものことだが、気になる行事の一つだ。
